Las subcuentas contables

Toda organización obligada a llevar contabilidad debe tener cuentas conformes al Plan de cuentas, que define las normas comunes: la clase de cuentas y su codificación (tal como se explica aquí).

Aunque las cuentas utilizadas deben ajustarse al Plan General de Contabilidad, cada organización puede crear subcuentas contables si lo considera necesario.

Este artículo está dirigido a quienes hacen un uso avanzado de la contabilidad. Puedes llevar tu contabilidad perfectamente sin necesidad de crear subcuentas.

En este artículo encontrarás:

• El principio de las subcuentas
• Cómo añadir subcuentas en Poplico
• Cómo exportar tu plan de cuentas personalizado

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El principio de las subcuentas

Las subcuentas son una ramificación de la cuenta contable principal y permiten registrar las operaciones contables con mayor detalle.

Ejemplo: En el plan de cuentas tienes la cuenta 622600, una cuenta de clase 6 que se utiliza para contabilizar honorarios jurídicos, contables, etc.

Como esta partida de gasto representa una parte importante de tu actividad, puede ser útil desglosarla en varias subcuentas:

• 622610 - Honorarios jurídicos
• 622620 - Honorarios contables
• etc.

De este modo, en tus documentos contables obtienes un desglose más detallado que facilita entender mejor el funcionamiento de tu organización.

Añadir subcuentas

Esta subdivisión de una cuenta en subcuentas ya existe por defecto en algunas ocasiones. Es el caso, por ejemplo, de la cuenta 681 (Dotaciones para amortizaciones y provisiones), que está subdividida en la plataforma por tipo de dotación:

• 681100 - Dotaciones para amortizaciones, provisiones y compromisos
• 681500 - Dotaciones a las provisiones para riesgos y gastos de explotación
• 681600 - Dotaciones a las provisiones por deterioro del inmovilizado intangible y material

También puedes crear esta subdivisión para la cuenta que prefieras desde la página Contabilidad > Configuración → Plan de cuentas.

Veamos un ejemplo:

Organizas varios eventos a lo largo del año y quieres diferenciar contablemente las compras realizadas para cada uno. Puedes subdividir las cuentas de gasto de materias primas y suministros (cuenta 601) de la siguiente manera:

• 601100 - Bebidas
• 601200 - Alimentación
• 601300 - Decoración

Para analizar tus gastos e ingresos de forma transversal (por proyecto o partida), se recomienda utilizar el seguimiento analítico y los fondos en lugar de las cuentas contables.

Para añadir estas subcuentas, ve a la página Contabilidad > Configuración → Plan de cuentas y sigue estos pasos:

• en la parte superior de la página, haz clic en Añadir una cuenta. Se abrirá un panel lateral;
• haz clic en la opción "Gastos";
• en el campo "Cuenta", busca la cuenta 601000;
• en el campo "Número de cuenta", escribe los 3 últimos dígitos de la cuenta (por ejemplo, 100);
• en "Nombre personalizado", puedes, si lo deseas, asignar un nombre más descriptivo para facilitar su identificación al registrar asientos (por ejemplo, "Bebidas");
• por último, haz clic en Guardar.

La cuenta quedará añadida en la lista de cuentas contables utilizadas. Repite el proceso para cada subcuenta que quieras crear.

Si hay algún error en el número de subcuenta o en el nombre, haz clic en el icono de lápiz (Editar) junto a la cuenta correspondiente para corregirlo.

Puedes utilizar estas nuevas subcuentas al registrar tus asientos contables, y también vincular cada una de ellas a los servicios de tus formularios y venta de entradas.

Estas subcuentas aparecerán directamente en todos tus documentos contables y te permitirán visualizar tus asientos con mayor nivel de detalle.

Exportar el plan de cuentas personalizado

Puedes exportar tu plan de cuentas personalizado, así como el plan contable para asociaciones que Poplico incluye por defecto.

Para hacerlo, haz clic en el botón Exportar que aparece encima de la lista de cuentas contables y selecciona "Tu plan de cuentas personalizado".

El archivo exportado incluye la siguiente información:

• el tipo de cuenta;
• la categoría;
• el número de cuenta;
• el nombre oficial;
• el nombre personalizado, si se ha definido uno;
• el estado de la cuenta (por defecto / personalizado / archivado).

El proceso es exactamente el mismo para el plan contable para asociaciones incluido por defecto.

Para saber más:

• Configurar tu plan de cuentas (antes: añadir / eliminar categorías)