En Poplico, puedes personalizar tu plan de cuentas y determinar qué cuentas aparecen al registrar tus asientos contables desde Contabilidad > Asiento contable.
Estas cuentas personalizables corresponden a las clases 1, 2, 6 y 7. La personalización se realiza desde Contabilidad > Configuración → Plan de cuentas.
- Funcionamiento general de la página de configuración de cuentas contables
- Más información sobre la configuración del nombre de las cuentas contables
- Las cuentas generadas automáticamente
- Exportar tu plan de cuentas
- Vincular una venta realizada desde el módulo de eventos / membresía / donaciones a una cuenta contable específica
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Funcionamiento general de la página de configuración de cuentas contables
Ve a Contabilidad > Configuración → Plan de cuentas. En tu primera visita, haz clic en "Ver el plan de cuentas". Verás esta página:
Consultar las cuentas contables disponibles y en uso
Las cuentas contables que se muestran por defecto son:
- todas las cuentas, tanto las de Gastos (clase 6), Ingresos (clase 7), Tesorería como las de Otras cuentas;
- las cuentas configuradas por defecto (por la aplicación) y las cuentas personalizadas (por un administrador de la plataforma). Las cuentas archivadas no aparecen.
Para cambiar esta vista y filtrar las cuentas, haz clic en "+ filtros" y ajusta los parámetros haciendo clic en frente a cada campo. También puedes buscar una cuenta escribiendo su nombre en el campo "Nombre de la cuenta".
Añadir una cuenta contable
En la parte superior de la página, haz clic en "Añadir una cuenta".
Se abre un panel lateral. Puedes buscar la cuenta que quieres añadir entre las categorías de Ingresos (clase 7), Gastos (clase 6), Tesorería (clase 5) y Otras cuentas (clases 1 a 4 y 8), haciendo clic en cada icono.
Una vez seleccionada la clase de la cuenta que quieres añadir, en el campo "Cuenta" puedes explorar todas las cuentas existentes o escribir directamente el número de cuenta si ya lo conoces.
Una vez elegida la cuenta, en el campo "Número de cuenta", completa los tres últimos dígitos de la cuenta que quieres añadir. Los tres primeros identifican la categoría contable y no se pueden modificar.
Si el número de cuenta ya existe en tu plan de cuentas, aparecerá un mensaje de aviso:
Por último, añade el nombre de la cuenta (opcional) y haz clic en Guardar para añadirla a tu plan de cuentas.
Aparecerá con el estado "Personalizado" entre las cuentas.
Personalizar el número de cuenta te permite crear subcuentas contables, como en el ejemplo anterior, donde la cuenta 706001 es una subcuenta de la cuenta 706. Las subcuentas contables permiten registrar las operaciones contables con mayor detalle y precisión.
De este modo, en tus documentos contables podrás establecer distinciones más precisas que ayudan a entender mejor el modelo de tu organización.
Haz clic aquí para ver cómo crear subcuentas contables y entender cómo funcionan.
Modificar una cuenta contable
¿Olvidaste cambiar el nombre o te equivocaste en el número de cuenta? ¡Sin problema! Puedes editar esa información haciendo clic en el icono de lápiz (Editar) en la fila de la cuenta correspondiente.
La cuenta seleccionada no se puede modificar: si elegiste la cuenta equivocada, tendrás que eliminar la cuenta personalizada y crear una nueva.
Importante: el nombre y el número de cuenta solo se pueden modificar en las cuentas personalizadas. No es posible editar el nombre ni el número de una cuenta predeterminada.
Eliminar o archivar una cuenta contable
Si quieres eliminar una cuenta contable que estabas usando, haz clic en el icono "Eliminar" (la papelera) que aparece junto a la cuenta. La cuenta quedará eliminada y dejará de aparecer al registrar tus asientos contables.
Importante: si intentas eliminar una cuenta contable que ya tiene asientos vinculados, la cuenta se archivará en lugar de eliminarse, y los asientos se conservarán asociados a las clases contables que tenían asignadas.
Las cuentas archivadas dejan de aparecer por defecto en tu plan de cuentas personalizado. Para localizarlas, haz clic en "+ filtros" en la parte superior de la página y selecciona "Archivado" en el segundo campo. También puedes desmarcar las cuentas Por defecto y Personalizadas para mayor claridad (haciendo clic en la cruz). Haz clic en el icono "Desarchivar" si quieres volver a incluir la cuenta en tu plan de cuentas.
Más información sobre la configuración del nombre de las cuentas contables
Si has cambiado el nombre de una cuenta contable, la aplicación utilizará el nombre que hayas configurado en:
- el asiento contable;
- los documentos contables.
Visualización de las cuentas contables al registrar asientos
Una vez realizado el cambio de nombre, encontrarás la cuenta contable en las páginas de Asiento contable de ingresos y gastos.
Las cuentas generadas automáticamente
Algunas cuentas no se pueden modificar: son las que tienen el estado "Por defecto".
Son cuentas generadas automáticamente por la aplicación para todos los asientos que crea el propio sistema. Ej.: ingresos de una membresía, asiento bancario y de caja tras un depósito en efectivo, etc.
A continuación encontrarás una lista no exhaustiva de las cuentas que ya están incluidas en tu plan de cuentas:
- 622000 Remuneraciones de intermediarios y honorarios
- 681100 Dotaciones para amortización de inmovilizado intangible y material
- 706000 Prestaciones de servicios
- 707000 Ingresos
- 754000 Donaciones y colectas
- 756000 Membresías
- 708000 Recargos
- 709000 Descuentos
Exportar tu plan de cuentas
Puedes exportar tu plan de cuentas personalizado, así como el plan contable para asociaciones disponible por defecto en Poplico.
Para ello, haz clic en el botón Exportar que aparece encima de la lista de cuentas y elige la opción que prefieras.
El archivo exportado incluye la información de la tabla, es decir:
- el tipo de cuenta;
- la categoría;
- el número de cuenta;
- el nombre oficial;
- el nombre personalizado, si lo hay;
- el estado de la cuenta (por defecto / personalizado / archivado).
Recibirás el archivo en formato Excel en tu dirección de correo electrónico.
Vincular una venta realizada desde el módulo de eventos / membresía / donaciones a una cuenta contable específica
Las ventas y demás ingresos generados desde los formularios de Eventos, Tiendas, Donaciones y Membresías se registran automáticamente en una cuenta contable específica.
Si lo prefieres, puedes vincular determinadas ventas a una cuenta contable específica. Esta funcionalidad te permite diferenciar, a nivel contable, las ventas de un evento de las de otro, por ejemplo.
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