La contabilidad en Poplico

El módulo de Contabilidad te permite registrar tus asientos contables y generar tus documentos contables. Está diseñado para que cualquier persona, aunque no tenga experiencia contable, pueda usar las funciones básicas sin dificultad, y también para cubrir necesidades más avanzadas.

A continuación encontrarás una descripción de las principales funcionalidades del módulo, así como enlaces a otros artículos que explican con más detalle cómo funcionan.

• Descubrir el módulo de Contabilidad
• Principales funcionalidades
• Configuración
• Tipos de asientos contables generados

La herramienta contable de Poplico cumple con la normativa del Plan de cuentas para asociaciones vigente. No sustituye a un asesor contable si tu asociación tiene necesidades específicas o está obligada a auditar sus cuentas.

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Descubrir el módulo de Contabilidad

Cómo funciona

El módulo de Contabilidad te acompaña durante todo el ejercicio contable, desde los primeros asientos hasta el cierre contable.

Los asientos contables se generan a través de un formulario simplificado: el formulario de registro (gasto / ingresos). Introduces los datos de la operación y el software genera automáticamente los asientos contables.

Por ejemplo:

Las opciones avanzadas te permiten profundizar cuando lo necesites.

Registrar un gasto o unos ingresos genera dos tipos de asientos:

• Un asiento de devengo (gasto o ingreso), que refleja el impacto en el resultado y el compromiso de pago;
• Un asiento de pago, que liquida ese compromiso y alimenta una cuenta financiera, por ejemplo la cuenta bancaria.

Estos son los asientos generados por el ejemplo anterior: el gasto aparece enmarcado en rojo y el pago en azul:

Funcionamiento

Este registro simplificado puede hacerse de varias formas:

• Manualmente, a través del módulo de registro de gastos/ingresos, accesible desde Contabilidad > Registro;
• Automáticamente, al añadir a una persona en un formulario (membresía, donación, billetterie o tienda), tanto si se registra ella misma como si la añades tú manualmente.

Además de esta interfaz simplificada, el módulo de asiento contable avanzado permite cubrir necesidades más complejas. Ten en cuenta que requiere conocimientos contables. No dudes en contar con el apoyo de un asesor contable.

Principales funcionalidades

Panel de control

Esta página, accesible desde Contabilidad > Panel de control, te muestra el estado de tu contabilidad y tus finanzas en tiempo real:

• Tu disponibilidad por cuenta y por subcategorías;
• La evolución de tus gastos e ingresos, así como de tu resultado;
• Las acciones pendientes (conciliación bancaria, remesa de cheques, monedero online).

Registro de asientos

El asiento contable se realiza desde la página Contabilidad > Registro. Después podrás modificar o eliminar los asientos registrados.

También desde esta página accedes a las remesas de cheques para generar un documento de depósito bancario.

Hay otros módulos disponibles para cubrir necesidades más específicas:

• Las aportaciones no dinerarias de voluntarios, que permiten valorizar el trabajo voluntario;
• El seguimiento de deudas y créditos, es decir, los asientos con pago diferido;
• Las transferencias internas y los registros de depósito/retirada de efectivo.

Consulta de asientos

Una vez registrados, tus asientos alimentan directamente tus documentos contables, que puedes consultar en cualquier momento y finalizar al realizar el cierre contable.

También puedes consultar tus asientos a través del módulo de búsqueda, que te permite filtrarlos por fecha, importe, cuenta contable, tercero asociado, etc.

Banco

La conciliación bancaria se realiza desde Contabilidad > Conciliación bancaria.

Te permite comparar el saldo de tu extracto bancario con el de los asientos contables marcados.

Cierre contable

Al finalizar el ejercicio, puedes realizar el cierre contable en pocos clics siguiendo los pasos desde Contabilidad > Cierre contable.

Tras el cierre, el software genera automáticamente todos los asientos necesarios para abrir el siguiente ejercicio.

Configuración

Aunque es rápida de completar, la configuración del módulo contable te ayuda a entender los conceptos contables clave del software.

La configuración de la contabilidad es accesible desde Configuración > Contabilidad

Contabilidad por devengo o por caja

Si gestionas deudas y créditos (por ejemplo: membresías con pago fraccionado, pagos aplazados a proveedores, cierre contable con pagos pendientes, etc.), necesitas activar la contabilidad por devengo.

Si en cambio te basta con una contabilidad muy sencilla de gastos e ingresos, no es necesario activarla.

Para saber más, consulta este artículo.

Períodos o ejercicios contables

Es el período de tiempo sobre el que se elaboran las cuentas anuales. Habitualmente corresponde a 12 meses coincidentes con el año natural, aunque puede ser diferente en algunos casos.

Importación del historial o saldo inicial

Por último, si ya llevabas contabilidad antes de usar Poplico y no es tu primer ejercicio, puedes importar ese historial a través del saldo inicial.

Plan de cuentas, bancos, caja chica y cuentas de terceros

Ten en cuenta que estos parámetros son accesibles desde Contabilidad > Configuración.

• Si lo necesitas, puedes personalizar tu plan de cuentas añadiendo nuevas cuentas o vinculándolas a una tarifa de venta.
• Del mismo modo, las cuentas bancarias creadas desde la página de configuración generarán también una cuenta contable de tipo 512.
• Por último, las cuentas de terceros se usan para tus clientes y proveedores. Ten en cuenta que los contactos de tu Comunidad (por ejemplo: socios, donantes) se consideran automáticamente como terceros, por lo que no es necesario crearlos.

Tipos de asientos contables generados (avanzado)

Registro de gastos/ingresos

Al usar el registro de gastos/ingresos, las cuentas contables afectadas se identifican automáticamente a partir de los datos que introduces:

• La naturaleza del asiento: una cuenta de ingresos (clase 7) para ingresos, o una cuenta de gastos (clase 6) si se trata de un gasto;
• El tipo de tercero vinculado al asiento: 467 (persona), 401 (proveedor) o 411 (cliente). Por defecto, se usará el 401 para un gasto y el 411 para unos ingresos;
• La forma de pago: 512 si el pago llega directamente a tu cuenta bancaria, 511200 para un cheque pendiente de remesa, 531 para efectivo o 517 para un pago online.

Ejemplo: compra de bolígrafos en efectivo por 10 €

Es un gasto y la categoría es "compra de material", por lo que la cuenta en el Debe será 602250. El pago es inmediato y la cuenta utilizada será 531000 ya que se paga en efectivo. Por último, la cuenta de terceros es 401000, al tratarse de una compra a un proveedor.

Ingresos vinculados a la venta de entradas

Cuando se registra una transacción, también se generan asientos según:

• La forma de pago, como en un registro estándar;
• El tipo de transacción: 706 (evento), 707 (tienda), 754 (donaciones) o 756 (membresías).

Si las cuentas contables de clase 7 utilizadas por defecto no se ajustan a tus necesidades, puedes vincular cada tarifa de tu venta de entradas/campaña a una cuenta específica.

Pagos online

Para una misma venta de entradas, todas las transacciones se agrupan por factura. De este modo, si hay 10 ventas en la factura, en contabilidad no aparecerán 10 asientos sino uno solo. Esta decisión se tomó para simplificar la lectura contable y evitar la generación de cientos de asientos.

El software generará un asiento global, con tantas líneas como tipos de venta de entradas/campaña. Si ofreces membresías y donaciones, tendrás:

• Un total global de las ventas del período;
• Un subtotal de membresías;
• Un subtotal de donaciones.