Si recibes pagos en cheque, depositarlo o enviarlo al banco no es suficiente. También hay que registrarlo contablemente. La buena noticia: Poplico te lo pone fácil.
En este artículo encontrarás cómo:
- Generar una remesa de cheques
- Modificar una remesa de cheques
- Eliminar una remesa de cheques
- Encontrar un cheque que no aparece
Cómo funciona la remesa de cheques
Cuando registras un pago en cheque, este queda en un estado intermedio:
- Aparece entre los cheques pendientes de remesar en Contabilidad > Asiento contable > Remesa de cheques;
- Se asocia contablemente a la cuenta 511200 - Cheques pendientes de remesa.
La remesa de cheques tiene un doble objetivo:
- Generar automáticamente un justificante de remesa para presentar en el banco;
- Vincular el asiento a la cuenta 512 (Banco) una vez registrada la remesa.
Es importante remesar correctamente los cheques al banco para que el asiento quede vinculado a una cuenta bancaria. Por ejemplo, un cheque no remesado no aparecerá en la conciliación bancaria.
Ten en cuenta: Si has registrado varios pagos en cheque para un mismo ingreso, en la página de Remesa de cheques solo aparecerán los cheques marcados como Recibidos, es decir, aquellos en los que se haya marcado la casilla «Pago recibido».
Por ejemplo, el cheque de 5 euros que aparece a continuación sí se mostrará en la página de Remesa de cheques.
Generar una remesa de cheques
Has registrado varios ingresos pagados en cheque desde Asiento contable > Ingresos y ahora quieres realizar la remesa de cheques.
Ve a Contabilidad > Asiento contable > Remesa de cheques.
Una vez en esta página, sigue estos pasos para remesar los cheques al banco:
- Selecciona los cheques que quieres remesar al banco;
- Haz clic en el botón Depositar X cheques que aparece e indica en el cuadro de diálogo la fecha de la remesa y la cuenta bancaria a la que quieres remesar los cheques;
- Haz clic en Guardar: los cheques quedan remesados. El PDF de remesa se abre automáticamente.
Se abre automáticamente una pestaña con el justificante de remesa de cheques generado.
Ten en cuenta: Para otros tipos de cheques (ANCV, cupón deporte, etc.) se genera un justificante distinto, en el que aparece el Tercero vinculado al asiento en lugar del Emisor, ya que este dato no se solicita al registrar ese tipo de cheques.
Una vez remesados los cheques al banco, puedes consultarlos en la pestaña Historial de cheques.
Importante: No es posible remesar al banco al mismo tiempo cheques de distinta naturaleza, como un cheque ordinario y un cheque ANCV, por ejemplo.
Si lo intentas, el sistema mostrará un mensaje de error para evitar esta situación. Con los filtros y los iconos disponibles, puedes seleccionar fácilmente un único tipo de cheques.
Modificar una remesa de cheques
¿Has registrado la remesa de cheques pero has introducido una fecha incorrecta o una cuenta bancaria equivocada? Así puedes corregirlo.
Ve a Contabilidad > Asiento contable > Remesa de cheques, en la pestaña Justificantes.
Usa los filtros para localizar la remesa y haz clic en el icono Editar. Se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás modificar la cuenta bancaria y la fecha de la remesa.
Eliminar una remesa de cheques
Si cometiste un error al crear la remesa o remesaste un cheque por equivocación, puedes eliminar la remesa sin que ello afecte a tu contabilidad.
Eliminar una remesa completa
En la pestaña Justificantes, localiza la remesa en cuestión y haz clic en el icono Eliminar la remesa.
La remesa ha sido eliminada: los cheques asociados vuelven a aparecer en la lista de cheques pendientes de remesar y el asiento de remesa bancaria queda suprimido.
Eliminar un cheque ya remesado
Eliminar un cheque ya remesado supone eliminar también la remesa de cheques asociada. Tendrás que volver a registrar la remesa de cheques.
Atención: eliminar un cheque ya remesado anulará la remesa completa. Todos los cheques vinculados a esa remesa volverán a la lista de cheques pendientes de remesar. Ten en cuenta que no es posible realizar una remesa de cheques si el ejercicio contable está cerrado.
La anulación de la remesa también anulará la validación del extracto de conciliación en el que esta remesa había sido marcada.
Si el banco ha rechazado un cheque, sigue los pasos descritos aquí.
Encontrar un cheque que no aparece
Has recibido varios cheques en tu asociación y quieres depositarlos en el banco.
Para ello, vas a la página de Remesa para localizar los cheques y generar un justificante. Sin embargo, falta uno de los cheques y no aparece en esta página.
Es posible que simplemente no se haya registrado o no se haya marcado como pagado en la plataforma.
Recuerda que en la página de Remesa de cheques aparecen todos los cheques marcados como pagados en Poplico. Por ejemplo, si un socio aún no te ha entregado su cheque y, por tanto, no ha pagado su registro, ese cheque no aparecerá en la página de Remesa. El primer paso es comprobar que has registrado la transacción y que la has marcado como pagada.
Para localizar la transacción, tienes varias opciones:
- Usa la página de Búsqueda o la página «Deudas y Créditos» desde Contabilidad > Asiento contable > Seguir tus deudas y créditos;
- Accede a uno de los formularios configurados (por ejemplo, si se trata de una membresía, busca al socio en la lista de inscritos del formulario de alta correspondiente);
- Consulta el perfil del emisor del cheque en la sección Comunidad. Ten en cuenta que el emisor del cheque puede no ser la persona vinculada a la transacción en la plataforma (por ejemplo, un padre que paga la membresía de su hijo).
Cuando localices la línea de transacción, solo tienes que marcar el cheque como pagado. Haz clic en el detalle de la transacción, luego en Añadir un pago en la parte superior e introduce los datos del pago en cheque.
El cheque aparecerá entonces en la página de Remesa de cheques.
Ahora puedes seleccionar los cheques que quieras, generar el justificante de remesa y depositar el conjunto en el banco.
Si no encuentras la línea en cuestión, es probable que se trate de un ingreso que aún no has registrado. En ese caso, registra el cheque a través de uno de los formularios (Membresía, Donaciones, Evento, Tienda Online) o mediante la herramienta de Asiento contable en Contabilidad.
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