Se denomina "caja chica" a cualquier caja o bolsa física donde se acumula dinero en efectivo. La caja chica debe llevarse con rigor. Cualquier descuadre debe tener una explicación, y hay que tomar medidas para que no vuelva a ocurrir.
Es posible realizar ajustes (cambio devuelto de más, diferencia de unos pocos euros, etc.), pero deben ser excepcionales y de escasa cuantía.
- Las obligaciones relacionadas con la gestión de la caja chica
- El registro contable de las operaciones de caja
- Verificar y ajustar el saldo de caja
- El caso de una caja negativa
1. Las obligaciones relacionadas con la gestión de la caja chica
La normativa vigente recomienda llevar un libro de caja de forma regular.
Este libro debe recoger todas las operaciones realizadas en efectivo, ya sea en formato electrónico o en papel.
Cada movimiento de caja debe anotarse el mismo día en que se produce. Los cobros y los pagos se registran en dos columnas separadas.
2. El registro contable de las operaciones de caja
La frecuencia de registro puede adaptarse según el uso que se haga de la caja chica.
Veamos un ejemplo.
Tengo 2 cajas chicas en mi asociación, por lo que tengo dos cuentas 531XXX en Poplico:
- La caja de recepción (531001): para las membresías
- La caja del bar (531002): para los partidos semanales con venta de bebidas y snacks
Caja de recepción
Llevo el libro de caja con detalle, ya que se manejan importes significativos que requieren un seguimiento exhaustivo. Necesito tener el desglose de las membresías pagadas por cada socio para hacer un seguimiento preciso por persona.
Esta caja también se utiliza para pequeñas compras. Apunto con detalle todas las salidas para poder registrarlas al introducir la compra/factura en Poplico.
Ingreso de efectivo en el banco
De vez en cuando, ingreso el efectivo de esta caja en el banco para vaciarla, dejando siempre un pequeño importe como fondo de caja para poder dar cambio. Registro el ingreso en Poplico desde Contabilidad > Asiento contable → Depósito bancario/Retirada de efectivo.
Caja del bar
Esta caja se utiliza para pequeñas ventas (bebidas y snacks) durante los eventos.
Para simplificar la gestión, puedes hacer un recuento manual al final de cada evento (por ejemplo, el domingo después del partido). Así, los ingresos se registran en el libro de caja y en Poplico solo al terminar el evento.
Ingreso en el banco
Al igual que con la caja de recepción, de vez en cuando ingreso el efectivo de la caja del bar en el banco para vaciarla, dejando siempre un pequeño importe como fondo de caja para poder dar cambio.
Retirada del banco
Para eventos más grandes (por ejemplo, torneos), puede que necesite un fondo de caja mayor. En ese caso, puedo retirar efectivo del banco, y lo anoto en el libro de caja y en Poplico.
3. Verificar y ajustar el saldo de caja
Debes asegurarte de que la caja chica está perfectamente controlada realizando revisiones periódicas.
Al cierre de cada evento, o diaria, semanal o mensualmente (según la actividad de la asociación), hay que verificar la caja con un recuento manual.
La verificación del saldo de caja se realiza conciliando:
- El saldo teórico (saldo de apertura + cobros – pagos);
- El saldo real obtenido del recuento físico.
Si el libro de caja y la contabilidad se llevan con rigor, debes obtener
Saldo teórico (libro o cuaderno de caja)
= Contabilidad en Poplico
= Saldo real de la caja
En caso de descuadre, es imprescindible:
- identificar rápidamente el origen (por ejemplo, error de caja, robo, etc.);
- corregirlo (por ejemplo, registrar las compras pagadas con el efectivo de la caja, anotar los depósitos o retiradas bancarias olvidados, etc.).
Si no encuentras una explicación, puedes registrar un ajuste de caja mediante un asiento contable avanzado, utilizando las cuentas de pérdidas y ganancias.
Ej. Si tengo 5 € de más en la caja del bar respecto a la contabilidad (531002), registro:
Ej. Si tengo 0,50 € de menos en la caja de recepción respecto a la contabilidad (531001), registro:
4. Caja negativa
No puedes tener una caja negativa. En la práctica, cuando no queda ninguna moneda en la caja física, es imposible seguir sacando dinero de ella.
El saldo de caja es siempre deudor o cero.
Un saldo negativo indica que hay más salidas que entradas de dinero.
Para mantener este saldo deudor, la caja:
- Se carga (debe) por el importe de los cobros procedentes de las ventas;
- Se abona (haber) por el importe del dinero pagado, ya sea para compras o depósitos bancarios.
¿Por qué el saldo de caja es siempre deudor?
- El saldo de caja aumenta con los cobros recibidos (por ejemplo, ventas en el bar);
- Disminuye con los pagos realizados (por ejemplo, un bocadillo pagado con el dinero de la caja para los voluntarios del puesto).
Normalmente, un saldo negativo indica un error de caja. Sin embargo, en algunos casos el descuadre puede deberse a un robo. Un control diario permite detectar estos errores de inmediato y corregirlos.
Para saber más sobre este tema: ¿Cómo gestionar una caja negativa?
Conclusión
Si tienes muchos gastos pagados en efectivo, abre un libro de caja (a modo de agenda diaria) en el que anotes:
- el saldo inicial de caja;
- las salidas de caja;
- las entradas de caja;
- el saldo final día a día.
Este método te permitirá comprobar en cualquier momento el saldo teórico de caja anotado en el libro, el saldo real en efectivo, y al final de cada mes o ejercicio, el saldo contable de la cuenta de caja.
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