Antes de leer este artículo, es recomendable estar familiarizado con la gestión del efectivo y los cheques (más información).
Este artículo también aborda los casos en que la caja chica muestra importes anormales (por ejemplo, 10.000 € en caja). ¿Cómo reconducir la situación una vez detectado el problema? Más aún cuando esto puede afectar tanto a la conciliación bancaria como al cierre contable.
Este artículo te da las claves para volver a la normalidad. En el menú:
Identificar el problema
Lo primero es comprobar si hay un problema visible. No hay nada más sencillo.
Ve al módulo Contabilidad > Panel de control.
A la derecha verás la disponibilidad de fondos. Las cuentas en verde corresponden a las cajas chicas.
Pueden aparecer tres situaciones anómalas:
- La caja chica tiene saldo negativo;
- La caja chica muestra un importe anormalmente alto (varios cientos o miles de euros);
- El importe no coincide en absoluto con el efectivo real disponible.
En los tres casos, revisar los puntos siguientes debería ayudarte a encauzar la situación.
Puntos a revisar
Olvido del saldo inicial
El saldo inicial refleja la situación de partida cuando empiezas a usar la plataforma. Puedes encontrarlo en: Configuración > Contabilidad → Saldo inicial (más información).
La pregunta clave aquí es: ¿tenías saldo en la caja chica cuando empezaste a usar Poplico? En caso afirmativo, ¿lo registraste?
- No: introdúcelo y comprueba si la caja chica ya es coherente;
- Sí: en ese caso, continúa con los puntos siguientes.
Buscar movimientos en la caja chica
Tienes varias opciones para realizar las búsquedas: accede a Contabilidad > Búsqueda o a Contabilidad > Documentos > Libro mayor.
En ambos casos, debes fijarte en las cuentas 53100X.
Con esta búsqueda verás todos los asientos contables que han pasado por la cuenta o cuentas en cuestión. Ahí deberías encontrar pistas claras para entender por qué la caja chica presenta un valor anómalo.
Asientos pendientes de cobros
Primero hay que revisar los cobros (membresías, donaciones, eventos, tienda online).
Si los utilizas, este artículo puede resultarte útil: Registro de membresías (y otros cobros) en contabilidad.
Es posible que se hayan generado asientos contables y/o cuentas a cobrar. Los asientos se generan cuando los pagos se marcan como recibidos (o parcialmente recibidos) en los cobros. Las cuentas a cobrar se generan cuando se indica «Sin pago».
Si tienes asientos contables con «Sin pago» y el pago ya se ha recibido, ciérralos.
Si no tienes acceso a los cobros, puedes consultar las deudas y cuentas a cobrar (pagos pendientes de recibir), visibles en el panel de control contable. Es posible que haya asientos pendientes de cerrar, incluidos pagos en efectivo.
A continuación, realiza la conciliación bancaria para identificar posibles incoherencias.
Dos errores de entrada frecuentes
Leer la sección sobre la conciliación bancaria de este artículo te ayudará a entender mejor los errores de entrada.
Un error en la forma de pago
Busca primero el asiento contable sobre el que tienes dudas. El extracto del monedero puede ayudarte a localizar la fecha y el importe en cuestión.
A continuación podrás modificar la forma de pago (editar un asiento contable).
Un error de pago o reembolso no iniciado por la asociación
El equipo de soporte ha identificado los siguientes casos:
- Un voluntario adelantó gastos a la asociación pagando en efectivo. La asociación le reembolsó mediante transferencia bancaria, pero registró el pago como efectivo (porque el voluntario había pagado así).
- Solución: distinguir a la persona física (el voluntario, que pagó en efectivo) de la asociación (que reembolsó por transferencia bancaria, que es lo que debía haberse registrado en Poplico).
- El voluntario no recibe reembolso (renuncia a los gastos), pero la asociación registra igualmente el reembolso.
- Solución: registrar una aportación no dineraria de voluntarios en lugar de un asiento contable. El impacto contable es diferente.
Apoyarse en la conciliación bancaria
Si el tema no te resulta familiar, te recomendamos leer la Introducción a la conciliación bancaria.
Hay varias situaciones posibles:
- Nunca has conciliado tus asientos contables
- No ves los depósitos ni las retiradas en los asientos a conciliar
- Realizas la conciliación de forma regular
- Ves asientos duplicados
Nunca has conciliado tus asientos contables
Te animamos a que lo hagas. Este artículo puede ayudarte: Realizar la conciliación bancaria.
No ves los depósitos ni las retiradas en los asientos a conciliar
Aquí es donde la conciliación bancaria resulta especialmente útil.
La conciliación bancaria muestra únicamente los asientos contables que han afectado a una cuenta bancaria. Si olvidaste registrar un depósito bancario o una retirada de efectivo en Poplico, esos asientos no aparecerán en la conciliación bancaria.
Registra la información y continúa con la conciliación bancaria hasta que todo cuadre. Si las incoherencias persisten… sigue leyendo el artículo. 😉
Realizas la conciliación de forma regular
Identifica todos los asientos contables que correspondan a depósitos bancarios o retiradas de efectivo. Haz clic en los asientos que encuentres; deben tener este aspecto:
Debe aparecer un libro diario de caja (CA001 en el ejemplo). Al editar el asiento, deberías ver las líneas «Retirado de caja» y «Depositado en el banco».
Si no aparece ninguno de estos elementos, probablemente haya habido un error en el asiento contable.
Ves asientos duplicados
¡Otra ventaja de la conciliación bancaria! Simplemente elimina el asiento duplicado. Te recomendamos revisar con detalle el contenido de ambos asientos y quedarte con el que tenga más información.
Último recurso
Puedes registrar un asiento de regularización. Esta operación se realiza a través del asiento contable avanzado.
Tomemos un ejemplo en el que el objetivo es llevar la caja chica a 0 € partiendo de un saldo de -50 €. Ve a Contabilidad > Entrada > Asiento contable avanzado. Podrás poner a 0 € la cuenta de caja chica usando la cuenta 658000 como contrapartida. Esta es una operación bastante habitual en contabilidad.
Del mismo modo, una caja chica con un saldo excesivamente positivo puede regularizarse usando la cuenta 758000 como contrapartida.
Atención: un asiento de regularización puede estar justificado para importes pequeños. Sin embargo, no se recomienda para importes elevados.
El equipo de Poplico está a tu disposición si necesitas ayuda con el uso de la plataforma.
Si tienes dudas estrictamente contables, consulta otros recursos especializados en la materia 😊
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