Esta funcionalidad está disponible en versión beta. Funciona, pero sigue evolucionando — tus comentarios son muy valiosos.
- Importar asientos contables en masa
- Configurar tu plataforma
- Preparar tu archivo
- Realizar la importación
Importar asientos contables en masa
Hay dos situaciones principales en las que esta funcionalidad resulta útil:
- Cuando configuras tu contabilidad por primera vez y quieres importar el historial contable desde tu herramienta anterior;
- Si utilizas un software externo que genera sus propios asientos contables y quieres incorporarlos a Poplico, por ejemplo una herramienta de RRHH con las nóminas de tus empleados.
Para acceder a la funcionalidad, haz clic en la tarjeta Importación de asientos contables desde la página de asiento contable.
La primera vez que accedes, aparece una página explicando cómo funciona la importación de asientos. Además, se descarga automáticamente un archivo de plantilla.
Configurar tu plataforma
Antes de iniciar la importación, asegúrate de que tu plataforma esté configurada con los datos que vas a utilizar:
Personaliza tu plan de cuentas (si es necesario)
- Las cuentas que vayas a utilizar deben estar añadidas previamente al plan de cuentas.
Crea las entidades a las que quieras vincular los asientos contables
-
- Contacto: ve a tu sección de Comunidad.
- Tercero: tanto si es un proveedor como un cliente, añádelo desde la página de configuración de la contabilidad.
- Fondo: si quieres imputar asientos a uno o varios fondos, créalos antes de realizar la importación.
- Organización: si tu asociación tiene una o varias secciones y quieres asignarles asientos, configura tu plataforma en consecuencia.
Preparar tu archivo
Preparar bien el archivo es clave para que la importación sea rápida y sin contratiempos.
Puedes acceder a una página explicativa haciendo clic en el banner naranja que aparece en la parte superior:
El archivo debe cumplir las siguientes normas:
- Formato: Excel o CSV. También se ofrece un conversor de FEC a CSV.
- Columnas: algunas son obligatorias, otras opcionales.
- Datos: cada columna requiere un formato específico. ¡Presta atención!
En general, te recomendamos encarecidamente usar la plantilla. Incluye las columnas correctas, ejemplos de datos y los datos de tu plataforma.
Para vincular un asiento contable a un contacto, tercero, fondo u organización, necesitarás:
- Crear la entidad (ver sección anterior)
- Descargar la plantilla
- Copiar el identificador (ID) correspondiente
- Pegarlo en la columna correspondiente de tu archivo de importación
⚠️ Limitaciones de la importación en masa (Beta)
Como esta funcionalidad todavía está en versión beta y en desarrollo, algunas opciones avanzadas aún no están disponibles.
Conciliación automática no disponible
La importación en masa de asientos contables no permite actualmente la conciliación automática entre devengos y sus pagos. A diferencia del asiento contable clásico, donde puedes marcar la opción «pago posterior» para crear automáticamente el vínculo entre el devengo y el futuro pago, la importación en masa no gestiona esta funcionalidad.
Consecuencias prácticas:
- No será posible añadir un pago posteriormente mediante el botón «Añadir pago» en los asientos importados.
- Deberás importar tanto los devengos COMO los pagos en el mismo archivo o mediante importaciones separadas.
Por ejemplo, en el caso de pagos vinculados, el archivo debe incluir 4 líneas contables: 2 líneas para el devengo (ej.: cuenta 6 contra 4) y 2 líneas para el pago (ej.: cuenta 4 contra 5).
- Para realizar tu conciliación bancaria, los asientos de pago deben estar registrados en contabilidad.
Agrupación de asientos contables
Si quieres agrupar asientos contables para un pago único o un reembolso, asegúrate de usar el mismo número de asiento para todos los devengos y pagos que deban estar vinculados. Esta coherencia en la numeración facilitará la agrupación posterior de los asientos.
Tamaño máximo del archivo importado
Una importación no puede superar las 10.000 líneas. Si tu archivo excede ese límite, divídelo en varios archivos, teniendo cuidado de no separar un mismo justificante contable entre distintos archivos.
Realizar la importación
Cuando tu archivo esté listo, haz clic en el botón Nueva importación.
La importación comenzará y se desarrolla en varias etapas.
Paso 1: añadir el archivo
Arrastra y suelta el archivo o haz clic para seleccionarlo.
Paso 2: encabezado del archivo
Si tu archivo tiene una fila de encabezado, selecciónala.
Paso 3: selección de columnas
A continuación, empareja las columnas. ¡Buena noticia: si usas la plantilla, esto se hace automáticamente!
Paso 4: corregir los errores (si los hay)
Si el archivo tiene problemas en los datos, se mostrarán en pantalla. Haz clic en una celda roja para ver el detalle del error en la parte inferior de la pantalla.
Paso 5: enviar los datos
Una vez corregidos los errores, haz clic en Enviar. Se procederá al envío de los asientos contables para importar.
Importante: en este momento se realiza una segunda verificación de la coherencia de tus datos, algo más exhaustiva. Pueden aparecer nuevos errores; si es así, corrígelos igual que en el paso 4.
Paso 6: datos importados
En unos segundos, o varios minutos si el archivo tiene muchas líneas, la importación finaliza.
Puedes consultarlo en la tabla con el historial de tus importaciones:
Los asientos estarán disponibles en tu módulo de contabilidad: puedes encontrarlos en tus documentos o desde la búsqueda contable.
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