Crear un asiento contable avanzado

La plataforma simplifica la introducción de muchos tipos de asientos contables: gastos e ingresos, reembolsos, transferencias internas entre cuentas bancarias, depósitos bancarios y retiradas de efectivo, remesas de cheques, y muchos más.

Sin embargo, algunos asientos son demasiado complejos o específicos para introducirlos de forma estándar. El módulo de asiento contable avanzado te permite crear este tipo de entradas.

Este artículo cubre los siguientes puntos:

• Cómo funciona el asiento contable avanzado
• Cómo registrar un asiento contable avanzado
• Casos particulares del asiento contable avanzado

El asiento contable avanzado funciona igual que en cualquier software de contabilidad profesional y requiere conocimientos contables avanzados. Antes de utilizarlo, asegúrate de que el asiento es correcto desde el punto de vista contable.

Cómo funciona el asiento contable avanzado

Principio

Este módulo es ideal cuando necesitas afectar varias cuentas de la misma clase o elegir libremente la cuenta a imputar cuando no está disponible en el modo de entrada estándar.

Casos de uso

Los principales casos de uso del asiento contable avanzado son:

• El registro de nóminas;
• Las contrasientos que no se generan automáticamente;
• Los asientos correctivos, para regularizar un error en un ejercicio contable ya cerrado.

Consulta este artículo para más información sobre cómo registrar un asiento de nómina.

Limitaciones técnicas

• El asiento contable avanzado no está pensado para registrar un pago que salda un asiento introducido desde el módulo de gastos/ingresos. Hacerlo puede generar incoherencias en el remanente calculado al cierre contable;

Para facilitar el uso de la plataforma, se ha implementado recientemente un nuevo sistema que identifica automáticamente los asientos correspondientes a cuentas conocidas (gastos, ingresos, pagos...), de modo que puedan mostrarse en la página de deudas y créditos.

• El resto de asientos introducidos en modo avanzado no aparecerán en la página de deudas y créditos, y mantendrán el formato específico del asiento contable avanzado.

Cómo registrar un asiento contable avanzado

Introducir el asiento

Para registrar un asiento contable avanzado, ve al módulo Contabilidad > Asientos > Asiento contable avanzado.

Accederás a esta página:

Puedes registrar uno o varios justificantes contables compuestos de varias líneas. Cada línea incluye los siguientes campos:

• Descripción
• Cuenta (contable)
• Debe / Haber.

En cada justificante contable, el total del Debe y el total del Haber deben ser iguales. Este equilibrio es un requisito fundamental de la contabilidad por partida doble.

Es un principio básico de contabilidad: en cada operación, el asiento contable debe estar equilibrado, es decir, el total de la columna del Debe debe ser igual al total de la columna del Haber.

Registrar un grupo de asientos vinculados a un tercero

Cuando registres un asiento que afecte a una cuenta de terceros (401 - Proveedores; 411 - Clientes; o 467 - Contactos), debes introducir el grupo completo de asientos, es decir, tanto el devengo como el pago, igual que en un asiento estándar. Si solo introduces el asiento de devengo o el de pago, la cuenta de terceros quedará desequilibrada y generará un remanente al cierre del ejercicio contable.

Veamos un ejemplo: usas el asiento contable avanzado para registrar que has recibido un pago de un socio (cuenta 467) por su participación en un evento, afectando a tu cuenta bancaria (cuenta 512).

Este asiento corresponde al registro del pago. Sin embargo, si no se ha creado previamente ningún asiento de devengo, la cuenta de terceros 467 quedará desequilibrada, ya que el apunte en el Haber no tendrá contrapartida en el Debe.

Puedes añadir este asiento de devengo en el momento de la entrada, haciendo clic en "+ Nuevo justificante", o añadirlo más adelante. Introduce el mismo importe en el Debe y en el Haber para la cuenta 467 con el fin de equilibrarla y, a continuación, guarda.

Código de libro diario utilizado

El código de libro diario se deduce automáticamente por la plataforma en función de la cuenta introducida.

Si introduces la cuenta 512 (banco), el código será BQ1 para la cuenta 512001, BQ2 para la cuenta 512002, etc.

Las principales reglas de asignación del código de libro diario son:

• Ventas: si se detecta un asiento de ingresos;
• Compras: si se detecta un asiento de gastos;
• Banco: si se detecta un asiento vinculado a una cuenta bancaria;
• Operaciones Diversas: casos que no corresponden a los demás libros diarios (511200 entre otros).

Para más información sobre los tipos de libros diarios y su funcionamiento, consulta este artículo.

Si un mismo justificante contiene cuentas que pertenecen a libros diarios distintos, entonces:

• El código BQ tiene prioridad si se utiliza una cuenta del tipo 512;
• Si no hay cuenta 512 pero sí una cuenta 531, se aplica el código CA;
• Sin 512 ni 531, el código depende de la presencia de cuentas de clase:
  • 6 → Libro diario AC
  • 7 → Libro diario VT
  • 89 → Libro diario AN
  • 86/87 → Libro diario CVN
    Si se utilizan varias de estas cuentas, prevalece el código de la cuenta que esté más abajo en la lista;
• Por último, si no se utiliza ninguna cuenta de los tipos 512/531/6/7/89/86/87, el código será OD (Operaciones Diversas).

Es posible forzar la aplicación de un código de libro diario (AC/VT/AN/CVN) colocando la cuenta del mismo tipo al final de la lista al introducir el justificante.

Añadir un número personalizado

Al guardar un asiento contable, la plataforma genera automáticamente un identificador único que permite localizar cada asiento.

Sin embargo, si utilizas otro sistema de identificación externo a la plataforma, la función "Número personalizado" te permite asignar tus propios identificadores a cada asiento contable, facilitando su búsqueda y correspondencia.

Para activar esta opción, ve a Configuración > Contabilidad y accede a la sección Configuración avanzada.

Activa la opción "Números personalizados de justificantes contables" (botón al final de la línea).

A continuación, vuelve al módulo de asiento contable avanzado. El campo para introducir un número personalizado se encuentra justo debajo del campo Fecha.

Este número es visible en los siguientes documentos contables (también al exportarlos): Gastos-Ingresos, Libro diario, Libro mayor.

Puedes añadir o modificar un número más adelante editando el asiento contable correspondiente.

Casos particulares del asiento contable avanzado

Asientos recurrentes

Si realizas o recibes pagos periódicos (préstamos bancarios, nóminas, subvenciones, etc.), puedes duplicar el asiento del mes anterior y modificar la fecha y el importe según sea necesario.

Asientos correctivos

Para qué sirven

Si detectas un error en tu contabilidad una vez cerrado el ejercicio contable, puedes registrar un asiento correctivo para regularizar la diferencia. Si te resulta complejo, te recomendamos encarecidamente consultar con un asesor contable.

También puedes anular el cierre contable, aunque esto conlleva el riesgo de eliminar asientos.

El asiento correctivo se introduce habitualmente al inicio del ejercicio contable siguiente. Una vez registrado, corrige la diferencia y deja constancia de la regularización.

Cuenta 890000

La introducción de asientos en la cuenta 890000 está bloqueada para evitar incoherencias y el riesgo de desequilibrar el balance de situación.

Para corregir una deuda o crédito del ejercicio anterior que ya no procede, utiliza las cuentas de ingresos y gastos extraordinarios. Puedes hacerlo desde el módulo de Gastos/Ingresos y/o mediante un asiento de abono.

Si tienes dudas sobre qué cuenta utilizar, consulta con un asesor contable. No obstante, si tu pregunta es sobre qué función de la plataforma usar para registrar o corregir la situación, no dudes en contactarnos.