La mayoría de los asientos contables en Poplico son sencillos: gastos, ingresos, depósitos bancarios, transferencias entre cuentas, etc.
Pero a veces surgen imprevistos o cambios de situación. Imagina que uno de tus socios ya no quiere participar en una actividad que ha pagado. Puedes reembolsarle o emitirle un abono que podrá descontar en su próxima compra con tu asociación. Te explicamos cómo:
- Definición de los términos "abono" y "reembolso"
- ¿Cómo registrar un reembolso en contabilidad?
- ¿Cómo registrar un abono en contabilidad?
Este artículo no aborda los casos especiales. Para más información, consulta nuestro artículo dedicado: Registrar un abono o un reembolso: casos especiales
Definición de los términos "abono" y "reembolso"
¿Qué es un abono?
Un abono es una operación que tiene como objetivo corregir o anular una factura ya emitida.
Es obligatorio para cumplir con las obligaciones contables. En contabilidad, está prohibido eliminar o modificar documentos. Ante cualquier error, no puedes simplemente corregir la factura original: debes anularla mediante un abono.
Nota: puedes encontrar más información sobre la emisión de facturas en Poplico aquí.
El abono puede utilizarse en distintas situaciones.
Ejemplos:
- Error en la factura: si has enviado una factura incorrecta a uno de tus socios, debes emitir un abono para reflejar la diferencia de importe o corregir los datos.
- Ej.: si facturaste 550 € en lugar de 500 €, el abono recogerá los 50 € cobrados de más.
- Descuento o gesto comercial: si quieres aplicar un descuento a un cliente o socio —para fidelizarle o compensar un error tuyo— y la factura ya ha sido enviada sin ese descuento, debes emitir un abono para que quede registrado contablemente.
El registro de un abono requiere cumplir unas condiciones concretas. Ante cualquier duda, consulta a un asesor contable. También puedes plantear tu pregunta en openasso.org, una plataforma colaborativa con expertos y responsables de asociaciones.
¿Qué es un reembolso?
El reembolso funciona de forma similar al abono, con la diferencia de que hay que registrar el pago saliente, ya sea total o parcial.
Ejemplo: un socio compró una entrada para tu evento a través de la taquilla online, pero finalmente no puede asistir por causa de fuerza mayor y solicita el reembolso. Tú lo aceptas.
Esta operación debe quedar registrada contablemente.
¿Cómo registrar contablemente un reembolso en Poplico?
Veamos un ejemplo: Xavier se ha dado de alta en tu asociación, pero quiere echarse atrás. Ya ha pagado la membresía completa de 50 €, y solicita el reembolso. Por tu parte, ya has registrado manualmente su alta en contabilidad. ¿Cómo proceder?
Para reembolsar esta membresía de 50 € ya registrada en contabilidad:
- Ve a Contabilidad > Asiento contable;
- En el menú desplegable de la parte inferior de la página, selecciona "Registrar un reembolso/abono";
Accederás a la página de registro de gastos. También puedes llegar directamente desde Contabilidad > Asiento contable > Registrar un nuevo gasto.
- Haz clic en el desplegable del campo Cuenta y elige Reembolso/abono;
- Aparecerá un nuevo campo donde podrás seleccionar la cuenta a la que corresponde el abono o el reembolso.
Para mantener la coherencia contable, es importante elegir la misma cuenta que se utilizó al registrar el ingreso, es decir, una cuenta de clase 2 o 7.
Como se trata de un reembolso, debes completar los datos del pago:
- el importe del reembolso;
- la forma de pago utilizada;
- la cuenta bancaria o la caja chica.
Una vez completados todos los campos, haz clic en Guardar. La plataforma generará automáticamente un asiento contable de reembolso.
¿Cómo registrar un abono (sin reembolso) en Poplico?
Veamos otro ejemplo: Charlie ha pagado su inscripción (20 €) a un evento organizado por tu asociación.
Unos días antes del evento, Charlie te avisa de que finalmente no podrá venir. No quiere el reembolso, sino que el importe quede como crédito para una próxima transacción.
Hay que registrar un abono que anule el ingreso. El proceso es el mismo, con la diferencia de que no se registrará ningún pago.
Los pasos son los mismos que antes:
- Ve a Contabilidad > Asiento contable;
- En el menú desplegable de la parte inferior, selecciona "Registrar un reembolso/abono":
Accederás a la página de registro de gastos. También puedes llegar directamente desde Contabilidad > Asiento contable > Registrar un nuevo gasto.
- Haz clic en el desplegable del campo Cuenta y elige Reembolso/abono;
- Completa los campos de la parte superior de la página, pero no el campo Forma de pago;
- Marca la opción Devengo y elimina el campo de pago, luego guarda.
Si la opción Devengo no aparece en tu interfaz, es probable que hayas desactivado la contabilidad por devengo. Para activarla, ve a Configuración > Contabilidad. Consulta el artículo dedicado.
El asiento se añadirá a la lista de deudas y créditos en Contabilidad > Asiento contable > Seguimiento de deudas y créditos.
Si lo necesitas, podrás conciliarlo con otro asiento para descontarlo de una próxima transacción de Charlie.
Existen casos especiales de reembolso o abono. Consulta nuestro artículo dedicado: Registrar un abono o un reembolso: casos especiales
Para saber más:
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