En Poplico, puedes llevar una contabilidad por devengo: registrar un asiento contable (devengo) indicando que aún no has cobrado el pago total o parcial.
La gestión de deudas y créditos sigue la lógica del devengo: permite un seguimiento contable aunque el pago aún no se haya producido. Esto puede darse en casos de pagos fraccionados o pagos diferidos.
La gestión de deudas y créditos está disponible si has activado la Contabilidad por devengo desde Configuración > Contabilidad (Ver artículo).
Este artículo aborda los siguientes puntos:
- Funcionamiento del módulo de deudas y créditos
- Registrar una deuda o un crédito
- Seguimiento de deudas y créditos
- Cancelar una deuda o un crédito
ℹ️ Para más información sobre la contabilidad por devengo y sus diferencias respecto a la contabilidad de caja, te recomendamos consultar este artículo en compta-facile.com.
Funcionamiento del módulo de deudas y créditos
¿Qué es una deuda o un crédito?
En ambos casos, existe un devengo: una persona u organización se compromete a efectuar un pago a un tercero, quien tiene el derecho a exigirlo. Distinguimos entre:
- El crédito: un tercero se compromete a pagarte una cantidad que corresponde a ingresos en tu contabilidad. Tienes el derecho a exigir ese pago como acreedor;
- La deuda: tú te comprometes a pagar a un tercero una cantidad que corresponde a un gasto en tu contabilidad. Tienes la obligación de abonar esa suma como deudor.
Cómo funciona el módulo
El módulo de Deudas/Créditos consta de varias etapas:
- El devengo: se registra un asiento de gasto o de ingresos con pago diferido. El asiento aparece en la página de Deudas/Créditos para su seguimiento;
- El pago: se registra un asiento de pago que reduce el importe pendiente;
- Saldar el asiento: cuando la suma de los pagos iguala el importe del devengo, la deuda o el crédito queda saldado y desaparece del módulo.
Registrar una deuda o un crédito
La plataforma simplifica el registro de deudas y créditos en el marco de una contabilidad por devengo.
Registrar un crédito: ingresos pendientes de cobro
Ingresos pendientes de cobro en su totalidad
Ve a Contabilidad > Asiento contable > Registrar nuevos ingresos e introduce la fecha del devengo, la descripción, la cuenta contable y el importe.
Ejemplo: Has recibido una subvención de un ayuntamiento que no se ingresará hasta dentro de 3 meses. Quieres registrarla en tu contabilidad como crédito pendiente de cobro (asiento de clase 4).
Luego, en la sección Pago:
- Marca la casilla Pago diferido para indicar que el pago está pendiente de recibir;
- Si ya conoces los detalles del pago, introdúcelos en el bloque que aparece a continuación: importe, forma de pago y cuenta bancaria o caja chica asociada. Si no los conoces, haz clic en Eliminar (esto borrará la información de ese pago);
- Por último, haz clic en Guardar (al pie de la página).
Esto creará un crédito en la contabilidad.
Si no ves la opción Pago diferido, es porque aún no has activado la contabilidad por devengo. Para hacerlo, ve a Configuración > Contabilidad.
También puedes añadir varios vencimientos de pago haciendo clic en Añadir un pago, por ejemplo si tu subvención se recibirá en varias entregas.
Ingresos parcialmente cobrados
Si una parte de los ingresos ya está cobrada en la fecha de registro o en una fecha conocida, introduce ese pago en la sección Pago diferido indicando el importe y la fecha.
Por ejemplo, vas a recibir una subvención de 1.000 € del ayuntamiento. Un primer pago de 300 € llegará el 30 de septiembre mediante transferencia bancaria a tu cuenta principal, y aún no sabes cuándo recibirás el resto. Puedes registrar los detalles de ese primer pago; el importe restante quedará como crédito pendiente.
Registrar una deuda: un gasto que aún no has pagado
El proceso es el mismo para una deuda: ve a Contabilidad > Asiento contable > Registrar nuevo gasto para registrar el devengo.
Ejemplo: has registrado la compra de un ordenador pero aún no lo has pagado. Quieres incluirlo en tu contabilidad como deuda pendiente de pago (asiento de clase 4).
Introduce la fecha del devengo, la descripción, la cuenta contable y el importe.
Al igual que con los ingresos, marca la casilla Pago diferido e introduce, si los conoces, los detalles del pago o pagos futuros. Si no dispones de esa información, haz clic en Eliminar (es decir, eliminar los datos del pago). El botón Pago diferido quedará marcado pero en gris, como se muestra en la captura anterior.
Una vez guardado, el asiento aparecerá en la página Deudas/Créditos para su seguimiento.
Seguimiento de deudas y créditos
Listado de deudas y créditos activos
Una vez registradas tus deudas y créditos, los encontrarás en Contabilidad > Asiento contable > Seguir tus deudas y créditos.
Solo aparecen en la página de seguimiento los asientos creados desde el registro de gastos/ingresos. Los asientos creados mediante asiento contable avanzado no se muestran aquí.
Puedes filtrar los asientos por:
- El período de antigüedad;
- El importe pendiente de pago;
- El importe del asiento (búsqueda avanzada);
- La persona vinculada (búsqueda avanzada).
Si un asiento no aparece, comprueba que has seleccionado un período de antigüedad suficientemente amplio y haz clic en Buscar.
Saldar una deuda o un crédito
Una vez localizada la deuda o el crédito que quieres saldar, haz clic en el icono de ojo «Detalle» a la derecha de la línea correspondiente.
Accederás a la página del asiento. Desde ahí, haz clic en Añadir un pago e introduce los datos del pago (importe, fecha, etc.) para saldar la deuda.
En el caso de pagos fraccionados, puedes añadir tantos pagos como vencimientos tenga la operación.
Al registrar el pago, es posible que aparezca este mensaje: Esto indica que probablemente ya existe otro asiento de pago registrado. Este bloqueo evita que la suma de los pagos supere el importe del gasto o los ingresos.
Cuando la suma de los pagos iguala el importe total del devengo, la deuda o el crédito queda saldado: el importe pendiente es cero y dejará de aparecer en la página en la siguiente carga.
Agrupar asientos
Puedes agrupar varios asientos de deudas/créditos para saldarlos con un pago único.
Consulta el artículo Agrupar pagos para más información.
Cancelar una deuda o un crédito
Uno de los gastos o ingresos que habías registrado nunca llegó a cargarse o abonarse en tu cuenta, por lo que quieres cancelar la operación contable.
¿Cuándo puedo cancelar una deuda o un crédito?
En términos prácticos, si tienes información fiable de que la deuda o el crédito no se va a pagar, puedes cancelarlo.
Por ejemplo, un cheque emitido no puede cobrarse pasado 1 año y 8 días, pero la deuda o el crédito sigue siendo válido. También puedes dar por incobrable un crédito por motivos financieros (tercero insolvente) o por decisión propia (condonación voluntaria).
Si tienes dudas, consulta con tu asesor contable.
Lógica contable de una cancelación de deuda o crédito
Existen principalmente 2 enfoques:
-
Contraasiento: se anula el asiento de deuda/crédito registrando asientos inversos.
Ejemplo: para una deuda, aparece en el Haber la cuenta de gasto utilizada originalmente.
-
Ingreso/gasto extraordinario: se registra un ingreso o gasto del mismo importe.
Ejemplo: para una deuda, aparece en el Haber la cuenta 771.
Registrar una cancelación de deuda o crédito en la plataforma
El método recomendado es el contraasiento: se registra un asiento inverso que luego se agrupa con la deuda o el crédito para saldarlo.
Registrar el asiento de cancelación
Para cancelar una deuda, ve a Contabilidad > Asiento contable > Registrar nuevos ingresos. Para cancelar un crédito, registra un asiento de gasto.
En el campo Cuenta, selecciona Reembolso/abono (última opción de la lista). Aparecerá un nuevo campo Selecciona: elige la cuenta contable vinculada al asiento que quieres cancelar.
Recuerda marcar Pago diferido al registrar el asiento. Esto creará un crédito (deuda a cancelar) o una deuda (crédito a cancelar) que deberás agrupar con el asiento original para saldarlo.
Puntos clave para registrar correctamente una cancelación:
- Salvo que sea una cancelación parcial, el importe del asiento de cancelación debe coincidir con el del asiento original;
- Si hay una persona vinculada al asiento original, también debe vincularse al asiento de cancelación;
- La cuenta contable a reembolsar es la misma que se utilizó en el asiento original.
Agrupar el asiento original con el asiento de cancelación
Una vez registrado el contraasiento, hay que indicar a la plataforma que cancela un asiento de deuda/crédito concreto. Esto se hace agrupando el asiento original y el asiento de cancelación.
Consulta el artículo Agrupar pagos para más información.
Una vez agrupados los dos asientos:
- Aparecen en el detalle del asiento original (1 gasto y 1 ingreso del mismo importe);
- El importe pendiente será 0 €;
- Dejarán de aparecer en la página de seguimiento de deudas/créditos.
Para profundizar más
Te recomendamos consultar los siguientes artículos relacionados con los temas tratados:
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