La función "Agrupar pagos" permite fusionar o combinar varios asientos contables entre sí.
Este artículo cubre los siguientes puntos:
- Casos de uso
- Agrupar los asientos contables registrados
- Los asientos contables aún no están registrados
- Aparece un mensaje de error al agrupar los pagos
Casos de uso
Registrar un pago único para varias compras
Una persona quiere realizar un pago único para abonar varias compras (membresías, donaciones, ventas). Para ello hay que:
- primero, registrar la compra de cada servicio por separado y marcar "Pago posterior":
- vincular cada transacción al comprador (mediante "Asociar a un contacto" durante el registro, o posteriormente desde la transacción):
Así podrás encontrar los asientos contables en tus deudas y cobros pendientes (Contabilidad > Asiento contable > Seguir tus deudas y cobros pendientes) y agruparlos para registrar un pago común, tal y como se explica aquí. Tus asientos quedarán saldados y tu contabilidad reflejará lo que realmente ocurrió (un pago único para varios servicios).
Para más información, consulta el artículo Gestionar las deudas y cobros pendientes.
Pago fraccionado para varios servicios (ejemplo familiar)
Una persona quiere pagar a plazos el total de varias compras. Por ejemplo, un progenitor quiere inscribir a sus tres hijos en clases de música y tiene derecho a un descuento familiar. Si la operación se realizó en línea, solo tienes que ir al detalle de la transacción y registrar los nuevos pagos.
Sin embargo, si necesitas hacerlo manualmente, es mejor registrar a los tres hijos por separado, vinculándolos al perfil del progenitor (como se explica en el primer caso anterior), e indicando los descuentos personalizados correspondientes a la tarifa familiar. Después solo tendrás que agrupar las operaciones (en tus deudas y cobros pendientes) e introducir la forma de pago.
Más detalles sobre el proceso aquí.
Reembolso parcial / Condonación de deudas
Una persona te debe 100 € (por la inscripción a un evento, por ejemplo) y ya te ha pagado 30 €, pero se niega a abonar el resto. Como esos 70 € nunca se cobrarán, debes registrarlos como «pérdida» en contabilidad:
- ve al menú Contabilidad > Asiento contable > Gastos;
- selecciona "Reembolso/abono" como primera cuenta contable;
- vincula la transacción a la persona que quería inscribirse y marca "Pago posterior";
- ve después al menú Deudas y cobros pendientes (desde el menú Asiento contable o el Panel de control) y agrupa este nuevo asiento con el asiento inicial de la inscripción.
Nota: en caso de cobro en exceso, se registra un abono de la misma forma.
Para más detalles, consulta el artículo Registrar un asiento contable de reembolso o abono.
Gestionar la renuncia al reembolso de gastos de voluntarios
Un voluntario o cargo electo ha adelantado gastos y decide no reclamar su reembolso, convirtiendo ese importe en una donación:
- ve a Contabilidad > Asiento contable > Registrar un nuevo ingreso;
- registra una donación y marca "Pago posterior";
- ve después a Deudas y cobros pendientes (desde el menú Asiento contable o el Panel de control) y agrupa el asiento de donación con los gastos que cobró el voluntario.
Casos no contemplados
El objetivo de esta función es agrupar asientos contables que comparten un pago común, no agruparlos por afinidad temática.
Por tanto, si has realizado varios gastos separados para un evento, no tiene sentido agruparlos, ya que no están vinculados por un mismo pago. Si necesitas un seguimiento por proyecto, utiliza el seguimiento analítico (fondos). Lo mismo aplica a los ingresos: no debes vincular ingresos que no estén ligados por un mismo pago.
Agrupar los asientos contables registrados
Para consultar la lista de asientos contables registrados y agruparlos, ve a Contabilidad > Asiento contable > Seguir tus deudas y cobros pendientes:
En esta página, introduce los parámetros de búsqueda y haz clic en Buscar.
En este ejemplo, queremos agrupar los pagos de una membresía de 150 € y la compra de una camiseta de 30 €.
Para agrupar los pagos, selecciona los cobros pendientes correspondientes (márcalos a la izquierda) y haz clic en el botón Agrupar pagos a la derecha.
Aparece entonces una única línea con los cobros pendientes agrupados. El importe total mostrado corresponde a su suma (150 € + 30 € = 180 €).
Para añadir un pago, haz clic en el detalle (icono de ojo) y luego en Añadir un pago.
Rellena los datos del pago (Fecha, Importe, Forma de pago, Cuenta) y haz clic en Guardar.
Para vincular un cobro pendiente y una deuda entre sí, la deuda debe ser un reembolso registrado en una de tus gestiones de inscripciones. Ejemplo: una persona iba a participar en un evento pero finalmente no quiere: puedes reembolsarla directamente desde el evento.
Los asientos contables aún no están registrados
Si quieres agrupar dos asientos contables que aún no se han registrado, en el momento de guardar la inscripción marca (en el último paso) la casilla "pago posterior": el pago aparecerá en la lista de cobros pendientes.
Aparece un mensaje de error
"No puedes agrupar gastos e ingresos"
Un gasto representa una salida de dinero y un ingreso representa una entrada. Agruparlos no tiene sentido.
Sin embargo, hay un caso permitido en la plataforma: vincular un gasto o ingreso con su reembolso asociado. Esta situación corresponde al caso de uso del reembolso parcial.
"Algunos asientos están vinculados a un tercero: comprueba que todos están vinculados al mismo."
Aquí hablamos de terceros que no son usuarios. De hecho, sí es posible agrupar gastos de varios usuarios.
Veamos un ejemplo en el que puede aparecer este caso:
- Le debes 10 € al proveedor A;
- Le debes 20 € al proveedor B.
Si agrupas estos dos asientos, estás indicando que debes 30 €... pero ¿a quién? ¿Al proveedor A o al B? Esta información no es clara y podría llevarte a error. Para vincular asientos de este tipo, asegúrate de que estén asociados al mismo cliente o proveedor, lo que facilitará la gestión de las cuentas de terceros.
"Estás intentando agrupar asientos demasiado distintos entre sí, lo que generaría incoherencias contables."
Si aparece este mensaje, es probable que estés intentando usar la función de una forma no prevista.
Nota: no es posible agrupar más de 20 operaciones (deudas o cobros pendientes) en una sola.
"No puedes agrupar ventas realizadas en línea con otras operaciones."
Uno de tus socios ha pagado parcialmente en línea (mediante un plan de pagos) su inscripción, pero finalmente decide no inscribirse. Quieres saldar el importe pendiente de su cobro (y, en su caso, reembolsar los gastos ya abonados). Para ello has detenido el plan de pagos y has registrado un asiento contable de abono para saldar el resto del importe pendiente (como se explica aquí).
Sin embargo, cuando intentas agrupar tu asiento contable de abono offline con el pago parcial online, aparece un mensaje de error. No es posible agrupar asientos de pago online con asientos offline.
Por tanto, para poder saldar el cobro pendiente de pago online, deberás esperar a haber cerrado tu ejercicio contable: el asiento se convertirá en remanente, y entonces podrás agruparlo con el asiento de reembolso o abono.
Al tratarse de otro grupo de asientos contables, el reembolso puede registrarse en contabilidad en paralelo y sin esperar al cierre contable.
Explicación contable (técnica)
La plataforma Poplico se ha diseñado para evitar cualquier incoherencia en las cuentas de terceros. Por eso, estos mensajes de error corresponden a bloqueos de la plataforma cuyo objetivo es prevenir errores de interpretación.
El objetivo es garantizar que la cuenta quede saldada una vez realizado el pago. Por eso no hay que mezclar varias cuentas del grupo 4 (cuentas de terceros), sino usar una única cuenta de terceros para todos estos justificantes.
Para más información: Activar y utilizar la contabilidad auxiliar y las cuentas de terceros
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