Choisir les paramètres généraux de ses formulaires et billetteries

Lorsque vous créez un formulaire ou une billetterie sur AssoConnect, vous pouvez paramétrer un certain nombre d’éléments. Par souci de simplicité, la configuration par défaut propose un nombre restreint de paramètres. 

Mais vous pouvez aussi décider d’activer des paramètres plus avancés.

Nous verrons dans cet article :

• Les paramètres par défaut disponibles pour la configuration de vos formulaires et billetteries
• Comment accéder au choix des paramètres avancés
• Les différents paramètres avancés à votre disposition

À noter : les informations partagées dans cet article concernent les différents types de formulaires disponibles sur AssoConnect (adhésions, dons, billetteries et boutiques en ligne) qui présentent des fonctionnements similaires. 

Les paramètres par défaut disponibles pour la configuration de vos formulaires et billetteries

La configuration des formulaires suit la même logique, qu’il s’agisse de proposer des adhésions, des dons, des billets d’événements ou des produits sur une boutique. 

La création des formulaires est guidée, étape par étape.

Les paramètres disponibles par défaut pour la configuration sont les suivants pour chacun des types de formulaires : 

* Pour le choix du mode d’inscription, c’est-à-dire la possibilité de s’inscrire en ligne ou pas, n’hésitez pas à lire l’article Comprendre la différence entre formulaire en ligne et formulaire hors ligne

** Dates de disponibilité du formulaire, c’est-à-dire les dates entre lesquelles le formulaire sera ouvert aux inscriptions

*** Formulaire :  les informations à collecter sur les personnes qui s’inscrivent sur le formulaire

Accéder à la page des paramètres avancés pour les formulaires et billetteries

Vous pouvez choisir d’activer des paramètres plus avancés pour vos formulaires et billetteries. 

Tip : Activer ces paramètres les rendra accessibles à différents endroits de vos pages de configuration pour tous vos formulaires et billetteries. Ensuite, libre à vous de les utiliser ou pas.

Pour accéder à la page d’activation des paramètres avancés, recherchez “Paramétrages” dans votre menu latéral gauche.

Vous arrivez sur une page dédiée aux paramètres généraux, non spécifiques aux formulaires, mais ayant un impact dessus :

• L’identifiant unique permet aux personnes de s’identifier lorsqu’ils s’inscrivent en ligne. Pour en savoir plus : Paramétrer l’identifiant unique de sa Communauté.
• Le mode de gestion des frais associés au paiement en ligne, qui a un impact si vous permettez de payer par carte bancaire. Pour en savoir plus : Paramétrage de la méthode de rétribution

Puis rendez-vous sur l’onglet “FORMULAIRES & BILLETTERIES”

Les différents paramètres possibles pour vos formulaires

Quatre grandes catégories de paramètres sont présentes : 

• Contrôle des inscrits
• Automatisation
• Paramètres d’affichage
• Paramètres avancés

Voyons ce que cela recouvre, et où vous retrouverez ces options dans vos pages de configuration de formulaires et billetteries.

1. Contrôle des inscrits 

Cette section vous permet de : 

Limiter le nombre total de participants à un formulaire ou une billetterie.

• Si vous avez un nombre limité de places pour un événement, par exemple, vous pouvez utiliser cette option afin que le logiciel bloque les inscriptions, une fois le nombre dépassé. Aucun risque d’avoir plus de participants que de places.
  • Retrouvez ce paramètre à l’étape 6, dans “Plus d’options” sous la configuration des moyens de paiement.

Limiter le nombre de participants pour un tarif / une formule spécifique.

• C’est le même principe que de limiter le nombre de participants à un formulaire ou une billetterie, sauf qu'ici, la limite se situe au niveau du tarif. Exemple : J'ai six places pour mon cours d'anglais, je renseigne 6 comme nombre maximum pour ce tarif.
  • Ce paramètre est rattaché aux formules et tarifs : accessible depuis “+ d’options” lorsque vous modifiez une formule ou un tarif au moyen de la roue crantée.

Limiter le nombre d'inscriptions possibles par personne sur un formulaire

• Lorsqu'ils s'inscrivent sur un formulaire ou une billetterie, vos contacts peuvent ajouter une autre personne par défaut. Utilisez cette option si vous souhaitez limiter cette possibilité et rendre par exemple les inscriptions individuelles.
  • Retrouvez ce paramètre à l’étape 6, dans “Plus d’options” sous la configuration des moyens de paiement.

Limiter les tarifs ou formules à certains groupes de votre communauté.

• Cette option est disponible uniquement pour les formulaires de boutique en ligne et événement. Elle permet de restreindre certain tarif à un type de personne de votre choix.
  • Ce paramètre est rattaché aux formules et tarifs : accessible depuis “+ d’options” lorsque vous modifiez une formule ou un tarif au moyen de la roue crantée.

Tips : Afin de pouvoir sélectionner un tarif réservé à un groupe, vos membres devront être connectés à leurs comptes au moment de l'inscription.

2. Automatisation

Vous le savez, AssoConnect permet de créer des liens et des automatisations entre ses différentes fonctionnalités. L’objectif : vous faire gagner du temps.

Dans cette section, vous pouvez décider d’activer plusieurs options :

• Affecter à un groupe fixe les personnes ayant choisi une formule. Cela vous permet de segmenter votre base de données dès vos inscriptions (ex : par niveau ou par cours) pour communiquer facilement avec vos membres.
• Rattacher chaque adhésion à une catégorie comptable spécifique ; c'est intéressant dans le cas où, par exemple, vous avez besoin de connaitre le montant total récolté pour un tarif spécifique.

Les options sont disponibles au niveau de l’onglet “Configuration”, à l’étape 4, Formules d’adhésion.

• Cliquez sur l’icône et sur le bouton “+d’options”,
• il suffit de cocher l’option souhaitée pour l’activer.

• Système de réduction : créez des règles de réduction basées sur l'appartenance de la personne à un groupe ou sur le nombre de participants à la même collecte. 

Le paramétrage des réductions se fera dans la section 4 dédiée aux formules et tarifs. 

Attention, les réductions sont systématiquement appliquées à l’ensemble des formules et tarifs de votre formulaire. N’hésitez pas à consulter cet article pour plus de détails : Gérer les réductions pour une billetterie. 

3. Paramètres d’affichage

Personnalisez les options d’affichage pour vos formulaires et billetteries.

• Pour une collecte d’adhésions, de dons ou une billetterie, vous pouvez décider d’afficher ou non la liste des personnes y ayant participé. Les informations sont affichées lorsque le formulaire est publié en ligne, de ce fait, visible par les acheteurs au moment de l’inscription.
• Pour activer l’option, rendez-vous sur l’onglet “Diffusion” et cocher la case “Rendre public le listing des participants” : 

Voici le rendu côté utilisateur : 

4. Paramètres avancés

Activez des options avancées pour personnaliser vos formulaires d’adhésion, de dons et vos billetteries.

Personnalisez la page d’arrivée après confirmation de l’adhésion, du don ou de l’inscription à l’événement. Ou activez le système de panier : permettez de participer à plusieurs collectes avant de confirmer la commande.

• Cette option est utilisée, surtout, pour permettre aux acheteurs de payer en une seule fois, au lieu de devoir recommencer la transaction de paiement à plusieurs reprises.

Pour les “Paramètres avancés”, cela se fait au niveau de l’onglet “Diffusion” :

Pour aller plus loin :

• Paramétrage avancé des formulaires en ligne

• Créer son formulaire d'adhésion

• Gestion des événements/collectes

• Créer une boutique (vente de produits) 

• Créer un formulaire de don pour son association