Emettre des reçus fiscaux/factures

Avant de commencer

Le logiciel permet d'émettre des justificatifs pour les transactions réalisées depuis les modules d'adhésion, don, événement et boutique.

Un justificatif est émis seulement si ces modules de transaction sont utilisés, c'est à dire si l'acheteur s'inscrit de lui-même (vente en ligne) ou si l'administrateur l'ajoute manuellement (hors-ligne).

Aucun justificatif n'est émis dans le cas d'une saisie comptable. Lors d'un ajout manuel (vente hors-ligne), le justificatif n'est envoyé par mail à l'acheteur que si l'administrateur coche l'option.

Cet article traite des points suivants : 

• Paramétrer l'émission des justificatifs
• Envoi des justificatifs
• Suivre les justificatifs émis

Paramétrer l'émission des justificatifs 

Paramétrer les informations de l'organisation

Pour émettre des justificatifs, il est nécessaire de renseigner les informations de l'organisation depuis la page Paramétrage > Reçus fiscaux et factures.

Le contenu des justificatifs n'est pas modifiable (mise en page, ajout d'une mention) en dehors des informations concernant l'organisation qui vous sont demandées.

Renseignez d'abord les informations générales relatives à l'organisation : nom, statut, objet, etc. Il faut de plus indiquer un responsable légal, qui sera le signataire des justificatifs émis.

Le responsable légal indiqué sur la page Compte en ligne et celui mentionné sur la page Reçus fiscaux et factures peuvent être deux personnes différentes.

Si vous souhaitez émettre des factures, certaines informations peuvent être renseignées afin de figurer sur le document : SIREN, N°TVA intracommunautaire et Ville RCS.

Les reçus

Plusieurs justificatifs peuvent être émis à destination de l'acheteur, à commencer par les reçus.

Il s'agit d'une attestation de paiement émise lorsque la somme due est payée. Elle est une preuve écrite qui stipule que l'organisation a bien reçu l'intégralité du paiement.

Ce document sera émis par défaut si les reçus fiscaux ne sont pas activés. S'ils sont activés, aucun reçu ne sera généré. 

Les factures

Une facture est un document de comptabilité générale qui prouve un achat ou une vente. Pour émettre une facture, il faut activer l'option depuis la page Paramétrage > Reçus fiscaux et factures.

Plusieurs paramètres d'émission sont disponibles : 

• A la demande lors de l'achat : l'émission ne se fera que si l'acheteur (vente en ligne) ou l'administrateur (vente hors-ligne) coche cette option lors de la vente.

• A chaque achat : la facture sera systématiquement générée lors de chaque vente.

Une facture est émise seulement si les reçus fiscaux sont désactivés dans la campagne/billetterie. L'émission de facture doit être activée avant d'enregistrer une transaction et n'est pas rétroactive. 

Pour vérifier que l'émission d'un reçu fiscal est bien désactivée, rendez-vous dans la section Gestion des ventes de la campagne/billetterie et décochez l'option si besoin.

Consultez cet article plus d'explications sur le format type d'une facture. 

Les reçus fiscaux

Un reçu fiscal atteste que l'association a bien reçu un don de la part d'une personne physique ou morale. Une fois émis, ce document ouvre le droit à une réduction d'impôt pour le donateur.

Ce document ne peut pas être émis par toutes les organisations. Pour en savoir plus, consultez l'article du site association.gouv.fr.

Activer l'émission de reçus fiscaux

En fonction de vos besoins et de votre statut, vous pouvez activer ou non l'émission de reçus fiscaux lors d'un don. En savoir plus sur les reçus fiscaux.

L'activation des reçus fiscaux se fait sur la page Paramétrage > Reçus fiscaux et factures. Vous pouvez aussi indiquer un taux de déduction et une date à partir de laquelle les reçus peuvent être émis. Une fois activés, les reçus fiscaux seront systématiquement émis pour toutes vos campagnes de dons.

Si vous configurez une date de début d'émission au 01/01/2019, toutes les transactions enregistrées avant ce jour ne donneront pas lieu à l'émission automatique d'un reçu fiscal.

Emettre un reçu fiscal pour des adhésions, événements ou boutiques

L'émission de reçus fiscaux ne sera possible que si cette option est cochée dans la section Gestion des ventes de la campagne/billetterie.

L'émission de reçu fiscaux est possible seulement si l'application Dons est activée. Il faudra l'activer afin d'émettre des reçus fiscaux via les modules d'adhésions, événements ou boutique.

Envoi des justificatifs

Vente en ligne

Si une personne s'inscrit depuis votre billetterie ou campagne, elle recevra automatiquement le justificatif dont l'émission est activée (reçu, facture ou reçu fiscal). Pour rappel :

• Le reçu est émis dans le cas où l'émission du reçu fiscal est désactivée.
• Aucune facture ne sera émise si les reçus fiscaux sont activés sur la campagne/billetterie.

Le reçu fiscal ne sera envoyé que lorsque la totalité du paiement aura été saisi en comptabilité.
Pour qu'il soit émis, mais non-envoyé automatiquement, ajoutez manuellement la transaction.

Vente hors-ligne

Si vous ajoutez manuellement vos inscriptions en tant qu'administrateur, le justificatif sera généré quoi qu'il arrive. Il ne sera cependant envoyé que si la case envoyer un justificatif par email est cochée. 

Envoi en masse des reçus fiscaux émis

Vous pouvez également faire parvenir le justificatif par mail à tous vos donateurs/inscrits pour lesquels un reçus fiscaux a été émis.

Pour cela, rendez-vous sur la page Reçus fiscaux et factures et cliquez sur Envoyer par mail les reçus fiscaux en masse aux donateurs.

Vous pouvez aussi exporter les reçus fiscaux pour faire vous-même vos envois par mail/courrier.

Une fenêtre s'ouvre ensuite vous permettant de choisir : 

• La plage de date sur laquelle faire l'envoi.
• Le message personnalisé qui accompagne l'email (facultatif).

En cas de doute sur les donateurs concernés, consultez la liste des reçus fiscaux émis.

Suivre les justificatifs émis 

Vous pouvez obtenir la liste des reçus fiscaux et factures émis à tout moment. Pour cela, rendez-vous sur la page Paramétrage > Reçus fiscaux et factures et cliquez sur Consultez.

Vous accédez alors à une liste des factures et reçus fiscaux émis par le logiciel sur une période donnée :

Vous pouvez ainsi avoir accès aux informations suivantes : 

• Afficher les justificatifs par type : reçus fiscaux, factures ou avoirs (1).
• Filtrer leur affichage sur une plage de dates (2). 
• Consulter le justificatif accessible via un lien (3).
• Ouvrir la transaction liée (4).
• Ouvrir la campagne ou billetterie liée (5).