Sur AssoConnect, les reçus fiscaux et factures sont générés en un clic et peuvent être envoyés par mail automatiquement. Ces reçus sont aussi disponibles dans l’espace privé du membre, ce qui vous fait gagner du temps !
Cet article vous détaille les points suivants :
- Paramétrer l'émission des justificatifs
- Envoyer ses justificatifs
- Suivre les justificatifs émis
- Questions fréquentes sur les reçus fiscaux et factures
Paramétrer l'émission des justificatifs
Pour émettre des justificatifs, il est nécessaire de paramétrer les informations de l'organisation depuis la page Paramètres > Reçus fiscaux et factures.
Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous invitons à découvrir l’article sur les informations juridiques et administratives de son association.
Les reçus fiscaux
Vous le savez certainement, en France les donateurs peuvent bénéficier d'une réduction d'impôts de 66% à 75% sur les sommes versées aux associations et fondations reconnues d’intérêt général ou d’utilité publique.
Pour qu’ils en bénéficient, vous devez délivrer à vos donateurs un précieux sésame : le reçu fiscal. Ce dernier atteste que l'association a bien reçu un don de la part d'une personne physique ou morale.
Ce document ne peut pas être émis par toutes les organisations. Pour en savoir plus, consultez l'article du site association.gouv.fr ou notre article de blog Reçus fiscaux et associations : les règles essentielles à connaître.
Activer l'emission de reçus fiscaux
L'activation des reçus fiscaux se fait sur la page Paramètres > Reçus fiscaux et factures.
Vous y indiquez le taux de déduction et une date à partir de laquelle les reçus sont émis. Une fois activés, les reçus fiscaux seront systématiquement émis pour tous vos formulaires de dons.
Émettre un reçu fiscal pour des adhésions, événements ou boutiques
L'émission de reçus fiscaux est possible pour les formulaires d’adhésions, les billetteries d’événements et les boutiques en ligne.
Pour cela, il suffit de cocher l’option dans la section 6 - Paiement et confirmation de la configuration du formulaire d'adhésion, événement et boutique.
Le reçu fiscal généré porte sur l’ensemble de la commande. Ainsi, si une personne s’inscrit à un événement (ex : un événement de charité) et prend une option supplémentaire (ex : un dîner payant), le reçu fiscal portera sur l’ensemble de la commande, à savoir l’entrée et le dîner.
Générer un reçu fiscal a posteriori
Il est possible de générer un reçu fiscal après que le don ait eu lieu.
Par exemple,
- la fonctionnalité de reçu fiscal n'avait pas été activée et des dons ont eu lieu,
- la date de début d'émission de reçu fiscal renseignée était postérieure à la date réelle de début d'émission et un don a eu lieu dans cet intervalle de temps.
Illustration
Nous sommes en mai 2022. Sur votre plateforme, vous avez activé les reçus fiscaux. Suite à une erreur de saisie, la date d'émission des reçus fiscaux est le 01/01/2023, c'est-à-dire dans le futur.
Le 18/05/2022, Clothilde verse un don de 100€ à votre association. Le don ayant lieu avant la date d'émission renseignée des reçus fiscaux, aucun reçu fiscal n'est généré et envoyé automatiquement à votre donatrice.
En revanche, elle a accès à un reçu attestant de son paiement, qu'elle peut télécharger.
Pour corriger cette erreur, vous pouvez modifier la date d'émission des reçus fiscaux depuis Paramètres > Reçus fiscaux & factures pour la date exacte : 01/01/2022.
Rendez-vous sur le don effectué par votre donatrice, le bouton permettant de générer le reçu fiscal auquel a droit la donatrice est alors disponible :
Le clic sur le bouton déclenche la génération et l'envoi automatique du reçu fiscal à la donatrice par mail. Il devient également accessible depuis la page, ainsi que depuis le profil de la donatrice.
Les factures
Une facture est un document de comptabilité générale qui prouve un achat ou une vente.
Pour émettre une facture, il faut activer l'option depuis la page Paramètres > Reçus fiscaux et factures au niveau de “Emission de facture”.
Plusieurs paramètres d'émission sont disponibles :
- Désactivée : aucune facture ne sera émise lors d’un achat/vente.
- A chaque achat : la facture sera systématiquement générée lors de chaque vente.
- A la demande lors de l'achat : l'émission ne se fera que si l'acheteur (vente en ligne) clique sur le bouton “Obtenir une facture” après avoir effectué le paiement de sa transaction. Ce bouton est aussi disponible dans le mail de confirmation.
Consultez cet article plus d'explications sur le format type d'une facture.
Reçu pour un paiement
Plusieurs justificatifs peuvent être émis à destination de l'acheteur, à commencer par une attestation de paiement émise lorsque la somme due est payée. Elle est une preuve écrite qui stipule que l'organisation a bien reçu l'intégralité du paiement.
Modèle d’un reçu pour un paiement via un formulaire d’adhésion/événement :
Ce document est émis par défaut si les reçus fiscaux ne sont pas activés. S'ils le sont, alors aucun “reçu pour un paiement” n’est généré.
Envoyer ses justificatifs
Lorsque la personne s’inscrit sur un formulaire ou une billetterie
La personne paye par carte bancaire
Si une personne s'inscrit depuis votre formulaire et paye par carte bancaire, elle recevra automatiquement le justificatif dont l'émission est activée (reçu pour un paiement, facture ou reçu fiscal).
La personne utilise un moyen de paiement hors ligne : chèques, espèces ou autres
Si une personne s'inscrit depuis votre formulaire et paye par chèque, espèces ou autres, elle peut télécharger “un bulletin de participation” de sa transaction. Ce document est accessible une fois la commande passée. Il suffit de cliquer sur le lien “Retour vers le site” qui redirige sur la page de confirmation.
Il suffit de cliquer sur le bouton "Télécharger le bulletin" pour le récupérer.
Ce bulletin atteste de la commande passée. Cela se fait uniquement dans le but de rappeler à votre adhérent que le paiement doit se faire, car le paiement n'a pas encore été marqué comme reçu par l'association.
Le justificatif dont l'émission est activée (reçu pour un paiement, facture ou reçu fiscal) ne sera envoyé que lorsque la totalité du paiement aura été saisi en comptabilité par l’association.
La personne est ajoutée manuellement à un formulaire ou une billetterie
Si vous ajoutez manuellement des personnes sur vos formulaires et billetterie, le justificatif sera généré quoi qu'il arrive. Il ne sera cependant envoyé que si vous cochez la case “Envoyer un justificatif par email”.
Envoyer en masse des reçus fiscaux émis
Au moment des déclarations fiscales, vos donateurs vous demandent probablement les reçus fiscaux pour les dons effectués sur la dernière année écoulée.
Bonne nouvelle, vous pouvez les leur renvoyer en deux clics, en même temps qu'un récapitulatif de leurs dons.
Depuis votre plateforme, rendez-vous sur Paramètres généraux > Reçus fiscaux & factures. Cette page vous donne accès à la section "Actions en masse sur les reçus fiscaux émis", accessible depuis le bouton "Consulter" sur la droite de votre écran.
Vous avez deux possibilités :
- Exporter l'intégralité des reçus fiscaux générés par votre plateforme entre deux dates,
- Envoyer par mail à vos donateurs un récapitulatif de leurs dons versés pendant une année et les reçus fiscaux correspondants.
Cette option vous permet donc d'économiser un temps précieux.
Il n'est pas possible d'envoyer ce récapitulatif sur une année en cours.
Suivre les justificatifs émis
Vous pouvez obtenir la liste des reçus fiscaux et factures émis à tout moment.
Pour cela, rendez-vous sur la page Paramètres généraux > Reçus fiscaux & factures et cliquez sur un des boutons “Consulter” depuis la section “Consultation des documents émis”.
Vous accédez alors à une liste des factures et reçus fiscaux émis par le logiciel sur une période donnée :
Vous pouvez ainsi avoir accès aux informations suivantes :
- Afficher les justificatifs par type : reçus fiscaux et factures,
- Filtrer leur affichage sur une plage de dates,
- Consulter le justificatif accessible via un lien,
- Ouvrir la transaction liée,
- Ouvrir le formulaire ou la billetterie liée.
Si vos membres, donateurs, acheteurs vous demandent leurs justificatifs, outre le mail reçu, indiquez-leur qu'ils peuvent les récupérer en toute autonomie. Il leur suffit de se connecter à leur compte, puis de cliquer sur Achats / Adhésions / Dons.
Ils retrouveront les différents formulaires auxquels ils se sont inscrits et auront accès à leurs justificatifs.
Les rendre autonomes vous permet de gagner du temps : ce n'est plus à vous de faire les démarches."
Questions fréquentes sur les reçus fiscaux et factures
J’ai payé via un moyen de paiement hors ligne : chèques, espèces ou autres, mais une mention de “non acquittée” apparaît toujours sur ma facture. Pourquoi ?
Si la mention de “non acquittée” apparaît sur la facture, cela signifie que le paiement n’a pas encore été enregistré par l’association (cela concerne principalement les paiements effectués par chèques, espèces, virement ou autres).
Dans ce cas, contactez l’association afin qu’elle fasse les démarches nécessaires (enregistrer le paiement sur AssoConnect). La facture apparaitra comme acquittée.
Est-il possible d'émettre des reçus fiscaux à partir d'écritures de dons saisies en comptabilité ?
Non.
Si vous passez par le module de comptabilité, il n'émettra pas de reçus fiscaux. Seul le passage par un formulaire ou une billetterie génère des reçus fiscaux (ou des factures dans le cas de ventes via le module Adhésions, Evénements ou Boutique).
Est-il possible de modifier le PDF des reçus / factures qui sont générés automatiquement ?
Non.
Il n'est pas possible de modifier un reçu fiscal, ni une facture. Ces documents sont générés et envoyés automatiquement.
Si votre donateur a fait une erreur de saisie au niveau de son adresse postale ou nom/prénom, vous pouvez vous rendre sur sa fiche de transaction pour rééditer ces informations en cliquant sur le bouton “Modifier”. Le reçu fiscal est généré de nouveau avec les nouvelles informations du donateur fournies sur cette page.
Pourquoi la signature n'apparaît-elle pas sur le justificatif de paiement ?
Le paramétrage de la signature est fait pour les reçus fiscaux uniquement. La signature n'apparait donc pas sur les reçus de paiement, ni sur les factures.
Une personne a fait une erreur de paiement, elle me demande de la rembourser. Comment traiter le cas de son reçu fiscal qui a été émis automatiquement dès le paiement ?
À partir du moment où un reçu fiscal a été émis (car paiement reçu), il est impossible de supprimer ce reçu fiscal.
Vous devez, pour corriger le tir :
- "Annuler" le reçu fiscal en envoyant un mail / courrier (important d'avoir une trace écrite), pour signifier au donateur que ce reçu est annulé.
- Emettre un nouveau reçu fiscal (en ajoutant un don et son paiement manuellement). Ce nouveau reçu fiscal aura alors un nouveau numéro.
Un reçu fiscal doit posséder un numéro unique de reçu, vous ne pouvez donc pas réutiliser le numéro d’un reçu fiscal qui a été annulé.
Vous avez également 2 impacts :
- D'un point de vue flux monétaires, vous devrez procéder au remboursement par un moyen externe au logiciel (chèque, virement, etc.),
- D'un point de vue comptable, vous devrez passer un "avoir" sur le don (voici un article de comment passer un avoir).
Pour aller plus loin :
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