Avant de commencer
L'application Communauté permet de gérer votre base de membres, à savoir toutes les personnes avec qui votre organisation interagit (personnes physiques et morales).
Vous trouverez ci-dessous une présentation des principales fonctionnalités du module, ainsi que des liens vers d'autres articles expliquant plus en détails leur fonctionnement.
Cet article traite des points suivants :
Découvrir l'application Communauté
Principe
La page centrale de cette application est la Liste des Personnes enregistrées. Elle recense sous forme de tableau l'ensemble des personnes inscrites dans votre base. Vous y retrouvez :
- Les informations collectées sur les membres (1) ;
- L'accès à leur fiche profil (2) ;
- Leur statut (donateur, adhérent, etc.) (3).
Fonctionnement
La page des personnes enregistrées permet d'accéder facilement à vos membres et à leurs informations. Depuis cette page vous pouvez :
- Gérer la communauté, en ajoutant ou archivant des membres. Vous pouvez aussi modifier leurs informations, leur statut ou les ajouter à des groupes ;
- Rechercher une personne/une structure en particulier via la recherche et les filtres ;
- Contacter par email l'ensemble de votre communauté.
Vous pourrez par la suite personnaliser votre base de membres en créant vos groupes et vos propres champs d'information afin que l'application corresponde vraiment à vos besoins.
Consultez cet article pour plus d'explications sur la gestion des structures.
Principales fonctionnalités
Gérer vos membres
Vous pouvez facilement ajouter vos membres/vos structures et renseigner les informations les concernant. Il est possible d'ajouter des membres individuellement ou en masse via un import excel.
Lorsqu'il n'y a plus d'intérêt à garder une personne dans votre communauté, par exemple un ancien adhérent, vous pouvez l'archiver, ce qui le décompte également de votre abonnement.
À noter que le calcul du nombre de membres inscrits sur votre plateforme (de votre abonnement) prend en compte les personnes physiques et morales (structures).
Si besoin, segmentez votre communauté en ajoutant vos membres à des groupes. Vous pourrez les identifier rapidement et utiliser des fonctionnalités dédiées (feuilles de présence, envoi d'emails, etc.).
Rechercher une personne
L'affichage des membres se fait par lots de 50 lignes et est limité à 1000 pour ne pas ralentir votre navigateur. La logique est donc d'afficher seulement les membres qui vous intéressent.
Pour cela, trois méthodes sont à votre disposition :
- Filtrer par type de membre ou par groupe.
- Faire une recherche
- Utiliser un filtre multi-critères via la fonctionnalité Recherche avancée.
Ces outils affichent les personnes dont la fiche profil contient des informations correspondant au(x) critère(s) de votre recherche.
Contacter votre communauté
La page des contacts offre la possibilité de contacter vos membres en quelques clics en sélectionnant certaines personnes ou l'ensemble de votre communauté.
Vous pouvez également effectuer un filtre ou une recherche via les fonctionnalités citées plus haut afin de ne contacter que les personnes concernées.
Paramétrage
Il se fait depuis le centre de paramétrage de votre plateforme accessible depuis le lien "Paramètres" situé en bas de votre menu latéral gauche (Paramètres > Communauté). Vous pouvez également y accéder sur la page Communauté > Paramétrage. Vous pouvez y définir la méthode d'identification des membres (identifiant unique) et les informations à collecter (champs d'information).
Choisir l'identifiant unique
L'identifiant unique vise à identifier et différencier vos membres entre eux. Il s'agit donc d'une information qui doit être renseignée et unique pour chaque personne.
Vous avez le choix entre plusieurs méthodes :
- L'email, pratique sauf si certains membres le partagent ou n'en ont pas ;
- L'ID du contact, méthode flexible basée sur un numéro généré par le logiciel ;
- Un champ spécifique, que vous allez créer et définir comme identifiant.
Créer des champs d'informations personnalisés
Le logiciel propose 8 champs d'informations par défaut pour alimenter vos fiches profil. Vous pouvez aussi créer vos propres champs afin de collecter plus d'informations selon vos besoins.
Une fois définis depuis la page Communauté > Paramétrage, ces champs pourront être utilisés dans tous les formulaires du logiciel (adhésions, dons, événements, boutique, page d'inscription).
Exporter votre Communauté
Il est possible d'exporter vos membres via Excel. Voici les étapes:
1. Sélectionner les personnes ;
2. Sélectionner toutes les lignes ;
3. Cliquer sur l'icône Excel et choisir le format souhaité :
Pour aller plus loin :
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