Gérer sa base de données de structures (CRM Structures)

Dans votre Communauté, vous pouvez gérer des Structures dans le logiciel de manière similaire aux Contacts, c'est-à-dire aux personnes physiques.

Cette fonctionnalité vous permet de regrouper les personnes physiques faisant partie de la même entité morale : entreprise, association, etc.

L'application Structures n'est disponible que dans l'offre Professionnelle d'AssoConnect.

Cet article traite les points suivants : 

• Import Structures
• Ajouter des champs personnalisés dédiés aux structures
• Modifier les informations d'une structure
• Fusion des structures
• Ajout d'une structure à un groupe

Fonctionnement CRM

Import Structures

Vous avez la possibilité d'importer en masse via un fichier Excel vos structures sur l'interface. Le processus sera le même que pour l'import des personnes via la page Communauté > Contacts, puis rendez-vous sur l'onglet Structures. Cliquez sur le bouton "Ajouter" > Importer des structures. 

Consultez cet article pour plus d'explications sur les Bonnes pratiques d'import.

Ajouter des champs personnalisés dédiés aux structures

Les administrateurs peuvent créer des champs personnalisés afin de stocker plus de données sur leurs structures. Ces champs personnalisés seront dédiés aux structures.

Pour créer les champs, rendez-vous dans Paramétrage > Communauté > Personnalisation des champs d'information des Structures.

Vous arrivez sur cette page :

L'ajout de ces champs personnalisés sera répercuté sur chaque formulaire de contact des structures.

Nous conseillons cet article pour des explications détaillées sur l'ajout des champs personnalisés.

Modifier les informations d'une structure

Les informations d'une structure donnée peuvent être modifiées :

• par les administrateurs via le backoffice/mode administration.
• par un utilisateur lors de l'inscription d'une structure via un formulaire d'adhésion.

Consultez ce tutoriel pour plus d'informations sur comment modifier/supprimer une structure.

Fusion des structures

Vous pouvez fusionner des structures ensemble si vous avez des doublons dans votre CRM.

Les règles de fusion sont les mêmes que pour les personnes. Certaines règles supplémentaires ont été configurées :

• Vous ne pouvez pas fusionner une personne et une structure ensemble.
• Lors de la fusion d'une Structure A (contact principal) et d'une Structure B (contact secondaire), les Personnes liées à la Structure B deviennent rattachées à la Structure A.

Exemple : "John Doe" appartient à "Facebook". Si je fusionne "Google" (en tant que contact principal) et "Facebook" (en tant que contact secondaire) ensemble, John Doe n'appartient plus à Facebook, mais à Google. Et Facebook disparaît donc.

• Lors de la fusion d'une Personne A (contact principal) et d'une Personne B (contact secondaire), les Structures liées à la Personne B sont donc déplacées vers la Personne A.

Consultez ce tutoriel pour plus d'explications sur la fusion.

Ajout d'une structure à un groupe

Une structure peut être ajoutée à un groupe donné (quel que soit son type : Fixe, Dynamique ou Avancé). Pour le faire, vous devez vous rendre dans Communauté > Contacts > Structures > Ajouter à un Groupe.

• Un groupe peut être composé de deux listes séparées, Structures et Personnes. Sur la même interface, vous aurez la possibilité de regrouper les données des Structures et Personnes appartenant au même groupe.
• Note: un groupe dynamique ne peut être composé de Structures ET de Personnes, mais de Structures OU de Personnes. 

Nous conseillons ces articles pour connaitre en détails le fonctionnement des groupes.