Configurer un formulaire d’adhésion pour les Structures – Centre d'Aide

Certaines associations comptent parmi leurs adhérents des personnes morales. C'est par exemple le cas des associations professionnelles pour lesquelles ce sont généralement des entreprises - et non des individus - qui sont adhérentes.

Pour ces associations, la fonctionnalité Structures, incluse dans l'offre Professionnelle, est particulièrement utile. Elle permet d'ouvrir la porte aux adhésions des personnes morales. Explication :

Rappel sur le fonctionnement des formulaires d'adhésion
Créer un formulaire d'adhésion dédiée aux Structures
L'ajout manuel d'une structure dans le formulaire d'adhésion
Adhésion en ligne

Rappel sur le fonctionnement des formulaires d'adhésion

Le formulaire d'adhésion pour les structures fonctionne exactement de la même manière que celui pour les personnes physiques.

Il permet de :

Permettre les adhésions en ligne (par les structures elles-mêmes) et/ou ajouter des structures manuellement en tant qu'administrateur,
Collecter des informations qui seront enregistrées dans votre Communauté, dans l'onglet Structures,
Proposer différents tarifs d'adhésion et moyens de paiement,
Enregistrer automatiquement les adhésions en comptabilité, etc.

Créer un formulaire d'adhésion

Le paramétrage d'un formulaire d'adhésion pour les structures est similaire à celui des personnes physiques.

Il suffit de vous rendre sur la fonctionnalité Adhésions (depuis le menu latéral gauche), puis de cliquer sur "Créer un nouveau formulaire".

Choisissez alors "Structures" à la question "Qui sont vos adhérents ?" :

Si ce choix ne vous est pas proposé, assurez-vous que la fonctionnalité "Structures" est bien activée (depuis le menu latéral gauche).

Une fois ce choix fait, vous arrivez sur la page de configuration de votre formulaire dédié aux adhésions des Structures. Suivez les différentes étapes proposées et indiquez :

un titre, une description, une photo pour rendre attractif votre formulaire d'adhésion,
les tarifs d'adhésion, et des éventuelles options supplémentaires,
les informations que vous devez collecter à propos des structures adhérentes - elles seront enregistrées dans la fiche profil de chaque structure,
les moyens de paiement acceptés, etc.

Si vous choisissez de permettre les adhésions en ligne - notre recommandation pour alléger votre charge de travail -, n'oubliez pas de publier votre formulaire d'adhésion. A tout moment, vous pourrez le modifier.

Pour plus d'informations sur la création d'un formulaire d'adhésion, consultez cet article.

L'ajout manuel d'une structure à un formulaire : les adhésions hors-ligne

Comme pour un formulaire dédié aux Personnes, vous pouvez ajouter une Structure en tant que membre via un formulaire d'adhésion. Ci-dessous les étapes :

Rendez-vous dans Communauté > Adhésions > Inscrits :

1. Ajouter un adhérent

Sur la liste d'inscrits, cliquez sur le bouton ''+Ajouter un adhérent''.

2. Choisir la formule d'adhésion

3. Remplir les informations concernant la structure

A cette étape, vous pouvez éditer le formulaire de contact de la structure.

Vous ne pouvez cependant pas ajouter d'informations sur les personnes liées à cette structure.

4. Ajout des informations de paiement

Cas 1 : vous avez déjà reçu le paiement de l'adhésion

Si vous avez reçu le paiement hors ligne de la structure pour son adhésion, c'est le moment de l'indiquer. Renseignez les informations sur le moyen de paiement (chèque, virement, etc.), le montant et le compte bancaire impacté. N'oubliez pas d'enregistrer.

Les écritures comptables correspondantes seront générées automatiquement.

Cas 2 : vous n'avez pas encore reçu le paiement de l'adhésion

Si vous n'avez pas encore reçu le paiement de l'adhésion, cochez simplement "Paiement ultérieur" puis enregistrez.

Lorsque vous recevrez le paiement, revenez sur votre campagne d'adhésion :

dans la liste des adhérents, identifiez la structure qui vous a fait parvenir son paiement (au besoin, utilisez le filtre "Aucun paiement" ou "Paiement partiel"),
cliquez sur l'oeil à droite sur sa ligne correspondante,
cliquez sur "Nouveau" au niveau de la ligne "Paiement" et renseignez les informations.

A noter : Une fois la structure enregistrée en tant qu'adhérente, elle apparait dans votre Communauté en tant que telle, avec un bagde jaune actif. C'est vrai qu'elle ait payé son adhésion ou non.

Adhésion en ligne

A l'instar des personnes physiques, les structures peuvent adhérer en ligne si vous leur en laissez la possibilité.

L'avantage principal réside dans le gain de temps : vous n'avez pas à saisir les informations, la personne qui adhère pour la structure le fait elle-même. Il lui suffit d'aller sur le lien du formulaire que vous lui avez communiqué et de suivre les étapes.

Le parcours est similaire à celui des personnes physiques, donc voici un exemple avec du paiement en ligne :

Pour aller plus loin :