Paramétrer l'identifiant unique de sa Communauté – Centre d'Aide

Pour différencier chaque membre de la liste des personnes enregistrées, le logiciel a besoin d'un critère. Pour cela, il est nécessaire de définir l'identifiant unique de votre choix.

L'identifiant unique peut aussi servir d'identifiant de connexion aux membres se connectant au site.

Il permet également d'éliminer les doublons lors d'une mise à jour des informations via un import excel. Les données copiées depuis le fichier excel devront alors contenir la colonne de l'identifiant.

Cet article traite des points suivants :

Modifier l'identifiant unique
Choisir un type d'identifiant unique
Enregistrer des personnes sans mail ou le partageant

Modifier l'identifiant unique

Vous pouvez modifier l'identifiant depuis votre centre de paramétrages accessible en bas du menu latéral de votre espace administrateurs (1)

Une fois sur le centre de paramétrages, cliquez sur Communauté (2)

Le paramétrage en question se trouve dans la section Sécurité :

Il suffit de cliquer sur le bouton "Modifier" et vous aurez les options d'identifiants uniques possibles :

Cette page est également accessible depuis la page Communauté > Paramétrage.

Choisir un type d'identifiant unique

L'ID du contact

L'ID du contact correspond à une série de chiffres générée par le logiciel pour chaque membre.

Chaque Id est unique. C'est la raison pour laquelle cet identifiant est sélectionné par défaut.

Vous avez accès aux ID de contact attribués aux membres depuis Communauté >Contacts en sélectionnant le champ Id du contact dans les Informations à afficher.

Avec cette méthode, une personne ne pourra se connecter (avoir accès à un espace membre, effectuer des achats en son nom) que si elle a renseigné une adresse email.

Lors d'une mise à jour des informations des membres via import Excel, la colonne ID du contact doit faire partie des données copiées/collées. Cela évitera la création de doublons.

L'adresse email

Le nom/prénom ne permet pas de différencier les membres, car les homonymes existent. Par contre, les adresses email sont uniques, c'est pour cela que nous vous offrons la possibilité de sélectionner ce champ comme identifiant unique.

Si ce mode est choisi, les membres pourront se connecter via leur adresse email.

Si certains de vos membres n'ont pas d'email, ou si plusieurs personnes partagent le même email, cet identifiant ne pourra pas être sélectionné.

Un champ spécifique

Si votre organisation possède déjà un champ permettant d'identifier chaque membre (n° de matricule ou n° de licence), vous avez la possibilité de l'utiliser comme identifiant unique.

Il vous suffit au préalable de créer ce champ dans la section Communauté > Paramétrage.

Ensuite, vous pourrez retourner dans votre centre de paramétrage (Paramètres > Communauté) et sélectionner ce champ comme identifiant unique :

Si vous choisissez cette option, chaque membre sera reconnu grâce à ce champ. Il pourra se connecter soit via ce champ spécifique, soit via son email.

Attention : si le champ spécifique que vous choisissez est de type texte, il ne pourra accepter que les caractères suivants : lettre sans accent, chiffre, tiret et astérisque. Ex : "Matricule 12345" ne sera pas accepté, mais "matricule12345" le sera.

Ce champ spécifique devra être inclus dans vos imports de membres via Excel.
Une personne pourra s'inscrire temporairement sans ce champ spécifique grâce à son adresse mail (par exemple, un joueur qui n'a pas encore de numéro de licence).

Enregistrer des personnes sans email ou le partageant

Vous pouvez avoir dans votre base des personnes sans email ou qui le partagent à plusieurs. C'est par exemple le cas lorsque l'adresse email renseignée pour les enfants est celle des parents.

Une personne sans email ne recevra pas de mails de la plateforme (reçus et factures, configuration de mot de passe). Si ajoutée manuellement, elle ne sera pas informée de la création de son compte.

Dans ce cas, sélectionnez un identifiant unique ne faisant pas intervenir l'email, à savoir :

L'ID de contact : tous les comptes associés à une même adresse email seront proposés à la connexion. Il suffira de choisir le compte utilisé puis d'entrer le mot de passe ;
Un champ spécifique : l'utilisateur pourra se connecter avec cet identifiant au lieu de l'email.

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