Avant de commencer
Afin de gagner du temps en évitant d'importer vos membres un par un, AssoConnect offre la possibilité de réaliser un import massif via fichier Excel.
Voici les étapes abordées pour vous accompagner dans l'import :
Comment accéder à la page d'import
Pour ajouter plusieurs personnes depuis un fichier Excel, rendez-vous sur Communauté > Contacts > + Ajouter > Importer des personnes.
Les étapes d'import
Vous trouverez ci-dessous les différentes étapes qui vous guideront dans la procédure d'import.
Préparation à l'import
Cette première étape est décisive, car elle permet de :
- Prendre connaissance des recommandations via le guide consacré à l'import.
- Si besoin, tester l'import avec des données fictives en téléchargeant un fichier exemple.
Nous recommandons d'utiliser le fichier exemple afin de réduire le risque d'erreur. Un fichier vide est aussi proposé depuis la page Communauté > Consulter le guide consacré à l'import.
Vous utilisez votre propre fichier ? Consultez l'article sur le formatage de fichier excel.
Lors d'un import, AssoConnect fera correspondre les champs d'information, créés dans le logiciel depuis la page Communauté > Paramétrage et les colonnes de votre fichier Excel.
Il est donc nécessaire de créer un champ d'information dans le logiciel pour chaque colonne de votre Excel. Consultez ces articles pour plus d'explications sur le paramétrage de ces champs.
Copier / Coller vos données dans le logiciel
Copiez les données de votre Excel en incluant les en-têtes de colonnes. Assurez-vous que les libellés de colonnes soient strictement identiques aux champs d'information de la page Communauté > Paramétrage.
Collez-les dans l'emplacement prévu et cliquez sur Suivant.
S'il ne s'agit pas de votre premier import, mais d'une mise à jour de membres existants.
Assurez-vous que l'excel que vous copiez/collez ci-dessus contient une colonne 'Identifiant AssoConnect' et que les personnes que vous souhaitez mettre à jour ont bien un ID dans l'excel. Cet ID sera utilisé pour reconnaître les personnes déjà existantes dans AssoConnect et qui doivent être mises à jour. L'ID est généré par AssoConnect et récupérable via l'export des données.
Identification des champs
Cette étape permet de faire correspondre chaque colonne de votre Excel avec les champs configurés depuis la page Communauté > Paramétrage.
Il faut pour cela que les noms de colonnes soient strictement identiques aux champs définis dans le logiciel. Si besoin, vous pouvez décider d'ignorer certaines colonnes.
Cliquez ensuite sur "Continuer".
Aperçu avant import
S'il y a des erreurs, elles apparaissent en rouge. Vous pouvez les modifier directement dans la case rouge, ou bien les modifier dans votre tableau Excel pour refaire un copier/coller.
Le bouton Rechercher les utilisateurs existants permet de détecter les personnes déjà enregistrées dans la base avec l'identifiant unique.
l'identifiant unique permet de différencier chaque utilisateur et donc d'éviter la création de doublons.
Une fois les utilisateurs existants identifiés, vous pourrez décider de mettre à jour ou non leurs données. Vous pouvez également choisir d'ajouter ou d'ignorer les nouveaux membres.
Finaliser l'import
Vous pouvez ensuite décider d'importer ces membres en tant qu'adhérents, donateurs, ou bien de les ajouter à un ou plusieurs groupes, en précisant éventuellement la date de fin de l'appartenance au groupe.
Réimporter des personnes existantes
Principe
Si vous avez déjà des personnes enregistrées dans votre base, vous pouvez effectuer un export puis un réimport pour mettre à jour leurs informations.
L'import se fait au même endroit que la page d'import indiquée plus haut dans l'article.
Lors de votre import, le logiciel va vérifier si les personnes existent déjà, dans le but d'éviter les doublons, et ne mettra à jour que les informations nouvellement créées ou modifiées.
La règle de vérification varie en fonction de l'identifiant unique choisi lors de vos paramétrages.
Vider un champ pour certains membres
Il n'est pas possible de vider un champ en important un excel avec des valeurs vides, car celles-ci sont ignorées lors de l'import. Vous pouvez en revanche :
- Exporter votre excel avec les valeurs existantes.
- Modifier l'excel en supprimant les valeurs pour les membres de votre choix.
- Supprimer et recréer le champ : cela donnera des valeurs vides pour tous les membres.
- Importer l'excel contenant des valeurs pour certains membres et vide pour les autres.
Pour aller plus loin
Nous vous invitons à consulter les articles suivants pour approfondir le sujet :
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