Afin d'ajouter vos membres en masse, vous pouvez les importer via fichier Excel. Préparer votre fichier en amont permet ainsi de réduire le temps passé à corriger les erreurs lors de l'import. C'est également le meilleur moyen de s'assurer que votre base sera saine et que les informations renseignées seront valides.
Cet article traitera des points suivants :
Bonnes pratiques d'import
Paramétrer les champs d'information
Lors d'un import, AssoConnect fera correspondre :
- Les champs d'information créés dans le logiciel depuis la page Communauté > Paramétrage ;
- Les colonnes de votre fichier Excel et les valeurs qu'elles contiennent.
Il est nécessaire de créer un champ d'information dans le logiciel pour chaque colonne de votre Excel. Consultez cet article pour plus d'explications sur le paramétrage de ces champs.
Utiliser le fichier exemple
La méthode la plus simple pour éviter toute erreur lors de l'import consiste à utiliser le fichier exemple téléchargeable depuis la page d'import Communauté > Contacts > +AJOUTER > Importer des personnes.
Utiliser ce fichier présente plusieurs avantages :
- Il reprend tous les champs d'informations créés depuis Communauté > Paramétrage ;
- Chaque colonne utilise un format de nombre adapté aux valeurs qu'elle contient (texte, date, numéro, etc.).
Un passage du format date à celui de nombre dans Excel remplacera par exemple la date du 16/08/2017 par le chiffre 42963, ce qui génèrera une erreur à corriger lors de la procédure d'import.
Un fichier avec des valeurs fictives est également disponible depuis Communauté > Importer des personnes. Il vous suffira alors de remplacer ces valeurs par les vôtres avant de réaliser l'import.
Règles et formats à respecter
Identifiant unique
Si votre identifiant unique est l'email, il faut que tous vos membres aient un email (différent pour chaque membre).
De même, si votre identifiant est un champ spécifique (comme un matricule ou un n° de licence), il faut que tous les membres aient cet identifiant de renseigné.
Consultez la page Communauté > Importer des personnes > Consulter le guide consacré à l'import pour obtenir des recommandations spécifiques aux champs créés sur votre plateforme.
Champs d'information par défaut
Les champs Nom et Prénom sont obligatoires et ne peuvent être identiques.
Les valeurs que vous pouvez utiliser pour le champ Sexe en remplissant votre fichier Excel sont : “M.”, “Mr”, “Monsieur”, “Masculin”, "M" pour les hommes et "Mme", "Mme.", "Mlle", "Mlle.", "Madame", "Féminin" pour les femmes.
Attention : Sur votre plateforme, vous aurez uniquement les valeurs "Féminin", "Masculin" et "Non précisé" pour le champ "Sexe".
Les numéros de téléphone doivent comprendre entre 6 et 14 chiffres et être au format international, soit +336XXXXXXXXX pour la France.
Si vous avez un doute sur la qualité de vos numéro de téléphone, nous vous conseillons de les vérifier avant import (nous recommandons cet outil). Les faux numéros seront refusés.
Les emails ne doivent pas comporter d'accents et doivent être de la forme "___@___.__".
Les champs Dates sont au format JJ/MM/AAAA ou JJ/MM/AA. Si la date est au format JJ/MM/AAAA/HH:HH, il faudra supprimer la partie concernant l'heure (HH:HH).
Les colonnes Ville, Code postal et Pays doivent obligatoirement être indiquées en complément de la colonne Adresse.
- L'adresse doit être exhaustive pour pouvoir être vérifiée. En cas d'erreur dans la saisie de l'adresse, l'adresse retenue sera dans ce cas sera celle du centre-ville.
- Le code postal doit correspondre au pays renseigné et obéir au format du pays en question.
Champs personnalisés
Si vous créez un champ n'acceptant que certaines valeurs prédéfinies (champ de type liste déroulante ou choix multiple), les valeurs renseignées dans l'Excel devront être strictement identiques à celles définies depuis Communauté > Paramétrage. Si le mot est par exemple orthographié différemment (casse minuscule/majuscule comprise), la valeur ne sera pas acceptée.
Si vous avez plusieurs choix de valeurs pour une même personne, les valeurs doivent être séparées par le caractère "|" par exemple : Dimanche|Jeudi.
Les champs de type texte sont limités à 255 caractères et les champs de type numérique doivent être au format numérique (ie. “1”, “1.2” ou “1,2”).
Les champs de type adresse internet (URL) doivent être au format “monsite.ext” (ex. exemple.fr) ou “sous-domaine.monsite.com".
Il existe un champ de type Document à télécharger permettant la mise en ligne d'un document. Il n'est cependant pas possible d'inclure ces fichiers dans l'Excel pour les importer en masse.
Des sauts de lignes peuvent se trouver dans les cellules de votre fichier. Ceux-ci n'étant pas acceptés à l'import, il est conseillé de les supprimer directement dans votre fichier Excel.
Astuces pour nettoyer un fichier
Suppression des doublons
Cette vérification permet d'éliminer les doublons en se basant sur une ou plusieurs colonnes de référence.
Nous conseillons cet article pour des explications détaillées sur la suppression des doublons.
Rechercher et remplacer des valeurs
Cet outil, accessible via le raccourci clavier "Ctrl+F" (PC) ou "cmd+F (Mac), permet de trouver toutes les cellules contenant des valeurs correspondant au critère de recherche choisi.
Il est ensuite possible de remplacer ces valeurs, soit une par une, soit en masse. Cela est utile dans le cas d'un remplacement de valeurs simples, comme les valeurs du champ Sexe (H,F).
Consultez ce tutoriel pour plus d'informations sur la fonction Rechercher/remplacer.
Suppression des sauts de ligne
Pour supprimer les sauts de lignes, utilisez la fonction Rechercher/remplacer, puis :
- Recherchez "Alt + 010" : cela détectera les sauts de ligne ;
- Remplacez par " " : cela remplacera tous les sauts de ligne par un espace.
Consultez ce tutoriel pour plus d'explications sur le remplacement des Sauts de lignes.
Pour aller plus loin
Nous vous invitons à consulter les articles suivants pour approfondir le sujet :
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