Enregistrer un donateur ou un don sur AssoConnect – Centre d'Aide

Sur AssoConnect, vous pouvez recevoir des dons effectués en ligne par vos donateurs, ou saisir manuellement des dons et des donateurs depuis l'espace administrateur.

Cet article explique la marche à suivre et traite les points suivants :

Identifier un contact de sa Communauté en tant que donateur
Gérer le don de A à Z via un formulaire de don : quel intérêt ?
Ajouter un donateur via un formulaire de don
Réception du paiement et enregistrement en comptabilité
Émission des reçus fiscaux

Identifier un contact de sa Communauté en tant que donateur

Cette action s'effectue depuis la page Communauté > Contacts. Cochez-le ou les membres concernés, puis :

Cliquez sur + D'options ;
Choisissez l'option “Ajouter en tant que donateur” ;
Renseignez la date du don ;
Et cliquez sur le bouton Valider.

Vos donateurs sont facilement identifiables dans votre Communauté grâce au petit cœur vert sur leur ligne.

Vous devez contacter vos donateurs pour les remercier, les inviter à faire un nouveau don ou simplement les informer des nouveautés. Voici comment faire :

Filtrer par “Donateurs” ;
Sélectionner (cochez) les lignes qui vous intéressent ;
Cliquez sur le bouton Contacter.

Une petite fenêtre s’ouvrira et vous pouvez créer une campagne d’emailing ou envoyer un message rapide aux donateurs.

Cette action ne crée pas d'informations sur le don (autres que la date) et ne génère pas d'écritures en comptabilité. Le statut de donateur ne peut pas être retiré une fois donné à un membre.

Gérer le don de A à Z via un formulaire de don : quel intérêt ?

Vos donateurs sont bien enregistrés dans votre formulaire de dons. Cela génère automatiquement plusieurs actions :

l’enregistrement du don et du paiement en comptabilité ;
l'émission et l'envoi des reçus fiscaux, si vous avez activé ces paramètres : lisez notre article détaillé sur le sujet pour en savoir plus (Paramétrer l'émission des reçus fiscaux, factures et reçus pour paiement) ;
l'ajout du donateur à la Communauté (contacts) avec toutes les informations de sa fiche profil, ce qui vous permet de le recontacter facilement ;
l'ajout des informations sur les différents dons sur la fiche profil du donateur, dans l’onglet “Dons”.

Ajouter un donateur via un formulaire de dons

Cliquez sur Formulaires > Dons, puis sur “Gérer les donateurs” sur le formulaire de votre choix pour accéder à la liste des donateurs.

Si vous n'avez pas encore créé de formulaire de don, créez-en un. Lire ici comment créer un formulaire de dons.

Cliquez ensuite sur le bouton “+ Ajouter un donateur”.

Si le donateur a déjà une fiche profil dans la communauté, indiquez la personne associée au don, puis le don choisi.

S’il s’agit d’un nouveau donateur, renseignez le nom, prénom et le montant du don. Une fiche profil sera automatiquement créée dans la Communauté.

Ensuite, cliquez sur le bouton “Continuer” :

Sur la deuxième page de l’ajout, renseignez l'adresse postale du donateur. C’est obligatoire si vous émettez un reçu fiscal (lire cet article pour en savoir plus).

Vous pouvez, également, émettre le reçu fiscal au nom d’une entreprise. Pour cela, cochez la case “Don en tant qu’entreprise”.

Une fois les informations remplies, cliquez sur “Continuer”.

Renseignez le moyen de paiement et cliquez sur “Enregistrer”. Si le paiement n’est pas encore reçu, cochez la case “Paiement ultérieur” :

Le don a bien été enregistré pour le membre et en comptabilité. Une fois cette étape passée, vous revenez automatiquement sur la liste des donateurs. Vous pouvez en ajouter un autre.

Les reçus fiscaux sont générés et envoyés automatiquement au donateur si vous avez activé l’option au préalable. Plus d’informations dans nos articles : Paramétrer l'émission des reçus fiscaux, factures et reçus pour paiement et Envoyer des reçus fiscaux, factures et reçus de paiement.

Réception du paiement et enregistrement en comptabilité

Le filtre “Statut de paiement” (aucun paiement, paiement partiel, paiement reçu) vous permet de trier la liste des donateurs. Ainsi, vous pouvez relancer les personnes n’ayant pas encore payé : il suffit de les sélectionner puis de cliquer sur le bouton Envoyer un message.

Dans le cas d'un paiement ultérieur, vous devez renseigner le paiement depuis la liste des donateurs.

Cliquez sur l’icône œil “Détail” pour accéder à la transaction.

Une fois sur la page de la transaction, vous pouvez voir et modifier certaines informations.

Vous pouvez notamment :

ajouter un paiement (si le paiement n'avait pas encore été fait ou complété) : cliquez sur le bouton + Nouveau puis, dans la fenêtre qui s'ouvre, renseignez la date, le montant, le mode de paiement utilisé, le compte (banque ou caisse) sur lequel vous avez reçu le don, et toute autre information utile avant de cliquer sur Enregistrer ;
voir ou modifier les écritures en comptabilité (d'engagement ou de paiement) : cliquez sur “Voir l'écriture en comptabilité” puis, dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Editer. Enregistrez avant de fermer la fenêtre.

Après avoir enregistré ou modifié le paiement, le statut de paiement de la transaction est mis à jour en “Paiement partiel” ou “Paiement reçu”.

De plus, les écritures sont passées en comptabilité, les documents comptables sont mis à jour avec l’enregistrement du don et de son paiement.

Les autres informations éditables dans la transaction sont : le nom et le prénom du donateur (bouton jaune Modifier), l'identité et l'email de l'acheteur, qui peut être différente de celle du donateur (boutons gris Modifier), et la date du don.

Émission des reçus fiscaux

Il est possible de générer un reçu fiscal si les conditions suivantes sont remplies :

Vous avez activé les reçus fiscaux depuis les Paramètres > Reçus fiscaux et factures ;
La date de début d'émission des reçus fiscaux (indiquée sur la même page) est antérieure à la date du don.

Le reçu fiscal n’est généré que si le paiement du don est enregistré. Pour plus d'informations, consultez cet article : Paramétrer l'émission des reçus fiscaux, factures et reçus pour paiement.

Une fois ce paiement enregistré comme “Reçu”, vous pouvez consulter le reçu fiscal sur la page du détail de la transaction, accessible depuis la liste des donateurs de votre formulaire.

Points importants :

Les reçus fiscaux sont envoyés automatiquement par mail après la réception du paiement ;
Si toutefois vous avez activé l'émission des reçus fiscaux après avoir enregistré vos dons, vous pouvez les générer manuellement a posteriori. Consultez cet article pour savoir comment faire : Génération a posteriori d'un reçu fiscal ;
Vos donateurs ont accès à leurs reçus fiscaux depuis leur compte membre :

Pour aller plus loin :