Ajouter plusieurs donateurs à un formulaire de dons via un import Excel

AssoConnect vous donne la possibilité d’ajouter vos donateurs en masse par import Excel. Cela vous permet de : 

• construire l'historique des dons reçus par votre association ;
• alimenter votre Communauté avec vos donateurs et leurs informations : vous pourrez donc les recontacter facilement.

Nous vous expliquons comment :

• Accéder à la page d'import
• Préparer son fichier Excel à importer
• Copier/coller les éléments à importer
• Identifier les champs à importer
• Les vérifications à faire avant l’import
• Finaliser l’import
• Enregistrer les dons importés en comptabilité 

Il n’est pas possible de modifier les informations d’un don déjà enregistré sur le logiciel en faisant un import par fichier Excel.

Accéder à la page d'import 

Rendez-vous sur Formulaires > Dons ; puis, sur le formulaire de don de votre choix, cliquez sur l'icône "Gérer les donateurs". Vous arrivez sur la page avec la liste de donateurs de votre formulaire.

Si vous n'avez pas encore de formulaire de dons, consultez cet article sur la Création d'un formulaire de dons.

Une fois sur l’onglet Donateurs :

• cliquez sur le bouton “+ d'options” ;
• sélectionnez “Importer des participants en masse” ;
• puis cliquez sur le bouton “Valider”.

Si vous n'avez pas encore de donateurs inscrits à votre formulaire, vous pouvez importer votre liste en cliquant sur "importez dans le logiciel" dans le message affiché.

Vous arrivez sur la page suivante et pouvez commencer la préparation du fichier pour l’import.

Au terme de l'import, les donateurs seront ajoutés dans le formulaire ainsi que dans la liste des Contacts (Communauté), s'ils n'y figuraient pas. Les écritures ne seront pas ajoutées en comptabilité automatiquement, mais vous pourrez les créer a posteriori.

Préparer son fichier Excel à importer

Nous vous recommandons d'utiliser le fichier exemple (Excel) fourni afin d'éviter les erreurs. Téléchargez-le depuis la section 1 “Préparation du fichier” de la page d'import, en cliquant sur le bouton "Fichier exemple".

Celui-ci vous permettra d'avoir un fichier au bon format : vous n'aurez qu'à remplacer les contacts et les informations inscrits en exemples par les informations de vos donateurs.

Ouvrez l'Excel et renseignez les valeurs pour les différentes colonnes, dont celles relatives au don : 

• Le montant du don ;
• Le moyen de paiement ;
• La date du don.

Copier / coller les éléments à importer

Une fois l'Excel rempli avec les valeurs correspondant à vos dons, revenez sur la page d’import de votre plateforme AssoConnect et cliquez sur le bouton “Paré pour l’import !”.

Un champ d’import s’ouvre. 

Copiez puis collez toutes les valeurs de votre fichier Excel à importer dans ce champ, y compris les en-têtes des colonnes (elles facilitent l’identification des champs).

Cliquez sur le bouton “Suivant”.

Identifier les champs à importer

Vérifiez ensuite la correspondance entre les champs définis dans le logiciel (à gauche) et les valeurs pour chaque en-tête de colonne de votre fichier Excel (à droite). 

Si un champ n’est pas défini dans la colonne de gauche, recherchez-le dans la liste déroulante.

Les champs “Montant de l'opération”, “Moyen de paiement” et “Date de l'opération” afficheront les informations relatives aux dons dans la liste des donateurs une fois l'import effectué. 

Une fois tous les champs identifiés et vérifiés, cliquez sur Continuer pour passer à l'étape suivante.

Les vérifications à faire avant l’import

L'étape suivante vous permet de vérifier et corriger les éventuelles erreurs dans les informations que vous allez importer.

Cette étape permet également de choisir entre :

• Mettre à jour les informations d'un contact existant ;
• Ajouter le donateur à la communauté s'il n'est pas reconnu parmi les contacts existants ;
• Ignorer le contact et ne pas l'ajouter/mettre à jour ses informations.

Lorsque tout vous convient, cliquez sur Continuer.

Finaliser l'import 

Cette dernière étape vous permet :

• d'ajouter les donateurs importés à l’un de vos groupes existants. Pour cela, cochez la case Groupes et sélectionnez le ou les groupes de votre choix ;
• de générer des reçus fiscaux : si vous avez activé l'émission de reçus fiscaux (Paramètres > Reçus fiscaux et factures) et si une adresse postale est fournie dans votre fichier d'import, vous pouvez générer automatiquement des reçus fiscaux. Vous pouvez même envoyer les reçus fiscaux à vos donateurs par mail, en cochant également la case qui s'affiche juste en-dessous.

Enfin, cliquez sur le bouton Importer pour finaliser l’import.

Tous les membres seront ajoutés à tous les groupes sélectionnés. Pour répartir les donateurs entre différents groupes (par exemple, 5 donateurs dans un groupe et 10 dans un autre), segmentez le fichier Excel en fonction et réalisez un import par groupe.

Le don importé est désormais affiché sur la fiche profil du donateur (onglet “Dons”) et vous pouvez voir la liste complète des donateurs en filtrant la liste de vos membres depuis Communauté > Contacts. 

Enregistrer les dons importés en comptabilité 

Attention : l'import ne créé pas automatiquement les écritures comptables correspondant au don.

Pour ajouter l'écriture en comptabilité, rendez-vous sur la page de la transaction :

• soit via le formulaire de dons, onglet Donateurs, puis Détails (icône oeil) ;
• soit via Communauté > Contacts, en allant sur la fiche profil du donateur > onglet "Dons" > Détail :

Une fois sur la transaction, cliquez sur le bouton Ajouter en comptabilité.

C'est le seul clic nécessaire pour créer les écritures de produit et de compte de tiers en comptabilité. Par la suite, si le paiement n'a pas été fait auparavant, vous devez rajouter le paiement qui annulera la créance et donnera la possibilité de générer le reçu fiscal manuellement.

Pour aller plus loin :

• Ajouter plusieurs donateurs à un formulaire de dons via un import Excel
• Enregistrer un donateur ou un don sur AssoConnect
• Créer un formulaire de dons pour son association