AssoConnect vous donne la possibilité d’ajouter vos donateurs en masse par import Excel. Cela vous permet de :
- construire l'historique des dons reçus par votre association,
- alimenter votre Communauté avec vos donateurs et leurs informations -, vous pourrez donc les recontacter facilement.
Nous vous expliquons comment :
- Accéder à la page d'import
- Préparer son fichier Excel à importer
- Copier/coller les éléments à importer
- Identifier les champs à importer
- Les vérifications à faire avant l’import
- Finaliser l’import
- Enregistrer les dons importés en comptabilité
Il n’est pas possible de modifier les informations d’un don déjà enregistrer sur le logiciel en faisant un import par fichier Excel.
Accéder à la page d'import
Rendez-vous sur Communauté > Dons et identifiez le formulaire de don de votre choix et cliquez sur “Gérer”. Vous arrivez sur la page avec la liste de donateurs de votre formulaire.
Si vous n'avez pas encore de formulaire de dons, consultez cet article sur la Création d'un formulaire de dons.
L'import en masse de donateurs ne génère et n'envoie pas automatiquement les reçus fiscaux, mais il est possible de les générer a posteriori.
Une fois sur l’onglet “Donateurs”, cliquez sur le bouton “+ d'options”, sélectionnez “Importer des participants en masse” puis cliquez sur le bouton “Valider”.
Vous arrivez sur la page suivante et pouvez commencer la préparation du fichier pour l’import.
Au terme de l'import, les donateurs seront ajoutés dans le formulaire ainsi que dans la liste des “Contacts”, s'ils n'y figuraient pas. Les écritures ne seront pas ajoutées en comptabilité automatiquement, mais vous pourrez les créer a posteriori.
Préparer son fichier Excel à importer
Nous vous recommandons d'utiliser le fichier Excel fourni en exemple afin d'éviter les erreurs liées au formatage des cellules. Téléchargez-le depuis la section 1 “Préparation du fichier” de la page d'import.
Ouvrez l'Excel et renseignez les valeurs pour les différentes colonnes, dont celles relatives au don :
- Le montant du don
- Le moyen de paiement
- La date du don
Copier / coller les éléments à importer
Une fois l'Excel rempli avec les valeurs correspondant à vos dons, revenez sur la page d’import de votre plateforme AssoConnect et cliquez sur le bouton “Paré pour l’import !”.
Un champ d’import s’ouvre.
Collez-y toutes les valeurs de votre fichier Excel à importer, y compris les en-têtes des colonnes (elles facilitent l’identification des champs).
Cliquez sur le bouton “Suivant”.
Identifier les champs à importer
Vérifiez ensuite la correspondance entre les champs définis dans le logiciel (à gauche) et les valeurs pour chaque en-tête de colonne de votre fichier Excel (à droite).
Si un champ n’est pas défini dans la colonne de gauche, recherchez-le dans la liste déroulante.
Les champs “Montant de l'opération”, “Moyen de paiement” et “Date de l'opération” afficheront les informations relatives aux dons dans la liste des donateurs une fois l'import effectué.
Les vérifications à faire avant l’import
Corrigez les éventuelles erreurs identifiées en amont de l'import en modifiant directement les valeurs des cellules.
Cette étape permet également de choisir entre :
- Mettre à jour les informations d'un contact existant,
- Ajouter le donateur à la communauté s'il n'est pas reconnu parmi les contacts existants,
- Ignorer le contact et ne pas l'ajouter/mettre à jour ses informations.
Finaliser l'import
Enfin, les donateurs importés peuvent être ajoutés à l’un de vos groupes lors de l'import.
Pour cela, cochez la case “Groupes”, sélectionnez le groupe de votre choix.
Puis cliquez sur le bouton “Importer” pour finaliser l’import.
Il n'est possible d'ajouter les membres qu'à un seul groupe par import. Pour répartir les donateurs entre plusieurs groupes, segmentez le fichier Excel en fonction et réalisez un import par groupe.
Le don importé est désormais affiché sur la fiche profil du donateur (onglet “Dons”) et vous pouvez la liste complète des donateurs en filtrant la liste de vos membres depuis “Communauté”>“Contacts”.
Enregistrer les dons importés en comptabilité
Attention : l'import ne créé pas automatiquement les écritures comptables correspondant au don.
Pour ajouter l'écriture en comptabilité, rendez-vous sur la page détail de la transaction, puis cliquez sur le bouton “Ajouter en comptabilité”.
C'est le seul clic nécessaire pour créer les écritures de produit et de compte de tiers en comptabilité. Par la suite, vous devez rajouter le paiement qui annulera la créance et donnera la possibilité de générer le reçu fiscal manuellement.
Pour aller plus loin :
Pour en savoir plus, consultez les articles ci-dessous :
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