En tant que responsable de votre association, vous avez besoin de bien connaître vos donateurs, leur historique vis-à-vis de votre structure, et les ressources issues de leur générosité.
Ces informations détaillées sont généralement utiles pour remplir des dossiers de présentations, rapports d’activité, etc. Bonne nouvelle : AssoConnect vous donne la possibilité d’exporter facilement toutes ces informations.
Découvrez dans cet article :
- Où exporter les informations sur les dons et donateurs
- Quelles informations vous pouvez exporter
- Les exports d’informations pour les groupes avancés
- Pour aller plus loin
Où exporter les informations sur les dons et donateurs ?
L’interface Exports, accessible depuis Communauté dans le menu latéral gauche, offre la possibilité d’exporter massivement des informations consolidées sur vos adhérents et les adhésions.
Depuis Communauté > Centre d'Exports, choisissez "Dons & donateurs".
Vous arrivez alors sur une page dédiée qui vous propose différentes informations à exporter.
Quelles informations pouvez-vous exporter ?
Cette page d’export massif vous permet d’exporter les listes consolidées à propos des donateurs et des dons versés à votre association via AssoConnect.
A propos des donateurs
Sur la page d’export, vous pouvez choisir d’exporter les informations à propos des personnes ayant fait au moins un don à votre association.
Vous recevrez alors par mail un document Excel contenant les informations suivantes :
- Identifiant unique du contact, présent dans la Communauté
- Champs natifs de la personne : prénom, nom, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale
- Montant des dons effectués pendant l'année civile en cours
- Montant des dons effectués pendant l'année civile précédente
- Montant total de l'ensemble des dons versés à l'association et enregistrés sur AssoConnect
- Nom des formulaires de dons sur lesquels des dons ont été effectués
- Date du premier don
- Date du dernier don
A propos des donateurs dormants
Vous pouvez identifier facilement les personnes ayant versé un don à votre association il y a quelques temps. Cela vous permet de faire des analyses sur votre capacité à fidéliser vos donateurs.
Vous pouvez donc exporter les donateurs selon l'année du dernier don effectué.
Vous recevrez alors par mail un document Excel contenant les informations suivantes :
- Identifiant unique du contact, présent dans la Communauté
- Champs natifs de la personne : prénom, nom, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale
- Montant des dons effectués pendant l'année civile sélectionnée
- Montant total de l'ensemble des dons versés à l'association et enregistrés sur AssoConnect
- Nom des formulaires de dons sur lesquels des dons ont été effectués
- Date du premier don
- Date du dernier don
A propos des dons sur une période donnée
Il s’agit ici non plus des donateurs, mais bien des dons.
Ainsi, si une personne a fait plusieurs dons à votre association sur la période sélectionnée, elle apparaitra deux fois dans l’export que vous recevrez par mail.
Il contiendra les informations suivantes :
- Identifiant de la transaction, qui apparait dans la liste d’inscrits du formulaire de don
- Identifiant unique du contact, présent dans la Communauté
- Champs natifs du contact : prénom, nom, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale
- Date de la transaction, c'est-à-dire date du don ou de la promesse de don
- Montant du don
- Statut du paiement : don payé, partiellement payé ou non payé
- Moyen de paiement utilisé pour le règlement du don : carte bancaire, carte bancaire en plusieurs fois, chèque, etc.
- Nom du formulaire sur lequel le don a été effectué
Les exports des dons et donateurs pour les groupes avancés
Si vous gérez une plateforme avec des groupes avancés, cette partie vous intéressera certainement.
Prenons deux exemples pour illustrer.
Exemple 1 : les dons sont gérés au niveau des groupes avancés
Sur AssoConnect, vous gérez une association médico-sociale d'ampleur nationale (= l’administration principale) qui a différentes antennes locales (= des groupes avancés) réparties sur le territoire. Les dons sont gérés au niveau des antennes locales.
- Si vous exportez la liste des donateurs depuis l’administration principale, vous obtiendrez l’ensemble des donateurs, quelle que soit l'antenne locale à laquelle ils ont donné.
- Si vous exportez la liste des donateurs depuis un groupe avancé (ex : l'antenne PACA), vous obtiendrez uniquement les donateurs du groupe avancé sur lequel vous êtes (et non ceux d’une autre antenne).
Exemple 2 : les dons sont gérés au niveau de l’administration principale
Vous gérez toujours une association médico-sociale d'ampleur nationale (= l’administration principale) qui a différentes antennes locales (= des groupes avancés) réparties sur le territoire. Les dons sont gérés au niveau des antennes locales. Mais cette fois, les dons sont gérés au niveau principal : les donateurs donnent à l'association nationale.
- Si vous exportez les donateurs au niveau de l’administration principale, vous obtiendrez tous les donateurs.
- Si vous exportez les adhérents depuis un groupe avancé (ex : l'antenne PACA), vous obtiendrez tous les donateurs de l'association faisant partie du groupe avancé "PACA".
Pour aller plus loin
Au moment où nous écrivons cet article, il n’est pas possible d’exporter l’ensemble des informations contenues dans les champs personnalisés des fiches profils des donateurs.
Il est possible que cela évolue à l’avenir.
Dans l’immédiat, si vous avez besoin de ces informations supplémentaires, nous vous conseillons de faire ceci :
- exportez l’ensemble de vos contacts depuis Communauté > Contacts en incluant bien d’identifiant du contact ("ID du Contact"),
- exportez les informations dont vous avez besoin depuis la page d’exports présentée dans le présent article,
- consolidez l’information de ces deux Excel dans un tableau unique au moyen de l’identifiant du contact. Utilisez la fonction "Recherche V" pour la consolidation (explications ici).
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