Exporter ses dons et donateurs en masse – Centre d'Aide

En tant que responsable de votre association, vous avez besoin de bien connaître vos donateurs, leur historique vis-à-vis de votre structure, et les ressources issues de leur générosité.

Ces informations détaillées sont généralement utiles pour remplir des dossiers de présentation, rapports d’activité, etc. Bonne nouvelle : AssoConnect vous donne la possibilité d’exporter facilement toutes ces informations.

Découvrez dans cet article :

Où exporter les informations sur les dons et donateurs ?
Quelles informations pouvez-vous exporter ?
Les exports des dons et donateurs pour les groupes avancés
Exporter les informations sur les dons depuis la Communauté

Où exporter les informations sur les dons et donateurs ?

Le module Exports offre la possibilité d’exporter massivement des informations consolidées sur vos donateurs et les dons.

Depuis cette page, choisissez "Dons & donateurs".

Vous arrivez alors sur une page dédiée qui vous propose différentes informations à exporter.

Quelles informations pouvez-vous exporter ?

Cette page d’export massif vous permet d’exporter les listes consolidées à propos des donateurs et des dons versés à votre association via AssoConnect.

À noter : si vous possédez des groupes avancés, l'export depuis la plateforme principale ne contiendra pas les informations sur les adhésions de ces groupes. Il faudra exporter les données depuis le groupe directement.

À propos des donateurs

Sur la page d’export, vous pouvez choisir d’exporter les informations à propos des personnes ayant fait au moins un don à votre association.

Vous recevrez alors par mail un document Excel contenant les informations suivantes :

Identifiant unique du contact, présent dans la Communauté ;
Champs natifs de la personne : nom, prénom, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale ;
Montant des dons effectués pendant l'année civile en cours ;
Montant des dons effectués pendant l'année civile précédente ;
Montant total de l'ensemble des dons versés à l'association et enregistrés sur AssoConnect ;
Noms des formulaires de dons sur lesquels des dons ont été effectués ;
Date du premier don ;
Date du dernier don.

À propos des donateurs dormants

Vous pouvez identifier facilement les personnes ayant versé un don à votre association il y a quelques temps. Cela vous permet de faire des analyses sur votre capacité à fidéliser vos donateurs.

Vous pouvez donc exporter les donateurs selon l'année du dernier don effectué.

Vous recevrez alors par mail un document Excel contenant les informations suivantes :

Identifiant unique du contact, présent dans la Communauté ;
Champs natifs de la personne : nom, prénom, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale ;
Montant des dons effectués pendant l'année civile sélectionnée ;
Date du premier don ;
Date du dernier don.

À propos des dons sur une période donnée

Il s’agit ici non plus des donateurs, mais bien des dons.

Ainsi, si une personne a fait plusieurs dons à votre association sur la période sélectionnée, elle apparaîtra deux fois dans l’export que vous recevrez par mail.

Il contiendra les informations suivantes :

Identifiant de la transaction, qui apparaît dans la liste d’inscrits du formulaire de don ;
Identifiant unique du contact, présent dans la Communauté ;
Champs natifs du contact : nom, prénom, adresse mail, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse postale ;
Date de la transaction, c'est-à-dire date du don ou de la promesse de don ;
Montant du don ;
Statut du paiement : don payé (paiement reçu), partiellement payé ou non payé ;
Moyen de paiement utilisé pour le règlement du don : carte bancaire, carte bancaire en plusieurs fois, chèque, etc. ;
Organisation sur laquelle a eu lieu le don : le nom de la plateforme (principale ou groupe avancé) depuis laquelle l'export a été fait ;
Nom du formulaire (collecte de don) sur lequel le don a été effectué.

Les exports des dons et donateurs pour les groupes avancés

Si vous gérez une plateforme avec des groupes avancés, cette partie vous intéressera certainement.

Sur AssoConnect, vous gérez une association médico-sociale d'ampleur nationale (= l’administration principale) qui a différentes antennes locales (= des groupes avancés) réparties sur le territoire. Les dons sont gérés au niveau des antennes locales.

Si vous exportez la liste des donateurs depuis l’administration principale, vous obtiendrez les donateurs de la plateforme principale uniquement, et non ceux des groupes avancés ;
Si vous exportez la liste des donateurs depuis un groupe avancé (ex : l'antenne PACA), de la même manière, vous obtiendrez uniquement les donateurs du groupe avancé sur lequel vous êtes (et non ceux d’une autre antenne ou de la plateforme principale).

Exporter les informations sur les dons depuis la Communauté

Filtrer les donateurs de la Communauté

Au moment où nous écrivons cet article, il n’est pas possible d’exporter l’ensemble des informations contenues dans les champs personnalisés des fiches profils des donateurs.

Il est possible que cela évolue à l’avenir.

Dans l’immédiat, si vous avez besoin de ces informations supplémentaires, nous vous conseillons de procéder comme suit :

allez dans Communauté > Contacts ;
filtrez (1) la communauté en fonction de l'export à réaliser en utilisant, au choix :
- le champ "Filtrer par" pour choisir vos donateurs ;
- ou la Recherche avancée pour choisir, dans le paramètre "Dons", parmi les critères suivants : un groupe avancé ou la plateforme principale, la valeur du montant cumulé des dons, le statut du paiement (à jour ou en attente), le nombre de dons effectués, la date (avant / après / date précise)... ;
cochez la case avant le champ "Nom" (2) pour sélectionner tous les membres qui s'affichent ;
cliquez sur l'icône d'export (3) et choisissez le format souhaité.

Le fichier sera téléchargé automatiquement.

Cette méthode a l'avantage de contenir les donateurs de vos groupes et de votre plateforme principale en même temps (si vous le souhaitez), de contenir toutes les informations contenues dans les fiches profil ; bref, de personnaliser votre export selon les critères de votre choix.

Toutefois, certaines informations seront manquantes, comme les dates exactes des dons ou leurs montants. Par ailleurs, d'autres informations non liées aux dons s'y trouveront également.

Mettre en relation export des dons et export de la Communauté

Dernière solution pour vous permettre de rassembler les informations de vos membres donateurs :

exportez l’ensemble de vos contacts depuis Communauté > Contacts (ou en filtrant la Communauté comme expliqué ci-dessus), en incluant bien d’identifiant du contact ("ID du Contact") ;
exportez les informations dont vous avez besoin depuis la page d’exports présentée plus tôt ;
consolidez l’information de ces deux Excel dans un tableau unique au moyen de l’identifiant du contact. Utilisez la fonction "Recherche V" pour la consolidation (explications ici).

Pour aller plus loin :