Sur AssoConnect, vous pouvez recevoir des dons effectués en ligne par vos donateurs, ou saisir manuellement des dons et des donateurs depuis l'espace administrateur.
Cet article explique la marche à suivre et traite les points suivants :
- Identifier un contact de sa Communauté en tant que donateur
- Gérer le don de A à Z via un formulaire de don : quel intérêt ?
- Ajouter un donateur via un formulaire de don
- Réception du paiement et enregistrement en comptabilité
- Émission des reçus fiscaux
Identifier un contact de sa Communauté en tant que donateur
Cette action s'effectue depuis la page “Communauté > Contacts”. Cochez-le ou les membres concernés, puis :
- Cliquez sur “+ D'options”,
- Choisissez l'option “Ajouter en tant que donateur”,
- Renseignez la date du don,
- Et cliquez sur le bouton “Valider”.
Vos donateurs sont facilement identifiables dans votre Communauté grâce au petit cœur vert sur leur ligne.
Vous devez contacter vos donateurs pour les remercier, les inviter à faire un nouveau don ou simplement les informer des nouveautés. Voici comment faire :
- Filtrer par “Donateurs”,
- Sélectionner les lignes qui vous intéressent,
- Cliquez sur le bouton “Contacter”.
- Une petite fenêtre s’ouvrira et vous pouvez créer une campagne d’emailing ou envoyer un message rapide aux donateurs.
Cette action ne crée pas d'informations sur le don (autre que la date) et ne génère pas d'écriture en comptabilité. Le statut de donateur ne peut pas être retiré une fois donné à un membre.
Gérer le don de A à Z via un formulaire de don : quel intérêt ?
Vos donateurs sont bien enregistrés dans votre formulaire de don, désormais, vous avez l’esprit tranquille, car :
- l’enregistrement du don et du paiement en comptabilité se fait automatiquement,
- les reçus fiscaux sont, aussi, générés automatiquement,
- le donateur est ajouté automatiquement dans la communauté (contacts) avec toutes les informations de sa fiche profil, ce qui vous permet de le recontacter facilement,
- et pour finir, sur la fiche profil du donateur, vous avez toutes les informations sur ses différents dons. Pour cela, cliquez sur l’onglet “Dons”.
Ajout un donateur via un formulaire de dons
Cliquez sur Communauté > Dons, ensuite sur “Gérer” pour accéder à la liste des donateurs.
Si vous n'avez pas encore créé de formulaire de don, créez-en un. Lire ici comment créer un formulaire de dons.
Cliquez sur le bouton “+ Ajouter un donateur”.
Si le donateur a déjà une fiche profil dans la communauté, indiquez la personne associée au don, puis le don choisi.
S’il s’agit d’un nouveau donateur, renseignez le nom, prénom et le montant du don. Une fiche profil sera automatiquement créée dans la Communauté.
Ensuite, cliquez sur le bouton “Continuer” :
Sur la deuxième page de l’ajout, renseignez l'adresse postale du donateur. C’est obligatoire si vous émettez un reçu fiscal (lire cet article pour en savoir plus).
Vous pouvez, également, émettre le reçu fiscal au nom d’une entreprise. Pour cela, cochez la case “Don en tant qu’entreprise”.
Une fois les informations remplies, cliquez sur “Continuer”.
Renseignez le moyen de paiement et cliquez sur “Enregistrer”. Si le paiement n’est pas encore reçu, cochez la case “Paiement ultérieur” :
Le don a bien été enregistré pour le membre et en comptabilité. Une fois cette étape passée, vous revenez automatiquement sur la liste des donateurs. Vous pouvez en ajouter un autre.
Les reçus fiscaux sont générés et envoyés automatiquement au donateur si vous avez activé l’option au préalable. Plus d’informations dans cet article : Émettre des reçus fiscaux/factures.
Réception du paiement et enregistrement en comptabilité
Le filtre “Statut de paiement” (aucun paiement, paiement partiel, paiement reçu) vous permet de trier la liste des donateurs. Ainsi, vous pouvez relancer les personnes n’ayant pas encore payé : il suffit de les sélectionner et puis de cliquer sur le bouton “Envoyer un message”.
Dans le cas d'un paiement ultérieur, vous devez renseigner le paiement depuis la liste des donateurs.
Cliquez sur l’icône œil “Détail” pour accéder à la transaction.
Vous arrivez alors sur le détail de la transaction, dans lequel vous pouvez voir et modifier certaines informations. Cliquez sur “Voir l'écriture en comptabilité” :
Complétez alors les paiements déjà enregistrés ou à recevoir en cliquant sur le bouton “Éditer” pour le paiement concerné :
- Le statut du paiement est mis à jour, selon le paiement enregistré “Paiement partiel” ou “Paiement reçu”,
- Les écritures sont passées en comptabilité, les documents comptables sont mis à jour avec l’enregistrement du don et du paiement.
Émission des reçus fiscaux
Il est possible de générer un reçu fiscal si les conditions suivantes sont remplies :
- Vous avez activé les reçus fiscaux depuis la page “Paramétrage > Reçus fiscaux et factures”.
- La date de début d'émission des reçus fiscaux (indiquée sur la même page) est antérieure à la date du don.
Le reçu fiscal n’est généré que si le paiement du don est enregistré. Pour plus d'informations, consultez cet article : Émettre des reçus/factures.
Une fois ce paiement enregistré comme “Reçu”, vous pouvez consulter le reçu fiscal sur la page du détail de la transaction, accessible depuis la liste des donateurs de votre formulaire.
Points importants :
- Les reçus fiscaux sont envoyés automatiquement par mail après la réception du paiement,
- Si toutefois vous avez activé l'émission des reçus fiscaux après avoir enregistré vos dons, vous pouvez les générer manuellement a posteriori. Consultez cet article pour savoir comment faire : Génération a posteriori d'un reçu fiscal,
- Vos donateurs ont accès à leurs reçus fiscaux depuis leur compte membre :
Pour aller plus loin, consultez les articles ci-dessous :
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