Gérer les paiements contestés et l'arrêt des paiements en ligne (Rétrofacturation)

Un de vos membres a choisi de payer son achat par carte bancaire ou prélèvement SEPA, mais le paiement est contesté et le montant est remboursé. Comment s'en prémunir et le suivre en comptabilité ? C'est ce que nous allons voir dans cet article.

• Les paiements contestés : quelles causes, quelles conséquences ?
• Comment être alerté ?
• Y a-t-il une surveillance sur les paiements ?
• La suite : ce que vous pouvez faire en cas de paiement contesté

Les paiements contestés : quelles causes, quelles conséquences ?

Qu'est-ce qu'un paiement contesté ou rétrofacturation ?

Une rétrofacturation est une procédure de remboursement pour les achats effectués avec une carte bancaire ou un mandat SEPA.

Il permet aux détenteurs de la carte ou du compte bancaire de contester une transaction et de demander un remboursement auprès de leur banque, s'ils estiment avoir été victimes d'une fraude ou qu'ils ne sont plus d’accord sur un paiement effectué par exemple.

Deux types de rétrofacturations existent selon le moyen de paiement utilisé :

• Prélèvement SEPA (rétrofacturations les plus fréquents)
  • Au lieu d’arrêter un don en ligne, la personne stoppe le prélèvement de manière rétroactive auprès de sa banque ;
  • Le compte en banque est fermé et/ou le mandat n’est plus actif.
• Carte bancaire
  • La personne demande le remboursement d’un achat pour cause de carte volée ou perdue ;
  • Cette rétrofacturation est plus rare car possible uniquement s’il n’y a pas eu de procédure de 3-D Secure EU. Mais il reste possible pour les paiements en plusieurs fois, ou pour les montants où la banque ne demande pas de 3-D Secure.

Quel impact de la rétrofacturation en comptabilité ?

Voici ce qu'il se passe du côté de la Comptabilité et du Compte en ligne en cas de rétrofacturation :

Le paiement a été remboursé, mais la créance - qui était payée, puis ne l’est plus - demeure.

D’un point de vue comptable, le contact vous doit toujours 25 euros.

Quel impact pour vous ?

Les rétrofacturations sont rares, mais ils peuvent arriver.

Ils ont un coût, du fait de leurs incidences sur les différents acteurs impliqués (banques, prestataires de paiement, etc.).

Chaque rétrofacturation vous est donc facturé à hauteur de 15 euros.

Comment être alerté ?

Pour chaque paiement rétrofacturé, vous allez recevoir une alerte :

• sur la boîte mail de l'adresse renseignée dans la configuration de votre formulaire ;
• sur les boîtes mail des administrateurs principaux de l’organisation.

Vous pouvez aussi le voir dans le détail de la transaction ou bien sur vos opérations de compte en ligne.

ℹ️ Il s’agit parfois d’une erreur du contact : nous faisons donc tout pour lui donner un maximum d’information sur l’objet du paiement à venir. Dans le cadre de dons récurrents ou renouvellement d’adhésion, nous lui envoyons un mail afin qu’il vous contacte directement s’il souhaite en discuter avec vous.

Y a-t-il une surveillance sur les paiements ?

Ayant à cœur de maintenir un service constant et sécurisé, nous réalisons constamment une surveillance sur les paiements réalisés sur la plateforme.

En cas de taux anormal de paiements contestés, nous sommes immédiatement informés et notre équipe de conformité procède à des vérifications complètes. Dans ce cadre, nos équipes peuvent être amenées à vous appeler afin de comprendre et de réduire ces rétrofacturations.

La suite : ce que vous pouvez faire en cas de rétrofacturation?

Côté comptabilité, lorsqu’il y a un rétrofacturation, la créance est de nouveau ouverte : le contact vous doit de l’argent.

Deux solutions s’offrent donc à vous :

• Annuler/abandonner la créance ;
• Relancer votre contact afin de lui réclamer l’argent.

Annuler/abandonner la créance

1. Annuler la créance en passant une écriture d’annulation comme ceci :

   

2. Dans la page de suivi des dettes et créances, votre créance initiale et l’annulation seront affichées. Regroupez-les afin de lettrer la créance avec l’annulation. Plus de détails ici.

Relancer le contact pour lui réclamer l’argent dû

1. Identifier le contact ;
2. Lui envoyer un message ;
3. Une fois l’argent reçu, enregistrer le paiement en comptabilité pour solder la créance.

Pour aller plus loin :

• Suivi des paiements en ligne
• Fonctionnement du paiement en ligne en plusieurs fois pour les adhésions, événements et boutique

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