Como responsable de tu asociación, necesitas conocer bien a tus socios y su historial con la entidad, así como los ingresos generados por las membresías.
Esta información detallada suele ser imprescindible para elaborar dossieres de presentación, solicitudes de subvención, informes de actividad, etc. Poplico te permite exportar todos estos datos fácilmente.
En este artículo encontrarás:
- ¿Dónde exportar la información sobre membresías y socios?
- ¿Qué información puedes exportar?
- Exportaciones de socios y membresías para grupos avanzados
- Exportar información sobre membresías desde la Comunidad
Recuerda: en Poplico, toda membresía tiene obligatoriamente una fecha de inicio y una fecha de fin. Estas dos fechas determinan el periodo durante el cual la membresía se considera «activa».
¿Dónde exportar la información sobre membresías y socios?
El módulo Exportaciones permite exportar de forma masiva información consolidada sobre tus socios y sus membresías.
Desde esta página, selecciona "Membresías & Socios".
Accederás a una página específica desde la que podrás elegir qué información exportar.
¿Qué información puedes exportar?
Esta página de exportación masiva te permite obtener listados consolidados de los contactos socios y sus membresías.
Nota (1): si has activado la funcionalidad Entidades (disponible en la oferta Experto), también puedes exportar la información sobre las entidades socias. Esta opción aparecerá al realizar la exportación.
Nota (2): si tienes grupos avanzados, la exportación desde la plataforma principal no incluirá la información sobre las membresías de dichos grupos. Tendrás que exportar los datos directamente desde cada grupo.
Sobre los socios actuales
En la página de exportación puedes elegir exportar la información de tus socios actuales, es decir, aquellos cuya fecha de inicio y fin de membresía incluye la fecha de hoy.
Recibirás por correo electrónico un documento Excel con la siguiente información:
- Identificador único del contacto, disponible en la Comunidad;
- Campos nativos del contacto:
- Para personas: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono móvil, dirección postal;
- Para entidades: nombre de la entidad, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono móvil, dirección postal.
- Fecha de membresía más antigua: fecha de la primera membresía registrada en Poplico;
- Fecha de membresía más reciente: fecha en la que se registró la última membresía (membresía actual) en Poplico;
- Importe de la membresía en curso;
- Organización (plataforma principal o grupo avanzado) a la que está vinculada la membresía (aquella cuyos datos estás exportando).
Sobre los exsocios
Puedes exportar únicamente la información sobre los exsocios seleccionando el periodo de membresía.
Selecciona dos fechas. Si un contacto tuvo la membresía activa al menos un día dentro de ese intervalo, aparecerá en la exportación.
Recibirás por correo electrónico un documento Excel con la siguiente información:
- Identificador único del contacto, disponible en la Comunidad;
- Campos nativos del contacto:
- Para personas: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono móvil, dirección postal;
- Para entidades: nombre de la entidad, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono móvil, dirección postal.
- Fecha de membresía más antigua: fecha de la primera membresía registrada en Poplico;
- Fecha de membresía más reciente: fecha en la que se registró la última membresía (membresía actual) en Poplico;
- Suma de los importes de las membresías del contacto en el periodo seleccionado.
Sobre las membresías en un periodo determinado
Aquí ya no hablamos de socios —personas físicas o jurídicas— sino de membresías en sí.
Por eso, si una persona se ha dado de alta dos veces en tu asociación durante el periodo seleccionado, aparecerá dos veces en la exportación que recibirás por correo.
El archivo incluirá la siguiente información:
- Identificador de la transacción, que aparece en la lista de inscritos del formulario de alta;
- Identificador único del contacto, disponible en la Comunidad;
- Campos nativos del contacto:
- Para personas: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono móvil, dirección postal;
- Para entidades: nombre de la entidad, correo electrónico, teléfono fijo, teléfono móvil, dirección postal.
- Fecha de inicio de la membresía, es decir, la fecha a partir de la cual está activa;
- Fecha de fin de la membresía, es decir, la fecha a partir de la cual deja de estar activa;
- Fecha de la operación, es decir, la fecha en la que se realizó la alta;
- Importe de la operación (membresía);
- Estado del pago: membresía pagada, parcialmente pagada o sin pagar;
- Forma de pago utilizada para abonar la membresía: tarjeta de pago, pago fraccionado, cheque, etc.;
- Nombre del formulario en el que se realizó la alta;
- Organización (plataforma principal o grupo avanzado) a la que está vinculada la membresía (aquella cuyos datos estás exportando).
Exportaciones de socios y membresías para grupos avanzados
Si gestionas una plataforma con grupos avanzados, este apartado te será de gran utilidad.
En Poplico, imagina que gestionas un club polideportivo (= la administración principal) con varias secciones (= grupos avanzados). Las membresías se gestionan dentro de cada sección.
- Si exportas la lista de socios desde la administración principal, obtendrás únicamente los socios de la plataforma principal, no los de los grupos avanzados;
- Si exportas la lista de socios desde un grupo avanzado (p. ej., la sección de Baloncesto), del mismo modo, obtendrás únicamente los socios de ese grupo avanzado (y no los de otra sección ni los de la plataforma principal).
Exportar información sobre membresías desde la Comunidad
Filtrar los socios de la Comunidad
En el momento de redactar este artículo, no es posible exportar toda la información contenida en los campos personalizados de los perfiles de los socios.
Es posible que esto cambie en el futuro.
Por ahora, si necesitas esa información adicional, te recomendamos seguir estos pasos:
- ve a Comunidad > Contactos;
- filtra (1) la comunidad según la exportación que quieras realizar, usando a tu elección:
- el campo "Filtrar por" para seleccionar tus socios (actuales del mes en curso, anteriores respecto al mes pasado);
- la Búsqueda avanzada para filtrar por los siguientes criterios: un grupo avanzado o la plataforma principal, el periodo de membresía o su fecha (antes / después / fecha exacta), su estado, su tipo (estándar o vitalicia), el estado del pago, el importe...;
- marca la casilla junto al campo "Nombre" (2) para seleccionar todos los miembros que aparecen;
- haz clic en el icono de exportación (3) y elige el formato deseado.
El archivo se descargará automáticamente.
Este método tiene la ventaja de incluir a la vez los socios de tus grupos y los de tu plataforma principal (si lo deseas), y de recoger toda la información de los perfiles; en definitiva, te permite personalizar la exportación según los criterios que necesites.
Sin embargo, algunas informaciones estarán ausentes, como las fechas exactas de membresía o su importe. Además, el archivo también incluirá datos no relacionados con las membresías.
Combinar la exportación de membresías con la exportación de la Comunidad
Existe una última opción para reunir toda la información de tus socios:
- exporta todos tus contactos desde Comunidad > Contactos (o filtrando la Comunidad como se explica más arriba), asegurándote de incluir el identificador del contacto («ID del contacto»);
- exporta la información que necesites desde la página de exportaciones presentada anteriormente;
- combina la información de ambos archivos Excel en una única tabla usando el identificador del contacto. Utiliza la función «BUSCARV» para hacer la combinación (más información aquí).
Para saber más:
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