El formulario de alta es la herramienta que te permite gestionar tus membresías, registrar a tus socios, añadirlos a la base de datos y hacer un seguimiento del estado de pago de la cuota.
Este formulario de alta puede ser online o no (más información aquí), y te permite diferenciar grupos de socios según distintas tarifas si lo necesitas.
Este artículo cubre los siguientes puntos:
- Para qué sirven los formularios de alta
- Estado de socio y derechos asociados
- Gestionar los periodos de membresía
- Modificar las fechas de membresía de un socio
Para qué sirven los formularios de alta
Adaptar el formulario a tu actividad
Los registros de socios se gestionan en el módulo Formularios > Membresías. Según tu actividad, puedes organizarlo de varias maneras:
- Un formulario por temporada/año: uno para el año N, otro para el año N+1, etc.;
- Un formulario por tipo de socio: si tus socios se dividen en categorías distintas (profesionales/particulares, por ejemplo), con modalidades de membresía diferentes;
- Un formulario por tipo de actividad: si tienes varias actividades con modalidades de membresía distintas, te recomendamos crear un formulario por actividad.
Relación entre las membresías y el resto de funcionalidades
Al registrar a una persona en un formulario de alta, le indicas a la plataforma que se trata de un socio. Esto desencadena una serie de acciones automáticas:
- El socio se añadirá a la lista de personas de tu Comunidad. Podrás identificarlo fácilmente gracias al icono
;
- Se generarán automáticamente los asientos contables correspondientes a la membresía (y al pago de la misma si es necesario) en el módulo de Contabilidad. Más información: Conocer los asientos registrados automáticamente en contabilidad.
Consulta este artículo para saber más sobre cómo crear formularios de alta.
Estado de socio y derechos asociados
Qué es un socio en la plataforma
En tu base de contactos (Comunidad) encontrarás a todas las personas que forman parte del entorno de la asociación: donantes, socios, exsocios, administradores, etc.
Un socio es una persona que paga una cuota a la asociación: está registrada en la base de datos y vinculada a la asociación mediante una transacción económica.
El estado de socio es válido durante un periodo determinado (salvo que permitas membresías de por vida): cuando alguien se da de alta, se le considera socio durante el periodo que tú definas. Pasado ese tiempo, pasa a ser exsocio.
Identificar a los socios en tu comunidad
Los socios tienen un papel especial, por eso aparecen identificados con el icono de socio en tu comunidad. Puedes localizarlos fácilmente usando el filtro simple.
También puedes aplicar un filtro más avanzado (por fechas de membresía) con la función Filtrar, tal como se explica en este artículo.
Gestionar los periodos de membresía
Definir la duración de un periodo
Puedes configurar los periodos de membresía en el paso 2 de tu formulario de alta. Esta configuración solo afecta a las tarifas obligatorias (modalidades de membresía), no a las opcionales.
Hay tres opciones para indicar el periodo durante el que una persona tendrá el estado de socio:
- De fecha a fecha: por ejemplo, del 01/09/2023 al 31/08/2024;
- Durante X meses a partir de la fecha de alta: por ejemplo, 12 meses a partir del 01/09/2023;
- De por vida: la persona se convierte en socia a partir de su registro o de una fecha concreta, por ejemplo el 01/09/2023, y la membresía no caduca nunca.
Periodo de membresía y ejercicio contable
El periodo de membresía y el ejercicio contable no coinciden de forma automática, ya que eres tú quien define sus fechas de inicio y fin.
Lo ideal es que coincidan: por ejemplo, que el periodo de membresía y el ejercicio contable comiencen el 01/01/2023 y terminen el 31/12/2023. Lo mismo si tus membresías finalizan el 31/08.
Si el periodo de membresía no se ajusta al ejercicio contable, puedes trasladar al ejercicio siguiente los asientos relacionados con las membresías mediante un ingreso diferido.
Consulta aquí cómo registrar una o varias membresías como ingresos diferidos.
Modificar las fechas de membresía de un socio
Modificar una transacción concreta
Puedes modificar el periodo de membresía de un socio accediendo a la pestaña Socios
de tu formulario de alta y haciendo clic en el icono de ojo para ver el detalle de la transacción.
Una vez en la página de la transacción, haz clic en el botón Modificar:
Al hacer clic en ese botón, podrás modificar su periodo de membresía y guardar los cambios.
Añadir un periodo de membresía desde la Comunidad
No es posible modificar una fecha de fin ni eliminar el periodo de membresía de forma masiva. Deberás actualizar el periodo desde cada transacción individual (consulta la sección anterior).
También puedes añadir un periodo de membresía desde Comunidad > Contactos:
- Selecciona los socios correspondientes y haz clic en +opciones:
- Marca Añadir como socio e indica el periodo de membresía deseado;
- Haz clic en Confirmar:
Para saber más:
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