Recordatorios a los socios – Centro de ayuda

Como muchas asociaciones, es posible que te encuentres con socios que no pagan su membresía a tiempo o que no la renuevan.

Gestionar bien tus recordatorios te permite reducir el tiempo medio de cobro, recaudar las membresías de forma ordenada y puntual, y así mantener la tesorería de tu asociación saneada.

En este artículo te explicamos cómo organizar estos recordatorios de forma eficaz:

¿Cuándo enviar recordatorios a tus socios?
¿Cómo enviar recordatorios a tus socios en Poplico?
Buenas prácticas

¿Cuándo enviar recordatorios a tus socios?

Pagos pendientes

Puede que algunos socios no paguen su membresía en el plazo establecido.

En ese caso, necesitas enviarles un recordatorio para cobrar esos importes pendientes.

Membresía no renovada para el año siguiente

Socios de años anteriores

Son aquellos socios de temporadas anteriores que no han renovado su membresía.

Puede que algo ocurrido ese año les impidiera renovar, pero que ahora estén dispuestos a volver.

En ese caso, vale la pena recordarles que seguís aquí.

Socios activos del año en curso

Mantener una buena relación con los socios activos es clave para fomentar la renovación de membresías.

El éxito de la renovación depende en gran medida de la eficacia de tus recordatorios.

¿Cómo enviar recordatorios a tus socios en Poplico?

Recordatorios para la renovación de membresía

Puedes obtener la lista de tus exsocios o socios activos desde Comunidad > Contactos usando la opción "Filtrar por". Por ejemplo, para ver los socios activos, filtra por "Socios en junio de 2022":

Para enviarles un recordatorio, selecciona los contactos marcando la casilla a la derecha de "Nombre" y haz clic en el botón "Contactar". Se abrirá una ventana desde la que podrás crear una campaña de email o enviar un mensaje rápido.

Si tienes más de 50 contactos, marca la casilla a la derecha de "Nombre" y haz clic en "Seleccionar las xx filas" que aparece encima de la tabla. Así podrás seleccionar todos tus contactos de una vez.

Automatizar el envío de la propuesta de renovación por email

Programa un recordatorio automático para informar a tus socios sobre el plazo de renovación.

Segmentar tu base de datos

Para ello, segmenta tu base de datos mediante grupos dinámicos. Por ejemplo, desde Comunidad > Contactos, filtra por "Socios en junio de 2022" para obtener la lista de socios activos. Selecciona los contactos y haz clic en el botón "Añadir a un grupo".

Puedes añadirlos a un grupo existente o crear uno nuevo.

Para más información sobre cómo crear un grupo simple, consulta este artículo.

Crear una campaña de email para el recordatorio de renovación de membresía

Desde Email > Campañas, crea tu campaña de email.

Selecciona como destinatarios "Socios activos 2022".

Haz clic en "Continuar", elige la plantilla de email que prefieras y redacta el contenido.

Una vez en la página de confirmación, programa el envío, por ejemplo, 15 días antes de la renovación.

El envío será automático, así que no necesitas esperar a que venza la membresía actual para proponer la renovación a tus socios.

Recordatorios para exsocios

Desde Comunidad > Contactos, filtra por "Exsocios".

Vincula este segmento a un grupo dinámico y sigue los pasos descritos en el apartado "Crear una campaña de email": puedes enviarles un primer mensaje explicando por qué su membresía es importante para tu asociación y recordándoles las causas que apoyáis.

Para animar a los exsocios a renovar, una opción sencilla es ofrecerles una tarifa reducida al volver a darse de alta. Puedes reservar ese precio exclusivamente para el grupo "exsocios". Sea cual sea el incentivo, no está de más ofrecerlo, siempre que sea coherente con tus finanzas y tus estatutos.

Las personas que ya hayan renovado su membresía saldrán automáticamente de este grupo.

A quienes sigan en el grupo, puedes enviarles un segundo recordatorio indicando que es el último aviso y recordándoles, si procede, la fecha límite de inscripción.

A quienes definitivamente no hayan renovado, puedes enviarles una breve encuesta para conocer los motivos de su baja. Sus respuestas pueden ser muy útiles para mejorar la fidelización de socios este año.

Si ofreces el registro online, incluye en el email un enlace directo al formulario de renovación con instrucciones claras para que tus socios renueven de inmediato.

Este artículo te explica cómo crear y enviar una campaña de email atractiva.

Recordatorios de pago de membresías

Desde tu formulario de alta

Desde la lista de socios, el filtro "Estado del pago: sin pago, pago parcial, pago recibido" te permite ordenar la lista de tus socios.

Así puedes enviar recordatorios a quienes aún no han pagado: identifícalos con el filtro, selecciónalos y haz clic en el botón "Enviar un mensaje".

Desde tu Comunidad

También puedes enviar recordatorios a tus socios desde la Comunidad.

Ve a Comunidad > Contactos, haz clic en "Filtrar" y marca "Pago pendiente" en la sección Pago de membresía. Esto resulta útil si tienes varios formularios de alta (por ejemplo, uno para nuevas altas y otro para renovaciones).

Puedes hacer lo mismo con las donaciones: marca "Pago de donaciones" y selecciona "Pago pendiente".

Todas las personas que aún no han realizado su pago aparecerán en esta lista. Solo tienes que seleccionarlas para contactarlas.

Los importes pendientes no se muestran en la tabla y no es posible saber a qué concepto corresponden. Para obtener esta información, debes consultar manualmente las pestañas "compras, membresías y donaciones" desde las fichas de contacto.

Desde Deudas y créditos en contabilidad

En Contabilidad > Panel de control tienes acceso a toda la información principal sobre tu tesorería. Puedes hacer clic directamente en "Ver" bajo el apartado Créditos para consultar los pagos recibidos y pendientes.

Más abajo en la página del panel de control, encontrarás un apartado dedicado a deudas y créditos: también puedes acceder a tus créditos desde este resumen haciendo clic en "Consultar deudas/créditos".

Llegarás a la página de Deudas y créditos, donde puedes afinar tu búsqueda para identificar los pagos pendientes.

Verás los pagos pendientes; si lo necesitas, el icono de ojo a la derecha te permite ver el detalle de cada línea.

Desde la página de Deudas y créditos puedes contactar con las personas cuyo pago estás esperando. Solo tienes que marcarlas y hacer clic en el botón "Contactar con las personas seleccionadas".

No es posible enviar recordatorios automáticos en la plataforma. El envío debe realizarse manualmente desde cada módulo, tal como se indica en este artículo.

Buenas prácticas

Para las renovaciones

Personalizar el mensaje de recordatorio

El mensaje debe transmitir el valor de pertenecer a tu asociación y reforzar el compromiso de tus socios.

Empieza con un saludo cercano y un recordatorio claro de las ventajas de ser socio. Termina invitándoles a renovar su membresía hoy mismo.

La acción que esperas de ellos debe quedar clara. Usa un botón bien visible que enlace directamente a tu formulario de alta.

Facilitar el acceso a la página de membresía en tu sitio web

Asegúrate de que los enlaces y las llamadas a la acción para darse de alta sean bien visibles, especialmente en tu página de inicio.

La página de renovación debe ser clara y sencilla para que los socios puedan completar el proceso sin dificultad.

Ofrecer formas de pago adecuadas

Los cheques y el efectivo presentan múltiples inconvenientes: requieren recordatorios manuales y ofrecen poca trazabilidad.

Con el pago online por tarjeta de pago o el pago fraccionado, recibes los pagos de inmediato y te mantienes informado en tiempo real de los importes cobrados.

Ganarás un tiempo muy valioso que podrás dedicar a otras tareas de tu asociación.

A veces los socios necesitan algo más de tiempo para abonar su membresía. Para adaptarte a esa necesidad, puedes ofrecer el pago fraccionado con intervalos amplios entre cuotas. Por ejemplo, permitir el pago en 2 plazos separados por 3 meses.

Para cada socio que utilice el pago fraccionado por tarjeta, dispones de un calendario de pagos que te muestra los importes ya cobrados y los próximos. Así controlas tu tesorería fácilmente. Descubre cómo funciona el pago fraccionado en este artículo.

Para los recordatorios de pago

Registrar los pagos recibidos por vías offline con rapidez

Registra en tiempo real los pagos recibidos por cheque, efectivo u otros medios para mantener actualizada la lista de personas con pagos pendientes.

Así evitas enviar recordatorios a personas que ya han pagado, lo que podría dañar la imagen de tu asociación. Sería muy incómodo reclamar un pago que acabas de recibir.

Indicar la fecha de vencimiento en el email de confirmación

Puedes indicar la fecha de vencimiento de la membresía directamente en el email de confirmación que recibirá el socio tras su registro.

Para configurar el mensaje, accede al formulario de alta y marca la casilla "Personalizar el mensaje en el email de confirmación de membresía" en la sección 6 - Pago y confirmación.

Para saber más: