Los grupos simples son la herramienta clave para segmentar tu comunidad según las diferentes categorías de tu organización (secciones, áreas, tipos de socios, etc.). Puedes hacerlo de forma manual o automática según un criterio definido.
También permiten delegar parte de la gestión nombrando administradores que podrán usar algunas de las funcionalidades de la plataforma principal.
Este artículo aborda los siguientes puntos:
Tipos de grupos simples
Al crear un grupo, puedes elegir entre dos tipos: los grupos fijos y los grupos dinámicos.
Grupo fijo
Un grupo fijo te permite añadir manualmente una persona a un grupo o hacerlo de forma automática mediante un formulario (añadiendo al usuario a un grupo en el momento del registro).
Si tienes un grupo de voluntarios y Erica se une al equipo, simplemente la añades al grupo «Voluntarios» que ya tenías creado.
Grupos dinámicos
A diferencia del anterior, el grupo dinámico asigna automáticamente personas a un grupo según la información de su perfil.
Por ejemplo, asignas al grupo «Voluntarios de la Comunidad de Madrid» a todas las personas que viven en Madrid y están etiquetadas como voluntarias en tu Comunidad.
Cada vez que añadas una persona que cumpla estos criterios, quedará incorporada al grupo de forma automática.
Crear un grupo simple
Grupo fijo
Para crear un grupo simple, ve a Comunidad > Grupos y haz clic en Nuevo grupo.
A continuación, selecciona la opción Grupo fijo en la ventana que se abre.
Ponle nombre a tu grupo y haz clic en Crear el grupo.
Si gestionas tanto personas físicas como personas jurídicas (Entidades) en tu plataforma, verás la siguiente opción (en este ejemplo hemos elegido «Personas»).
Marca los miembros de tu plataforma que quieras añadir al grupo y haz clic en añadir al grupo. También puedes añadir personas en bloque mediante un archivo Excel.
También puedes añadir miembros a un grupo existente desde el módulo «Contactos» de tu plataforma.
Ten en cuenta: no es posible limitar el número de personas que se pueden añadir a un grupo, sea del tipo que sea. Sin embargo, si utilizas un formulario de alta para añadir personas a un grupo (fijo o dinámico), sí puedes limitar el número de personas que pueden darse de alta a través de ese formulario.
Grupo dinámico
Para crear un grupo dinámico, ve a la misma página y selecciona la opción «Grupo dinámico».
La incorporación de miembros al grupo se basa en un criterio:
- Eliges un campo y un valor, por ejemplo «Dirección» y «Ciudad = Madrid»;
- El sistema añade automáticamente al grupo a los miembros que cumplen ese criterio.
La asignación a un grupo dinámico es inmediata: si una persona se traslada de Madrid a Barcelona y su dirección se actualiza en la base de datos, quedará retirada del grupo de forma automática.
Puedes usar como criterios:
- Los campos de información predeterminados (dirección, teléfono, sexo, etc.) que ofrece el sistema.
- Los campos personalizados que hayas creado.
- La información relativa a donaciones y membresías.
Aunque el sistema añade automáticamente a los miembros que cumplen el criterio, en algunos casos tendrás que introducir manualmente el valor del criterio, especialmente cuando se trata de campos personalizados.
Creación desde Comunidad > Contactos
También puedes crear un grupo dinámico a partir de los criterios de búsqueda de la sección búsqueda avanzada.
Para ello, ve a Comunidad > Contactos, haz clic en Búsqueda avanzada y define tu criterio. Después, haz clic en Crear un grupo.
Crear un grupo dinámico desde el módulo de contactos te permite usar criterios adicionales propios de esa página (contraseña, último acceso, organizaciones, etc.).
Principales funcionalidades
Nombrar un administrador de grupo
Puedes restringir el acceso de un administrador a un grupo o delegarle su gestión.
Puedes nombrar uno o varios administradores por grupo; podrán gestionar su propio espacio, añadir personas a su grupo y usar las funcionalidades disponibles a nivel de grupo.
Por una limitación técnica, una persona que tenga un permiso por aplicación en el nivel superior (plataforma principal o grupo avanzado) y que además sea nombrada administradora de un grupo simple obtendrá automáticamente los derechos de administrador principal en ese nivel superior.
Si nombras varias personas administradoras de un grupo, todas tendrán los mismos derechos sobre ese grupo. Si quieres diferenciar sus roles (por ejemplo, una coordinadora y una coordinadora adjunta), te recomendamos crear un campo personalizado «Rol» en Comunidad > Configuración e indicar esos roles en los perfiles de las personas correspondientes. Si tus necesidades son más avanzadas, te recomendamos usar grupos avanzados.
Delegar funcionalidades
Un grupo simple está pensado principalmente para segmentar tu comunidad y cuenta solo con algunas de las funcionalidades del nivel principal. Desde un grupo simple puedes:
- Usar las listas de asistencia,
- Enviar emails simples y campañas de email.
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