Crear un formulario de alta te permite registrar manualmente las membresías como administrador o dejar que tus socios se inscriban online por su cuenta. Así ahorras un tiempo valioso en el registro y seguimiento de tus membresías.
Este artículo trata los siguientes puntos:
- Las ventajas de gestionar las membresías en Poplico
- Configurar tu formulario de alta
- Guardar tu formulario y publicarlo
Las ventajas de gestionar las membresías en Poplico
Gestionar tus membresías en Poplico te permite aprovechar todas las automatizaciones integradas en la plataforma.
Así, cuando se registra una membresía en tu formulario de alta (por un administrador o por el propio socio):
- los asientos relativos a la membresía y su pago se registran automáticamente en contabilidad;
- el socio y sus datos quedan guardados en tu Comunidad (si el contacto ya existe, la membresía se añade simplemente a su perfil);
- las facturas o justificantes se generan y envían automáticamente al socio;
- puedes ofrecer pago online con tarjeta bancaria.
Todo esto supone un ahorro de tiempo considerable.
Configurar tu formulario de alta
Los formularios de alta existentes aparecen en la página Formularios > Membresías.
Si aún no has creado ningún formulario, la plataforma te propondrá crear el primero directamente desde esta página.
Accederás a la página de creación de tu formulario. Tendrás que elegir entre dos tipos:
- formulario de alta inmediata: es el caso habitual: las personas inscritas se consideran socias directamente;
- formulario con solicitud de alta: las personas que quieran asociarse deberán ser validadas por un administrador antes de ser consideradas socias. Esto te permite filtrar las solicitudes.
Este artículo ofrece una visión general de las distintas etapas de configuración de un formulario.
Para profundizar en la gestión de los formularios con solicitudes de alta, consulta esta sección del centro de ayuda.
1. Información general
Son los datos esenciales y estarán visibles en tu formulario de alta.
Indica en esta sección el nombre de tu formulario (obligatorio).
La descripción y la imagen son opcionales, aunque te las recomendamos: harán el formulario más atractivo para tus socios. También puedes añadir condiciones, condiciones generales de venta o archivos adjuntos.
Esta sección sirve para explicar cómo funciona el proceso de alta. Añade toda la información que puedas para que tus socios lo tengan claro. Recuerda que puedes modificarla en cualquier momento.
2. Tarifas y planes de membresía
Este paso te permite crear tu tabla de precios mediante planes de membresía.
Debes ofrecer al menos un plan de membresía. También puedes añadir servicios opcionales (p. ej.: elección de un curso o un taller).
Para cada plan de membresía, debes indicar obligatoriamente:
- el nombre del plan: se mostrará en tu formulario de alta;
- el precio: puede ser un precio orientativo, un importe libre o una tarifa gratuita;
- el período durante el cual la persona que se una con ese plan será considerada socia (tendrá una insignia amarilla en tu Comunidad). Hay tres opciones:
- De fecha a fecha: los socios quedarán registrados durante un período fijo que tú definas, independientemente de la fecha de inicio de la membresía;
- Durante un período determinado: los socios serán considerados como tal durante un período que se calcula a partir del momento en que se dan de alta. Si defines un período de 12 meses, una membresía creada el 5 de enero finalizará el 4 de enero del año siguiente;
- Membresía de por vida: los socios permanecerán como tales de forma permanente.
La opción «Membresía de por vida» debe activarse previamente para poder usarla en tus formularios. Para ello, ve a Configuración > Formularios y venta de entradas > sección Opciones avanzadas (al final de la página) y activa Membresía de por vida.
Una vez creado tu primer plan de membresía, haz clic en + Nuevo para añadir más planes.
Tipos de tarifas
- Plan de membresía: esta tarifa es obligatoria y constituye la base de la membresía;
- Servicio opcional: permite, por ejemplo, elegir un curso o un taller;
- Venta de producto: producto complementario a la membresía (venta de ropa o equipamiento).
Haz clic en el icono de engranaje para ver más detalles.
Para profundizar más, consulta el artículo sobre la gestión de tarifas.
Opciones avanzadas
Puedes ajustar la configuración de tus formularios de alta desde Configuración > Formularios y venta de entradas.
Desde ahí puedes:
1. Personalizar la información y las tarifas visibles en tus formularios
- Limitar el número de participantes en un formulario;
- Limitar el número de participantes para una tarifa o plan concreto;
- Limitar el número de inscripciones posibles por persona en un formulario determinado;
- Restringir tarifas o planes a determinados grupos de tu comunidad.
Para más información sobre esta configuración, consulta nuestro artículo dedicado: Controlar el número de inscritos en formularios y venta de entradas
2. Automatizar y personalizar ciertas acciones tras la inscripción en tus formularios de membresía, donaciones o venta de entradas
- Asignar a un grupo (solo grupos fijos) a las personas que hayan elegido un plan;
- Asignar cada membresía a una cuenta contable específica;
- Enviar una confirmación y un justificante de inscripción para las altas manuales;
- Crear reglas de descuento basadas en la pertenencia de la persona a un grupo o en el número de participantes en el mismo formulario.
Para más información sobre esta configuración, consulta nuestro artículo dedicado: Configurar automatizaciones entre tus formularios y otras funcionalidades
3. Opciones de visualización
- En un formulario de alta, de donaciones o de venta de entradas, puedes decidir si mostrar o no la lista de personas que han participado.
Para más información sobre esta configuración, consulta nuestro artículo dedicado: Mostrar los participantes en un evento
4. Otras opciones avanzadas
- Membresía de por vida: si quieres ofrecer este tipo de membresía en tus formularios, activa esta opción. Para más información, consulta esta sección.
- Personalización del proceso de compra: personaliza la página de llegada tras confirmar la membresía, la donación o la inscripción al evento. También puedes activar el sistema de carrito para que los usuarios participen en varios formularios antes de confirmar el pedido.
Para más información sobre esta configuración, consulta nuestro artículo dedicado: Personalizar el proceso de compra y activar el sistema de carrito
Grupos de tarifas
Si ofreces una gran variedad de tarifas, puedes organizarlas en grupos de tarifas para que la visualización sea más clara. Consulta este artículo para más información.
Descuentos
Puedes añadir descuentos para ofrecer tarifas preferentes a determinados socios. Su funcionamiento se detalla en este artículo.
3. Formulario
Configuración del formulario
Esta sección te permite recopilar información sobre tus socios durante el proceso de inscripción.
Aquí encontrarás:
- la información general definida por defecto en la plataforma;
- los campos que hayas personalizado para tu asociación desde Comunidad > Configuración.
Los datos introducidos por el socio se reflejarán en su ficha de perfil, accesible desde la lista de personas registradas. Para más información, consulta el artículo dedicado.
Los campos pueden ser obligatorios, opcionales o simplemente no solicitarse durante la inscripción.
Importante: si no marcas el correo electrónico como obligatorio en la información general, los socios no podrán acceder a su cuenta.
Información mostrada en la renovación
En caso de renovación de membresía, Poplico muestra solo los datos que aún no se han completado, lo que reduce el número de campos a rellenar y simplifica el proceso.
A veces, el socio necesita actualizar ciertos datos introducidos el año anterior al renovar (por ejemplo, la elección de un curso o un taller).
En ese caso, te recomendamos eliminar los campos al final del período de membresía y crear otros nuevos. Así se borrarán los valores ya introducidos y el campo volverá a mostrarse en la renovación. También puedes crear un campo por temporada o período («certificado 2022» y «certificado 2023»).
4. Pago y confirmación
Formas de pago
Si has elegido el formulario online, puedes ofrecer varias formas de pago a tus futuros socios.
Los pagos online (de una sola vez o fraccionados) se reciben a través de tu monedero online. Para cobrar sin restricciones y transferir los fondos a la cuenta bancaria de tu organización, sigue el procedimiento descrito en este artículo sobre la verificación de cuenta.
Si gestionas tu contabilidad con Poplico, recuerda utilizar los módulos de depósito bancario y de remesa de cheques para registrar en banco los pagos en cheque o en efectivo.
Para más información sobre el pago fraccionado, consulta el siguiente artículo: Cómo funciona el pago fraccionado
Correo electrónico de confirmación
Puedes personalizar el mensaje del correo de confirmación, una buena oportunidad para añadir unas palabras de agradecimiento personalizadas.
El certificado de donación se emite para todo el carrito. Si no todas las tarifas son elegibles para el certificado de donación, crea formularios separados. La emisión de una factura solo será posible si la emisión del certificado de donación está desactivada para el formulario.
5. Publicación
La primera pregunta que debes hacerte es: ¿quieres que las personas puedan inscribirse por su cuenta en tu formulario?
Si la respuesta es «sí» (es lo que recomendamos), elige una de las 2 primeras opciones:
- Desde un enlace
- Publicación en el sitio web
Esto no te impedirá añadir personas manualmente.
Si la respuesta es «no», elige «Sin membresía online». Solo tienes que guardar y habrás terminado.
Este artículo te explica la diferencia entre un formulario online y uno sin conexión.
Para saber más, consulta el artículo sobre cómo añadir un socio manualmente.
Supongamos que has elegido las membresías online: veamos la última configuración.
Publicación desde un enlace
Indica quién puede acceder a la página:
- todas las personas que tengan el enlace que hayas compartido;
- determinadas personas según reglas personalizadas (Comunidad, Socios, etc.). En ese caso, deberán estar conectadas a su cuenta en tu plataforma Poplico.
Por último, puedes indicar las fechas de disponibilidad de tu formulario de alta. Fuera de esas fechas, nadie podrá inscribirse. Los administradores pueden modificar las fechas en cualquier momento (por ejemplo, para ampliar el plazo del formulario).
Publicación en el sitio web
La opción En el sitio web permite publicar el formulario de alta en una página de tu sitio web de Poplico. Para que el formulario sea visible, la página que lo contiene debe estar incluida en un menú del sitio desde Sitio web > Menú y páginas.
Como se indica arriba, también puedes establecer fechas de disponibilidad para tu formulario.
Para acceder al formulario a través de este enlace, tu sitio web debe estar activo (no en mantenimiento). Puedes gestionarlo desde Sitio web > Configuración y tema.
Guardar el formulario y publicarlo
Una vez configuradas todas las secciones, haz clic en Guardar.
El estado del formulario aparecerá como Publicado. Más adelante podrás cambiar este estado pasándolo a borrador, ventas suspendidas o formulario archivado.
Si al guardar el formulario se produce un error, la sección correspondiente se resaltará en rojo. Completa los datos que faltan y vuelve a guardar.
Si guardaste el formulario como borrador para revisar su aspecto, no olvides volver a la pestaña de Configuración para cambiar su estado de «Borrador» a «Publicado» y guardar de nuevo.
Ahora es el momento de compartir el enlace de tu formulario para que los interesados se den de alta. Lo encontrarás en la pestaña «Difusión». Desde ahí también tienes la opción de publicar el formulario en un sitio web externo incrustándolo en un iframe.
Para profundizar más
Para profundizar en el tema, te recomendamos los siguientes artículos:
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