Exportar donaciones y donantes de forma masiva – Centro de ayuda

Como responsable de tu asociación, necesitas conocer bien a tus donantes, su historial con tu entidad y los recursos que genera su generosidad.

Esta información detallada suele ser imprescindible para elaborar dossieres de presentación, memorias de actividad, etc. Buenas noticias: Poplico te permite exportar fácilmente todos estos datos.

En este artículo encontrarás:

¿Dónde exportar la información sobre donaciones y donantes?
¿Qué información puedes exportar?
Exportaciones de donaciones y donantes para los grupos avanzados
Exportar información sobre donaciones desde la Comunidad

¿Dónde exportar la información sobre donaciones y donantes?

El módulo Exportaciones te permite exportar de forma masiva información consolidada sobre tus donantes y las donaciones.

Desde esta página, selecciona "Donaciones y donantes".

Accederás a una página específica donde podrás elegir qué información exportar.

¿Qué información puedes exportar?

Esta página de exportación masiva te permite obtener listas consolidadas de donantes y donaciones realizadas a tu asociación a través de Poplico.

Ten en cuenta : si tienes grupos avanzados, la exportación desde la plataforma principal no incluirá la información sobre las membresías de esos grupos. Deberás exportar los datos directamente desde cada grupo.

Sobre los donantes

En la página de exportación, puedes exportar la información de todas las personas que hayan realizado al menos una donación a tu asociación.

Recibirás por correo electrónico un documento Excel con la siguiente información:

Identificador único del contacto, disponible en la Comunidad;
Campos nativos de la persona: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono fijo, teléfono móvil, dirección postal;
Importe de las donaciones realizadas durante el año civil en curso;
Importe de las donaciones realizadas durante el año civil anterior;
Importe total de todas las donaciones realizadas a la asociación y registradas en Poplico;
Nombres de las campañas de donaciones en las que se han efectuado donaciones;
Fecha de la primera donación;
Fecha de la última donación.

Sobre los donantes inactivos

Puedes identificar fácilmente a las personas que donaron a tu asociación hace algún tiempo. Esto te ayuda a analizar tu capacidad para fidelizar donantes.

Puedes exportar los donantes según el año en que realizaron su última donación.

Recibirás por correo electrónico un documento Excel con la siguiente información:

Identificador único del contacto, disponible en la Comunidad;
Campos nativos de la persona: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono fijo, teléfono móvil, dirección postal;
Importe de las donaciones realizadas durante el año civil seleccionado;
Fecha de la primera donación;
Fecha de la última donación.

Sobre las donaciones en un periodo determinado

En este caso, la exportación recoge las donaciones individuales, no los donantes.

Así, si una persona ha realizado varias donaciones a tu asociación durante el periodo seleccionado, aparecerá varias veces en el archivo que recibirás por correo electrónico.

El archivo incluirá la siguiente información:

Identificador de la transacción, que aparece en la lista de inscritos de la campaña de donaciones;
Identificador único del contacto, disponible en la Comunidad;
Campos nativos del contacto: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono fijo, teléfono móvil, dirección postal;
Fecha de la transacción, es decir, fecha de la donación o del compromiso de donación;
Importe de la donación;
Estado del pago: donación pagada (pago recibido), pagada parcialmente o pendiente de pago;
Forma de pago utilizada: tarjeta de pago, pago fraccionado con tarjeta, cheque, etc.;
Organización en la que se realizó la donación: nombre de la plataforma (principal o grupo avanzado) desde la que se realizó la exportación;
Nombre del formulario (campaña de donaciones) en el que se efectuó la donación.

Exportaciones de donaciones y donantes para los grupos avanzados

Si gestionas una plataforma con grupos avanzados, este apartado te resultará muy útil.

Imagina que en Poplico gestionas una asociación de ámbito nacional (= la administración principal) que cuenta con diferentes delegaciones locales (= grupos avanzados) repartidas por el territorio. Las donaciones se gestionan a nivel de cada delegación.

Si exportas la lista de donantes desde la administración principal, obtendrás únicamente los donantes de la plataforma principal, no los de los grupos avanzados;
Si exportas la lista de donantes desde un grupo avanzado (p. ej., la delegación de Madrid), del mismo modo, obtendrás únicamente los donantes de ese grupo avanzado (no los de otras delegaciones ni los de la plataforma principal).

Exportar información sobre donaciones desde la Comunidad

Filtrar los donantes en la Comunidad

Por el momento, no es posible exportar toda la información contenida en los campos personalizados de los perfiles de los donantes.

Es posible que esto cambie en el futuro.

De momento, si necesitas esta información adicional, te recomendamos seguir estos pasos:

ve a Comunidad > Contactos;
filtra (1) la comunidad según la exportación que quieras realizar, usando una de estas opciones:
- el campo "Filtrar por" para seleccionar tus donantes;
- o la Búsqueda avanzada para filtrar, en el parámetro "Donaciones", por los siguientes criterios: un grupo avanzado o la plataforma principal, el importe acumulado de las donaciones, el estado del pago (al día o pendiente), el número de donaciones realizadas, la fecha (antes / después / fecha exacta)...;
marca la casilla junto al campo "Nombre" (2) para seleccionar todos los contactos que se muestran;
haz clic en el icono de exportación (3) y elige el formato deseado.

El archivo se descargará automáticamente.

Este método tiene la ventaja de incluir a la vez los donantes de tus grupos y los de tu plataforma principal (si así lo deseas), así como toda la información de los perfiles. En definitiva, te permite personalizar la exportación según los criterios que necesites.

Sin embargo, algunos datos no estarán disponibles, como las fechas exactas de las donaciones o sus importes. Además, el archivo también incluirá información no relacionada con las donaciones.

Combinar la exportación de donaciones con la exportación de la Comunidad

Existe una última opción para reunir toda la información de tus socios donantes:

exporta todos tus contactos desde Comunidad > Contactos (o filtrando la Comunidad como se explica más arriba), asegurándote de incluir el identificador del contacto ("ID del Contacto");
exporta la información que necesitas desde la página de exportaciones presentada anteriormente;
combina la información de estos dos archivos Excel en una única tabla usando el identificador del contacto. Utiliza la función "BUSCARV" para la consolidación (más información aquí).

Para saber más: