Ajouter plusieurs donateurs via import excel

Avant de commencer

Dans certains cas, vous pouvez vouloir ajouter plusieurs donateurs en même temps. Cela permet d'importer l'historique des dons effectués sur les périodes précédentes et d'ajouter en masse les donateurs afin de gagner du temps.

L'import ajoute un don à un membre existant ou créé lors de l'import. Il ne permet pas de modifier en masse les informations de dons déjà enregistrés dans le logiciel (réimport). 

Cet article traite des points suivants : 

• Accéder à la page d'import
• Import des donateurs depuis un excel
• Enregistrement des dons importés en comptabilité 

Accéder à la page d'import des donateurs

Afin d'importer en masse des donateurs, rendez-vous dans la campagne de dons à laquelle vous souhaitez les ajouter. Si vous n'avez pas encore de campagne de dons, vous pouvez vous référer à l'article Création d'une campagne de dons.

Cliquez ensuite sur + d'options puis sur Importer des participants en masse au sein de la campagne et enfin sur Valider.

Au terme de l'import, les donateurs seront ajoutés dans la campagne ainsi que dans la liste des personnes enregistrées s'ils n'y figuraient pas. Les écritures ne seront pas ajoutées en comptabilité mais vous pourrez les créer a posteriori.

Import des donateurs depuis un excel

Préparation de l'import

Comme dans le cas de l'import de membres, il est recommandé d'utiliser le fichier excel fourni en exemple afin d'éviter les erreurs liées au formatage des cellules. Celui-ci peut être téléchargé depuis la section 1 de la procédure d'import.

• Le montant du don
• Le moyen de paiement
• La date du don

Il faudra créer une ligne par période pour l'import de dons récurrents. Pour un don récurrent ayant duré 12 mois, créer 12 lignes dans l'excel, pour lesquelles seule la date de l'opération change. 

Copier/coller les données dans le logiciel

Une fois l'excel rempli avec les valeurs correspondant à vos dons, copiez-les en incluant les en-têtes de colonnes. Cela permet de faire la correspondance avec les champs définis dans le logiciel. 

Collez ensuite ces valeurs dans l'interface d'import, en cochant l'option "La 1ère ligne contient le nom des colonnes et ne doit pas être importée". 

Identification des champs

Vérifiez ensuite la correspondance entre les champs définis dans le logiciel (à gauche) et les valeur pour chaque en-tête de colonne de votre fichier excel (à droite). 

Les champs Montant de l'opération, Moyen de paiement et Date de l'opération afficheront par exemple les informations relatives au don dans la liste des inscrits une fois l'import effectué. 

Aperçu avant import

Vous aurez ensuite l'occasion de corriger les erreurs identifiées en amont de l'import en modifiant directement les valeurs des cellules rouges. 

Cette étape permet également de choisir entre :

• Mettre à jour les informations d'un membre existant,
• Ajouter le membre à la communauté s'il n'est pas reconnu parmi les membres existants,
• Ignorer le membre et ne pas l'ajouter/mettre à jour ses informations. 

Finaliser l'import 

Les donateurs importés peuvent être ajoutés aux groupes existants lors de l'import. 

Le don importé est désormais affiché dans la fiche profil, et vous pourrez retrouver ces membres en tant que donateurs en effectuant un tri de votre communauté.

Il n'est possible d'ajouter les membres qu'à un seul groupe par import. Pour répartir les donateurs entre plusieurs groupes, segmentez le fichier excel en fonction et réalisez un import par groupe. 

Pour aller plus loin :

Pour en savoir plus, consultez les articles ci-dessous : 

• Ajouter plusieurs personnes
• Ajouter un donateur / un don
• Création d'une campagne de dons