Suivi des paiements en ligne

Avant de commencer

Vous collectez des paiements en ligne via des formulaires/billetteries et souhaitez faire le suivi des mouvements de fonds, des factures associés et des écritures comptables générées.

Le suivi compte en ligne se fera depuis la page Paramétrage > Compte en ligne.

Cet article aborde les points suivant :

• Factures compte en ligne
• Écritures comptables générées
• Flux entrants / sortants
• Comprendre le détail d'un virement sortant

Factures compte en ligne 

Émission d'une facture 

Lorsque vous réalisez une vente (don, adhésion, événement, etc.) faisant l'objet d'un paiement en ligne, celle-ci sera par la suite transférée sur votre compte en ligne via un mouvement de fonds.

Ce mouvement fait l'objet d'une facture compte en ligne, établie comme suit :

• Une facture est émise par billetterie/formulaire.
• Elle regroupe les ventes réalisées sur la période en cours (depuis la dernière facture).

Les factures et les écritures liées aux ventes en lignes sont générées en fin de mois. 

Les factures émises sont listées dans la section Facturation de la page compte en ligne.

Détail d'une facture

Voici un exemple de facture émise, elle liste : 

• Le formulaire/la billetterie et la période concernées.
• Le montant des frais prélevés.
• Les prestations vendues (quantité, prix et total).

Les frais de transaction du compte en ligne sont prélevés directement sur les ventes : le solde compte en ligne affiche donc la somme qui sera virée sur le compte de votre organisation.

Solde compte en ligne

Le solde affiché sur la page Paramétrage > Compte en ligne correspond aux fonds que vous avez collectés mais qui n'ont pas encore été virés sur votre compte en banque.

Pour obtenir le détail de votre solde, cliquez sur Détails du compte : vous pourrez consulter le montant total des frais de transaction prélevés.

Il existe un autre indicateur sur la page Comptabilité > Tableau de bord > Disponibilité. Il s'agit du solde comptable, calculé en cumulant les écritures comptables générées.

Celles-ci appartiennent à la catégorie 517000 et vous pouvez en faire le suivi depuis le Grand Livre.

Écritures comptables générées

Ventes en lignes 

Si l’application comptabilité a été activée, les factures font automatiquement l'objet d'une écriture en comptabilité. Comme les factures, les écritures liées aux ventes sont générées en fin de mois. 

Le logiciel a toutes les informations pour déduire les écritures à générer : 

Virements compte en ligne > compte en banque  

Contrairement aux ventes en lignes, les écritures de virement sont générées en temps réel. Une écriture de ce type sera créée immédiatement après chaque virement : 

Cas des annulations

Les mouvements de fonds liés à un remboursement font également l'objet d'une facture mensuelle du montant de la somme de toutes les annulations. Sur la facture, vous trouvez : 

• les frais de transaction liés au remboursement,
• le montant remboursé.

L'écriture générée suit la même logique que pour les ventes en ligne (détaillée ci-dessous), à la seule différence que l'on vient « annuler » les ventes avec un compte de classe 7 au débit.

Remboursement de justificatifs (Comités d'Entreprise)

Les subventions sont regroupées sur une facture mensuelle du montant de toutes les subventions accordées et virées depuis le compte en ligne. La catégorie comptable utilisée est le compte 658000.

Flux entrants / sortants 

L'ensemble des mouvements de fonds est listé dans la section Flux entrants / sortants située en bas de la page Paramétrage > Compte en ligne.

Les flux entrants sont regroupés sous le filtre de type Crédit :

• Toutes les ventes réalisées. 
• Les virements d'un compte en banque vers le compte en ligne.

Les flux sortants sont regroupés sous le filtre de type Débit :

• Les ventes remboursées.
• Les virements vers le compte en banque.

Comprendre le détail d'un virement sortant

Options pour réaliser le suivi

Comme il s'agit de mouvement interne de trésorerie (du compte en ligne au compte en banque), aucune facture n'est émise lors d'un virement. 

Cependant, vous pouvez avoir besoin d'effectué un suivi des fonds virés. Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour cela : 

• Un virement créé une écriture et une opération bancaire, qui peuvent être rapprochées. 
• Le détail des ventes en ligne peut être obtenu via un export des transactions/paiements.

Limites techniques 

Nous ne sommes actuellement pas en mesure d'afficher directement dans le logiciel : 

• Le détail des transactions, billetteries ou formulaires liés à un virement sortant. 
• Les tiers/personnes liées aux écritures de vente en ligne. 

Le suivi détaillé se fera donc via l'export des transactions/paiements. Nous sommes à l'écoute de vos retours, n'hésitez donc pas à nous contacter pour nous faire part de vos besoins.