Avant de commencer
Les groupes simples sont l'outil essentiel pour segmenter votre communauté en fonction des différentes catégories de votre organisation (sections, pôles, types de membres, etc.). Cette répartition peut se faire manuellement ou automatiquement selon un critère défini.
Ils permettent aussi de déléguer une partie de la gestion en nommant des administrateurs qui pourront utiliser certaines des fonctionnalités de la plateforme principale.
Cet article aborde les points suivants :
Les types de groupes simples
Lors de la création d'un groupe, deux types de groupes sont proposés : Les groupes fixes et les groupes dynamiques.
Groupe fixe
Un groupe fixe vous permet d'ajouter manuellement une personne à un groupe ou automatiquement via le formulaire de billetterie (ajouter l'utilisateur a un groupe lors de l'inscription).
Si vous avez un groupe bénévole et qu'Alexia rejoint l'équipe, vous allez alors ajouter cette dernière au groupe "Bénévole" initialement créé.
Groupes dynamiques
Par opposition, le groupe dynamique vous permet d'affecter automatiquement des personnes à un groupe donné en fonction des informations présentes sur sa fiche profil.
Vous affectez au groupe "Groupe de bénévoles agissant en Rhône-Alpes Auvergne" les personnes habitant en Rhône-Alpes Auvergne étiquetés en tant que bénévole dans votre Communauté.
A chaque fois que vous ajouterez une personne correspondant à ces critères, cette dernière sera automatiquement ajoutée au groupe.
Créer un groupe simple
Groupe fixe
Pour créer un groupe simple, rendez-vous sur la page Communauté > Groupes et cliquez sur Nouveau groupe.
Sélectionnez ensuite l'option groupe fixe dans la fenêtre qui s'ouvre.
Si toutefois, vous gérez les personnes physiques et morales sur votre plateforme, vous aurez le choix suivant en cliquant sur 'Continuer' (ici, nous avons choisi 'Personnes').
Cochez ensuite les membres de votre plateforme que vous souhaitez ajouter au groupe puis cliquez sur ajouter au groupe. Vous pouvez aussi ajouter des personnes en masse via un fichier excel.
Vous pouvez également ajouter des membres à un groupe existant depuis le module 'Contacts' de votre plateforme.
Groupe dynamique
La création d'un groupe dynamique se fait depuis la même page via l'option groupe dynamique.
L'ajout de membres au groupe se fait selon un critère :
- Vous choisissez un champ et une valeur à respecter, par exemple "Adresse" et "Ville = Paris".
- Le logiciel ajoute automatiquement au groupe les membres validant ce critère.
L'affectation à un groupe dynamique est instantanée : si une personne déménage de Paris à Lyon et que son adresse est mise à jour dans la base de données, elle sera automatiquement retirée du groupe.
Peuvent être utilisés comme critères :
- Les champs d'informations par défaut (adresse, téléphone, sexe, etc.) proposés par le logiciel.
- Les champs d'informations personnalisés que vous avez créés.
- Les informations concernant les dons et adhésions.
Si le logiciel ajoute automatiquement les membres validant le critère, il vous est parfois nécessaire de renseigner vous-même la valeur du critère, notamment pour les champs personnalisés.
Création depuis la page Communauté > Contacts
Vous pouvez aussi créer un groupe dynamique à partir des critères de recherche indiqué dans la section affiner la recherche.
Pour cela, rendez-vous sur la page Communauté > Contacts, cliquez sur Affiner et définissez votre critère. Ajoutez ensuite les membres en cliquant sur Ajouter au groupe.
La création d'un groupe dynamique depuis le module contacts permet d'utiliser des critères supplémentaires liés à cette page (mot de passe, dernière connexion, organisations, etc.).
Principales fonctionnalités
Nommer un administrateur de groupe
Vous pouvez souhaiter limiter l'accès d'un administrateur à un groupe ou lui déléguer la gestion de ce groupe.
Vous pouvez alors nommer un administrateur par groupe, qui pourra gérer son propre espace, ajouter des personnes à son groupe et utiliser les fonctionnalités accessibles au niveau du groupe.
En raison d'une limite technique, une personne avec un droit par application au niveau supérieur (plateforme principale ou groupe avancé), et nommée administrateur de groupe simple, disposera automatiquement du droit d'administrateur principal au niveau supérieur.
Déléguer des fonctionnalités
Un groupe simple permet avant tout de segmenter votre communauté et dispose de seulement quelques-unes des fonctionnalités du niveau principal. Il est ainsi possible de :
- D'utiliser les feuilles de présence,
- D'envoyer des emails simples et des campagnes d'emailing.
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