Si vous recevez des paiements par chèques, déposer ou envoyer le chèque à votre banque ne suffit pas. Il faut également l'enregistrer comptablement. Bonne nouvelle : AssoConnect vous permet de le faire facilement.
Découvrez dans cet article comment :
- Générer une remise de chèques
- Modifier la date de la remise de chèques
- Supprimer une remise de chèques
- Retrouver un chèque qui n'apparaît pas
Le principe de la remise de chèque
Si vous venez d'enregistrer un paiement par chèque, ce dernier se trouve dans une situation intermédiaire :
- Il figure parmi les chèques en attente de remise dans Comptabilité > Saisie > Remise de chèques ;
- Il est lié en comptabilité au compte 511200 - Chèques en attente de remise.
L'objectif de la remise de chèques est donc double :
- Générer automatiquement un bordereau à remettre en banque ;
- Rattacher l'écriture à un compte 512 (Banque) suite à l'enregistrement de la remise.
Il est donc important de bien remettre les chèques en banque afin que l'écriture soit liée à un compte banque. Par exemple, un chèque non remis en banque n'apparaîtra pas dans le rapprochement bancaire.
À noter : Si vous avez enregistré plusieurs paiements par chèque pour une même recette, seuls les chèques indiqués comme Reçus apparaîtront dans la page de Remise de chèques, c'est-à-dire les chèques pour lesquels la case "Paiement reçu" a été cochée.
Par exemple, le chèque de 5 euros ci-dessous apparaîtra bien dans la page de Remise de chèques.
Générer une remise de chèques
Vous avez enregistré plusieurs recettes payées par chèques depuis Saisie > Recette et souhaitez désormais effectuer votre remise de chèques.
Rendez-vous sur la page Comptabilité > Saisie > Remise de chèques.
Une fois sur cette page, voici comment remettre les chèques en banque :
- Sélectionnez les chèques que vous souhaitez remettre en banque ;
- Cliquez sur le bouton Déposer X chèques qui apparaît et indiquez dans la fenêtre de dialogue qui s'ouvre la date de la remise et le compte bancaire sur lequel vous voulez remettre le chèque ;
- Cliquez sur Enregistrer : vos chèques ont été remis. Le PDF de remise s'ouvre automatiquement.
Un onglet s'ouvre alors automatiquement avec le bordereau de remise de chèques généré.
À noter : Nous générons dorénavant un bordereau différent pour les Autres types de chèques (ANCV, coupon sport, etc.) où nous faisons figurer le Tiers lié à l'écriture au lieu de l'Emetteur. En effet, ce dernier champ n'est pas une information demandée au moment de l'enregistrement de ce type de chèque.
Une fois les chèques remis en banque, vous pouvez les retrouver dans votre onglet Historique des chèques.
Important : Il n'est pas possible de remettre en banque en même temps des chèques de natures différentes, comment un chèque classique et un chèque ANCV par exemple.
Nous nous assurons que vous ne faites pas cette erreur en affichant un message d'erreur en cas de tentative. En vous aidant des filtres et des icônes, vous pouvez facilement sélectionner un unique type de chèques.
Modifier une remise de chèques
Vous avez enregistré votre remise de chèques, mais avez saisi une mauvaise date de remise en banque ou un mauvais compte en banque ? Voici comment modifier ces informations.
Rendez-vous dans Comptabilité > Saisie > Remise de chèques, sur l'onglet Bordereaux.
Aidez-vous des différents filtres pour retrouver la remise en question et cliquez sur l'icône Editer. Une boîte de dialogue s'ouvre, vous proposant de modifier le compte en banque ainsi que la date de remise.
Suppression d'une remise de chèques
Si vous avez fait une erreur lors de votre remise ou qu'un chèque a été remis par erreur, vous pouvez supprimer la remise sans fausser votre comptabilité.
Supprimer une remise dans son intégralité
Dans l'onglet Bordereaux, retrouvez la remise en question et cliquez sur l'icône Supprimer la remise.
La remise a été supprimée : vos chèques liés à la remise figurent de nouveau à la liste des chèques en attente de remise et l'écriture de remise en banque est supprimée.
Suppression d'un chèque déjà remis
Supprimer un chèque déjà remis en banque aura pour effet de supprimer la remise de chèques liée. Il faudra alors réenregistrer la remise de chèques.
Attention : la suppression d'un chèque déjà remis annulera la remise dans son intégralité. Tous les chèques liés à la remise seront ajoutés dans la liste des chèques en attente de remise. À noter qu'il n'est pas possible de faire une remise de chèque si l'exercice est clos.
L'annulation de la remise aura également pour effet d'annuler la validation du relevé de rapprochement où cette remise avait été pointée.
Si un chèque a été rejeté par la banque, procédez comme décrit ici.
Retrouver un chèque qui n'apparaît pas
On a déposé plusieurs chèques au local de votre association et vous voulez les déposer à la banque.
Pour cela, vous vous rendez sur la page de Remise pour retrouver les chèques en question et générer un bordereau. Toutefois, un des chèques est manquant et n'apparaît pas sur cette page.
Il est possible qu'il n'ait tout simplement pas été enregistré ou indiqué comme payé dans le logiciel.
Pour rappel, vous trouverez sur la page de Remise de chèques l'ensemble des chèques indiqués comme payés dans AssoConnect. Par exemple, si un adhérent ne vous a pas encore remis de chèque et n'a donc pas encore payé son inscription, vous ne retrouverez pas ce chèque sur la page de Remise. La première étape consiste donc à vérifier que vous avez bien enregistré une telle transaction, puis que vous l'avez ensuite bien indiquée comme payée.
Pour retrouver la transaction en question, plusieurs options :
- Passer par la page de Recherche ou la page "Dettes et Créances" depuis Comptabilité > Saisie > Suivre vos dettes et créances ;
- Passer par une des collectes paramétrées (exemple : il s'agit d'une adhésion, retrouvez l'adhérent en question dans la liste des inscrits de la campagne d'adhésion en question) ;
-
Passer par la Communauté en consultant la fiche profil de l'émetteur du chèque. Attention, il peut arriver que l'émetteur du chèque ne soit pas la personne liée à la transaction dans le logiciel (ex : un parent paye l'adhésion de son enfant).
Lorsque vous retrouvez la ligne de transaction en question, il vous suffit d'indiquer le chèque comme payé. Cliquez sur le détail de la transaction, cliquez sur Ajouter un paiement en-haut et renseignez le paiement par chèque.
Le chèque apparaît alors sur la page de Remise de chèques.
Vous pouvez sélectionner les chèques souhaités, générer un bordereau de remise et aller déposer l'ensemble à la banque.
Si vous ne retrouvez pas la ligne en question, il est probable qu'il s'agisse d'une recette que vous n'avez pas enregistrée au préalable. Dans ce cas, enregistrez le chèque en passant par un des formulaires (Adhésion, Don, Evénement, Boutique en ligne) ou par l'outil de Saisie en Comptabilité.
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