La page Dépôt/Retrait d'espèces permet de saisir en comptabilité les opérations de retrait et dépôt d'espèces entre votre caisse et votre compte en banque. Cet article vous explique :
- Fonctionnement des comptes caisses
- Enregistrer un dépôt ou un retrait d'espèces
- Suivi des dépôts / retraits d'espèces
- Les opérations comptables liées à un dépôt / retrait d'espèces (avancé)
Fonctionnement des comptes caisses
Création de la caisse
Dans le logiciel, vous avez la possibilité de créer un ou plusieurs comptes caisses, distincts de vos comptes banque, ainsi que d'éditer leur nom par exemple.
Pour cela, rendez-vous sur Comptabilité > Configuration, puis Caisses. Vous arrivez directement sur l'onglet "Caisses de l'organisation".
Créditer ou débiter ce compte caisse
Votre caisse (compte 531) se crédite / débite en fonction des flux que vous enregistrez comptablement dans le logiciel :
- Si vous enregistrez une dépense payée par espèces, votre compte caisse est crédité ;
- Si vous enregistrez une recette payée en espèces, votre compte caisse est débité.
Voyons comment cela se matérialise dans le logiciel.
Vous avez payé un achat d'écran d'ordinateur en espèces. Sur la page Comptabilité > Saisie > Dépense, vous avez renseigné l'opération suivante :
Le logiciel va alors créditer votre compte caisse qui est attaché à votre compte bancaire "Compte principal".
Enregistrer un dépôt ou un retrait d'espèces
Si vous vous rendez au guichet pour retirer de l'argent du compte bancaire de l'association, ou en déposer, il faut impérativement l'indiquer sur le logiciel : il ne peut pas deviner que vous avez fait un aller-retour à la banque.
Il faut donc enregistrer comptablement le dépôt ou le retrait d'espèces.
Pour cela, rendez-vous sur la page Comptabilité > Saisie > Dépôt/Retrait d'espèces.
Vous arrivez sur une page dédiée où il vous faut indiquer :
- Le compte en banque et le compte caisse impactés par l'opération ;
- S'il s'agit d'un retrait ou d'un dépôt ;
- Le montant du retrait ou du dépôt ;
- La date de l'opération.
Cliquez sur Enregistrer. Une écriture entre le compte bancaire 512 et son compte caisse 531 associé est alors passée en comptabilité. Le retrait ou le dépôt effectué dans la vie réelle existe désormais comptablement entre un compte en banque et son compte caisse associé.
Suivi des dépôts / retraits d'espèces
Vous pouvez retrouver les dépôts et retraits effectués en vous rendant sur la page Comptabilité > Recherche. Il suffit de filtrer les écritures via le compte caisse de votre choix.
Il est également possible de suivre les dépôts et retraits sur une période donnée via les documents comptables. En filtrant sur un compte caisse donné, le Grand Livre permet d'afficher :
- Le solde au début de l'exercice ;
- Le détail des écritures saisies ;
- Le solde à la date de consultation ou à la fin de l'exercice.
Les opérations comptables liées à un dépôt / retrait d'espèces (avancé)
Il n'est pas nécessaire de connaître ces opérations puisque le logiciel s'en charge pour vous. Cette section sert plutôt à votre culture générale 😉
Pour chaque dépôt d'espèces, le logiciel passe les opérations suivantes :
Libellé | Compte | Débit | Crédit |
Dépôt d'espèces - compte A | 580000 (virement interne) | x € | |
Dépôt d'espèces - compte A | 531001 (caisse) | x € | |
Dépôt d'espèces - compte A | 512001 (banque) | x € | |
Dépôt d'espèces - compte A | 580000 (virement interne) | x € |
Finalement, pour un dépôt d'espèces :
- Le compte caisse est crédité ;
- Le compte bancaire est débité.
Dans le cas d'un retrait d'espèce, le mouvement est inversé : le compte caisse est débité, et le compte bancaire crédité.
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