Un socio te ha enviado un cheque para pagar su membresía y, generosamente, ha añadido unos euros extra.
Este artículo te explica cómo:
- Ofrecer la opción de hacer una donación junto con la membresía (o la compra de una entrada a un evento)
- Configurar una donación en un formulario de alta o en la venta de entradas
- Registrar contablemente una donación recibida junto con una membresía sin pasar por un formulario
- Agrupar asientos contables de donación y membresía
- Registrar el pago de la membresía y la donación
Ofrecer la opción de hacer una donación junto con la membresía (o la compra de una entrada a un evento)
Puedes ofrecer a tus contactos la opción de hacer una donación cuando se dan de alta en tu asociación o se inscriben en un evento.
Todo ocurre en un solo flujo, para que quien se inscribe tenga una experiencia sencilla y sin fricciones: el proceso unificado facilita que la donación llegue.
Configurar una donación en un formulario de alta o en la venta de entradas
Ve a la creación del formulario de alta (desde Formularios > Membresías) o de la venta de entradas (desde Formularios > Eventos).
La opción de donación se configura en el paso 2 - Tarifas y formularios de membresía para los formularios de alta, o Tarifas para la venta de entradas. Haz clic en el botón "+ Tarifa o fórmula" (o "+ Tarifa") y selecciona "Donación puntual", que aparece entre las opciones una vez que se ha creado una primera tarifa.
Opciones configurables
Para la donación que estás configurando, puedes definir los siguientes elementos:
- Fijar el importe de la donación o dejarlo a elección del donante ("Importe libre");
- Mostrar o no la donación entre las opciones disponibles — por defecto, aparece visible;
- Añadir automáticamente a quien done a un grupo de tu Comunidad;
- Asignar la donación a una cuenta contable específica — por defecto se asigna a la cuenta "754000 - Donaciones y colectas", así que no es necesario indicarla si te parece bien.
Documentos generados
Si emites facturas para tus membresías o entradas a eventos, la factura no incluirá la donación.
Supongamos que tienes activada la emisión de facturas y que una persona:
- se da de alta con una membresía de 50 €;
- hace al mismo tiempo una donación de 100 €;
- paga los 150 € al momento de forma online.
Recibirá una factura liquidada de 50 €, correspondiente únicamente a su membresía. No recibirá, en cambio, ningún certificado de donación por su donación de 100 €.
El registro contable
La donación se registra directamente en la cuenta contable correcta: la configurada por defecto o la que hayas indicado al crear el formulario.
Limitaciones actuales de la funcionalidad
Estas son:
- La donación realizada junto con una membresía no queda registrada en la Comunidad. Por tanto, la persona que done a través de un formulario de alta no aparecerá como donante (icono de corazón verde) en la Comunidad;
- Si has solicitado la emisión de un certificado de donación, este cubrirá el pedido completo, no solo la parte de la donación. Es posible que esto cambie en el futuro, aunque no podemos darte una fecha concreta;
- No es posible ofrecer la opción de donar si tienes activado el IVA en tus fórmulas de membresía o tarifas de eventos;
- Solo se puede incluir una fórmula de donación por formulario de alta o venta de entradas.
Registrar contablemente una donación recibida junto con una membresía sin pasar por un formulario
Si no has utilizado la opción descrita anteriormente, tendrás que registrar la donación en otro lugar.
Veámoslo con un ejemplo:
Tu socio se da de alta en tu asociación a través de un formulario de alta online para el año. Su membresía es de 400 €, que decide pagar con cheque. Y sorpresa agradable: te envía generosamente un cheque de 430 € (400 € de membresía + 30 € de donación). Esos 30 € de donación no han pasado por ningún formulario. Veamos juntos cómo gestionar la situación contablemente.
El proceso tiene dos pasos: primero registrar el compromiso de donación y luego el pago.
Registrar los ingresos: la donación y la membresía
Caso 1: no tienes una campaña de donaciones
No tienes activado el módulo "Donaciones", que permite hacer un seguimiento en tu base de datos de las personas que han donado a la asociación. Por ello, registrarás la donación directamente en contabilidad.
Ve a Contabilidad > Asiento contable > Ingresos. Añade un asiento de donación introduciendo el concepto, el importe (aquí 30 €), la fecha de la operación y selecciona la cuenta contable (754). Marca la opción "Pago posterior" y haz clic en el botón Eliminar del pago.
Por último, vincula el asiento a la persona que ha emitido el cheque (un contacto de tu comunidad) en las Opciones avanzadas, antes de hacer clic en Guardar.
Ten en cuenta que los registros de donaciones directamente en contabilidad no generan certificado de donación.
Caso 2: tienes una campaña de donaciones
Tienes el módulo activado, así que puedes añadir la donación en una campaña de donaciones específica.
Para ello, abre la campaña correspondiente desde la página Formularios > Donaciones y añade manualmente la donación realizada. De este modo podrás emitir un certificado de donación.
En el paso de pago de la donación, indica que la donación se pagará más adelante.
Agrupar asientos contables de donación y membresía
Ahora tienes dos asientos contables de ingresos registrados: una donación y una membresía. Los encontrarás en Contabilidad > Asiento contable > Deudas y créditos.
Selecciona los dos asientos correspondientes y haz clic en "Agrupar pagos".
Recuerda: para que la agrupación tenga sentido contablemente, los asientos a agrupar deben estar vinculados al mismo tercero, es decir, al mismo pagador. De ahí la importancia de haber marcado "Vincular a una persona o tercero" y haber seleccionado la persona previamente.
Los dos asientos quedan agrupados.
En el detalle del asiento agrupado, aparecen las dos operaciones: la donación y la membresía.
Si tienes dudas, también puedes consultar nuestro artículo: Agrupar asientos para un pago único
Registrar el pago de la membresía y la donación
Una vez agrupados los asientos, haz clic en el icono "Detalle" y luego en "Añadir un pago" para registrar el cheque de 430 € (400 € de membresía + 30 € de donación).
Indica el pago como "Pago entrante" y completa el resto de la información. Por último, haz clic en el botón "Guardar":
El pago de la donación y la membresía vinculadas a esta persona queda registrado:
Para saber más:
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