En Poplico, puedes recibir donaciones realizadas online por tus donantes, o registrar manualmente donaciones y donantes desde el panel de administración.
Este artículo explica cómo hacerlo y aborda los siguientes puntos:
- Identificar un contacto de tu Comunidad como donante
- Gestionar la donación de principio a fin con una campaña de donaciones: ¿qué ventajas tiene?
- Añadir un donante mediante una campaña de donaciones
- Recepción del pago y registro contable
- Emisión de certificados de donación
Identificar un contacto de tu Comunidad como donante
Esta acción se realiza desde la página Comunidad > Contactos. Marca el contacto o los contactos correspondientes y, a continuación:
- Haz clic en + Opciones ;
- Selecciona la opción "Añadir como donante" ;
- Indica la fecha de la donación ;
- Haz clic en el botón Validar.
Tus donantes son fácilmente reconocibles en tu Comunidad gracias al pequeño corazón verde que aparece en su fila.
Cuando quieras contactar con tus donantes para agradecerles su apoyo, invitarles a hacer una nueva donación o simplemente mantenerlos informados, sigue estos pasos:
- Filtra por "Donantes" ;
- Selecciona (marca) los registros que te interesen ;
- Haz clic en el botón Contactar.
Se abrirá una ventana donde podrás crear una campaña de email o enviar un mensaje rápido a los donantes.
Esta acción no registra información sobre la donación (salvo la fecha) ni genera asientos contables. Una vez asignado el estado de donante a un contacto, no se puede retirar.
Gestionar la donación de principio a fin con una campaña de donaciones: ¿qué ventajas tiene?
Cuando registras a tus donantes en tu campaña de donaciones, se desencadenan automáticamente varias acciones:
- el registro de la donación y del pago en contabilidad ;
- la emisión y el envío de los certificados de donación, si has activado esta opción: consulta nuestro artículo detallado para saber más (Configurar la emisión de certificados de donación, facturas y justificantes de pago) ;
- la incorporación del donante a la Comunidad (contactos) con toda la información de su perfil, lo que te permite volver a contactarle fácilmente ;
- el registro de los datos de cada donación en el perfil del donante, en la pestaña "Donaciones".
Añadir un donante mediante una campaña de donaciones
Ve a Formularios > Donaciones, y haz clic en "Gestionar donantes" en la campaña que prefieras para acceder a la lista de donantes.
Si aún no has creado ninguna campaña de donaciones, empieza por hacerlo. Lee aquí cómo crear una campaña de donaciones.
A continuación, haz clic en el botón "+ Añadir un donante".
Si el donante ya tiene un perfil en la comunidad, selecciona la persona asociada a la donación y, a continuación, la donación correspondiente.
Si es un nuevo donante, introduce su nombre, apellidos y el importe de la donación. Se creará automáticamente un perfil en la Comunidad.
Después, haz clic en el botón "Continuar":
En la segunda página del formulario, introduce la dirección postal del donante. Es obligatorio si vas a emitir un certificado de donación (lee este artículo para más información).
También puedes emitir el certificado de donación a nombre de una empresa. Para ello, marca la casilla "Donación como empresa".
Una vez completada la información, haz clic en "Continuar".
Indica la forma de pago y haz clic en "Guardar". Si el pago todavía no se ha recibido, marca la casilla "Pago diferido":
La donación queda registrada tanto para el contacto como en contabilidad. Al completar este paso, vuelves automáticamente a la lista de donantes, donde puedes añadir otro.
Los certificados de donación se generan y envían automáticamente al donante si has activado esta opción con anterioridad. Más información en nuestros artículos: Configurar la emisión de certificados de donación, facturas y justificantes de pago y Enviar certificados de donación, facturas y justificantes de pago.
Recepción del pago y registro contable
El filtro "Estado del pago" (sin pago, pago parcial, pago recibido) te permite ordenar la lista de donantes. Así puedes recordárselo a quienes aún no han pagado: selecciónalos y haz clic en el botón Enviar mensaje.
En caso de pago diferido, debes registrar el pago desde la lista de donantes.
Haz clic en el icono del ojo "Detalle" para acceder a la transacción.
Una vez en la página de la transacción, puedes consultar y modificar determinada información.
Entre otras cosas, puedes:
- añadir un pago (si el pago no se había realizado o completado todavía): haz clic en el botón + Nuevo y, en la ventana que se abre, introduce la fecha, el importe, la forma de pago utilizada, la cuenta (bancaria o caja chica) en la que recibiste la donación y cualquier otra información relevante, y luego haz clic en Guardar ;
- consultar o modificar los asientos contables (de devengo o de pago): haz clic en "Ver el asiento contable" y, en la ventana que se abre, haz clic en el botón Editar. Guarda antes de cerrar la ventana.
Tras guardar o modificar el pago, el estado de pago de la transacción se actualiza a "Pago parcial" o "Pago recibido".
Además, los asientos contables quedan registrados y los documentos contables se actualizan con el registro de la donación y su pago.
Otros datos editables en la transacción son: el nombre y los apellidos del donante (botón amarillo Modificar), la identidad y el email del comprador, que puede ser distinto del donante (botones grises Modificar), y la fecha de la donación.
Emisión de certificados de donación
Es posible generar un certificado de donación si se cumplen las siguientes condiciones:
- Has activado los certificados de donación desde Configuración > Certificados de donación y facturas ;
- La fecha de inicio de emisión de los certificados de donación (indicada en la misma página) es anterior a la fecha de la donación.
El certificado de donación solo se genera si el pago de la donación está registrado. Para más información, consulta este artículo: Configurar la emisión de certificados de donación, facturas y justificantes de pago.
Una vez registrado el pago como "Recibido", puedes consultar el certificado de donación en la página de detalle de la transacción, accesible desde la lista de donantes de tu campaña.
Puntos importantes:
- Los certificados de donación se envían automáticamente por correo electrónico tras la recepción del pago ;
- Si activaste la emisión de certificados de donación después de registrar tus donaciones, puedes generarlos manualmente de forma retroactiva. Consulta este artículo para saber cómo hacerlo: Generación retroactiva de un certificado de donación ;
- Tus donantes tienen acceso a sus certificados de donación desde su cuenta de socio:
Para saber más:
Comentarios
0 comentarios
El artículo está cerrado para comentarios.