Añadir varios donantes a una campaña de donaciones mediante importación Excel

Poplico te permite añadir donantes en masa mediante importación de Excel. Esto te permite:

• crear el historial de donaciones recibidas por tu asociación;
• añadir a tus donantes y su información en la Comunidad para poder contactar con ellos fácilmente.

Te explicamos cómo:

• Acceder a la página de importación
• Preparar el archivo Excel para importar
• Copiar y pegar los elementos a importar
• Identificar los campos a importar
• Las verificaciones antes de importar
• Finalizar la importación
• Registrar las donaciones importadas en contabilidad

No es posible modificar la información de una donación ya registrada en la plataforma mediante una importación por archivo Excel.

Acceder a la página de importación

Ve a Formularios > Donaciones; luego, en la campaña de donaciones que prefieras, haz clic en el icono "Gestionar donantes". Accederás a la página con el listado de donantes de tu formulario.

Si todavía no tienes una campaña de donaciones, consulta este artículo sobre la Creación de una campaña de donaciones.

Una vez en la pestaña Donantes:

• haz clic en el botón "+ opciones";
• selecciona "Importar participantes en masa";
• y haz clic en el botón "Validar".

Si todavía no tienes donantes inscritos en tu formulario, puedes importar tu lista haciendo clic en "importa en la plataforma" en el mensaje que se muestra.

Accederás a la página siguiente y podrás empezar a preparar el archivo para la importación.

Al finalizar la importación, los donantes se añadirán al formulario y también a la lista de Contactos (Comunidad), si aún no figuraban en ella. Los asientos contables no se crearán automáticamente, pero podrás generarlos después.

Preparar el archivo Excel para importar

Te recomendamos usar el archivo de ejemplo (Excel) que se facilita para evitar errores. Descárgalo desde el apartado 1 "Preparación del archivo" de la página de importación, haciendo clic en el botón "Archivo de ejemplo".

Este archivo te garantiza el formato correcto: solo tendrás que sustituir los contactos e información de ejemplo por los datos de tus donantes.

Abre el Excel y rellena los valores de las distintas columnas, incluidas las relativas a la donación:

• El importe de la donación;
• La forma de pago;
• La fecha de la donación.

Copiar y pegar los elementos a importar

Una vez completado el Excel con los valores de tus donaciones, vuelve a la página de importación de tu plataforma Poplico y haz clic en el botón "¡Listo para importar!".

Se abrirá un campo de importación.

Copia y pega en ese campo todos los valores de tu archivo Excel, incluidos los encabezados de columna (facilitan la identificación de los campos).

Haz clic en el botón "Siguiente".

Identificar los campos a importar

Verifica la correspondencia entre los campos definidos en la plataforma (a la izquierda) y los valores de cada encabezado de columna de tu archivo Excel (a la derecha).

Si algún campo no aparece en la columna de la izquierda, búscalo en el menú desplegable.

Los campos "Importe de la operación", "Forma de pago" y "Fecha de la operación" mostrarán la información de las donaciones en el listado de donantes una vez completada la importación.

Una vez identificados y verificados todos los campos, haz clic en Continuar para pasar al siguiente paso.

Las verificaciones antes de importar

Este paso te permite revisar y corregir los posibles errores en la información que vas a importar.

Este paso también te permite elegir entre:

• Actualizar la información de un contacto existente;
• Añadir el donante a la comunidad si no está entre los contactos existentes;
• Ignorar el contacto y no añadirlo ni actualizar su información.

Cuando todo esté correcto, haz clic en Continuar.

Finalizar la importación

Este último paso te permite:

• añadir los donantes importados a uno de tus grupos existentes. Para ello, marca la casilla Grupos y selecciona el o los grupos que prefieras;
• generar certificados de donación: si has activado la emisión de certificados de donación (Configuración > Certificados de donación y facturas) y el archivo de importación incluye una dirección postal, puedes generar los certificados automáticamente. Incluso puedes enviárselos a tus donantes por correo electrónico marcando también la casilla que aparece justo debajo.

Por último, haz clic en el botón Importar para completar la importación.

Todos los miembros se añadirán a todos los grupos seleccionados. Si quieres distribuir los donantes entre distintos grupos (por ejemplo, 5 en un grupo y 10 en otro), divide el archivo Excel en consecuencia y realiza una importación por grupo.

La donación importada aparecerá en el perfil del donante (pestaña "Donaciones") y podrás ver el listado completo de donantes filtrando tu lista de miembros desde Comunidad > Contactos.

Registrar las donaciones importadas en contabilidad

Atención: la importación no crea automáticamente los asientos contables correspondientes a la donación.

Para añadir el asiento contable, ve a la página de la transacción:

• desde la campaña de donaciones, pestaña Donantes, y luego Detalles (icono ojo);
• o desde Comunidad > Contactos, accediendo al perfil del donante > pestaña "Donaciones" > Detalle:

Una vez en la transacción, haz clic en el botón Añadir en contabilidad.

Con este único clic se crean los asientos de ingresos y de cuenta de tercero en contabilidad. Después, si el pago no se había registrado anteriormente, deberás añadirlo para cancelar el saldo pendiente y poder generar el certificado de donación manualmente.

Para saber más:

• Añadir varios donantes a una campaña de donaciones mediante importación Excel
• Registrar un donante o una donación en Poplico
• Crear una campaña de donaciones para tu asociación