Le fichier des écritures comptables (FEC) doit être communiqué à l’administration fiscale en cas de vérification de comptabilité.
Ce fichier unique contient toutes les données comptables du système informatisé de l'organisation (une vingtaine de champs à communiquer à l'administration). Les écritures y sont classées par ordre chronologique et validées, car le FEC doit refléter fidèlement votre comptabilité.
Actuellement, le fichier FEC généré par un autre logiciel ne permet pas d'importer des écritures dans AssoConnect. Nous recommandons d'utiliser la balance initiale pour faire une reprise d'historique.
- À quoi sert le fichier FEC ?
- Votre association est-elle concernée par le fichier des écritures comptables ?
- Que contient-il ?
- À quel moment faut-il communiquer ce fichier auprès de l'administration ?
- Comment générer mon fichier dans AssoConnect ?
- Documentation à fournir pour l'accompagner
À quoi sert le fichier FEC ?
Le FEC sert de base à certains contrôles de l’administration fiscale, classement et recoupement des données.
Il permet au vérificateur de comptabilité de :
- S’assurer de la correspondance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées ;
- Gagner du temps lors de ses contrôles ;
- Alléger son temps de présence dans votre organisation.
Il est généré directement depuis le module de comptabilité.
Votre association est-elle concernée par le fichier des écritures comptables ?
En principe, la vérification de la comptabilité ne peut concerner que les associations astreintes à une comptabilité d’engagement informatisée, tout comme les associations soumises aux impôts commerciaux.
Dans les faits, les contrôles sont assez rares, vous pouvez cependant générer un fichier FEC instantanément en cas de besoin.
Pour en savoir plus sur le sujet, consultez votre article dédié : Fiscalité & associations : quelles sont les réglementations en vigueur ?
Que contient le fichier des écritures comptables ?
Le fichier des écritures comptables est un document informatique qui contient l’ensemble des enregistrements du système comptable de votre association, pour un exercice donné.
Il doit être généré dans un format particulier et doit comprendre l’ensemble des journaux existants dans la comptabilité de votre organisation. Les écritures d’inventaires et les écritures d’à-nouveaux doivent donc également y figurer.
À quel moment faut-il communiquer ce fichier auprès de l'administration ?
Le fichier vous sera demandé par le vérificateur au moment de sa première intervention.
Il peut être intégré sur tout support physique : CD, DVD, Clé USB, Disque dur externe, etc.
Comment générer mon fichier dans AssoConnect ?
Pour activer l'option, rendez-vous sur la page Paramètres > Comptabilité, puis activez cette option depuis la section Documents comptables.
Vous ne voyez pas le bouton FEC & autres ? Cette option n'est proposée qu'aux plateformes dont l'adresse renseignée est en France. Si tel est le cas, vous pouvez vérifier depuis la page Paramètres > Votre association qu'une adresse est bien saisie.
Une fois l'option activée et votre exercice clôturé, vous pourrez générer votre fichier depuis la page Exports > Comptabilité : cliquez sur le bouton Exporter de la rubrique Fichier des Ecritures Comptables (FEC).
Le fichier est envoyé par email, en format txt, à la personne ayant procédé à la génération.
L'export prend généralement une dizaine de minutes, mais peut nécessiter plus de temps si le FEC contient un grand nombre d'écritures.
Documentation à fournir pour l'accompagner
Le vérificateur peut vous demander une notice pour accompagner le fichier FEC.
Celle-ci explique la présentation et les choix faits par le logiciel dans la présentation.
Pour aller plus loin :
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