Avant de commencer
Le rapprochement bancaire est un outil de contrôle permettant de vérifier la concordance entre solde comptable et solde bancaire.
Il consiste donc à comparer, sur une période donnée, écritures comptables et opérations bancaires afin d'identifier d'éventuelles incohérences à l'origine d'un écart. Celui-ci peut être explicable et c'est justement le rapprochement qui permet d'en identifier la raison ou les corrections à apporter.
Les captures d'écran de cet article représentent le cas d'un rapprochement manuel, où seules les écritures comptables sont affichées. Le principe est cependant le même pour un rapprochement avec import d'opérations bancaires (deux colonnes).
Cette page vous explique comment :
- Afficher l'écart d'un rapprochement
- Identifier l'origine de l'écart
- Modifier un rapprochement effectué
Afficher l'écart d'un rapprochement
Sur le relevé de rapprochement
Si vous venez de terminer le pointage d'un relevé et qu'un écart subsiste, celui-ci s'affichera dans l'interface du relevé de rapprochement.
Cet écart correspond à la différence entre les soldes :
- Bancaire : le solde de fin de mois que vous indiquez dans le paramétrage du relevé.
- Comptable : le solde obtenu en ajoutant écritures pointées + solde de début de période.
Dans l'exemple, il y a 978,49€ de plus en comptabilité qu'en banque, peut-être car une dépense de 978,49€ n'a pas été pointée. Vous pouvez obtenir des précisions sur le calcul en cliquant sur En savoir plus sur l'écart.
Connaître le détail de l'écart
Cliquez sur En savoir plus sur l'écart pour afficher plus d'informations sur la nature de l'écart et la manière dont il est calculé.
La colonne de gauche affiche l'écart calculé selon le pointage effectué. Un solde comptable de fin de période est déterminé en ajoutant :
- Le solde comptable de début de période.
- La somme des écritures pointées sur la période.
Ce solde comptable de fin est comparé au solde en banque (solde relevé) pour calculer l'écart.
La colonne de droite affiche l'écart calculé à partir des soldes comptables de vos documents (visible par exemple dans le Grand livre en filtrant via un compte 512 donné). Toutes les écritures liées au compte 512 concernées sont prises en compte, qu'elles soient pointées ou non.
Consulter l'état de rapprochement
Une fois le relevé validé, il est possible d'afficher l'état de rapprochement en cliquant sur télécharger l'état de rapprochement.
Ce document récapitule les soldes et donne une explication possible en indiquant si l'écart se situe en comptabilité ou en banque.
Identifier l'origine de l'écart
Premières vérifications d'usage
Lorsqu'un écart est détecté, le premier réflexe est d'identifier :
- Si l'écart vient du côté comptable ou bancaire.
- Quel est le premier relevé de rapprochement sur lequel un écart est présent.
Si l'écart provient du solde bancaire, il convient alors de vérifier que les différents soldes bancaires indiqués dans le paramétrage de relevés ne comportent pas d'erreur.
Pour retrouver le premier relevé présentant un écart, consultez vos relevés de rapprochement précédents un par un en repartant du relevé en cours.
Le but est de repartir d'aussi loin que nécessaire afin de vérifier l'ensemble des rapprochements effectués. Il est aussi possible que l'écart provienne d'une saisie incorrecte dans la balance initiale.
Remises de chèques et dépôts d'espèces
Une autre source d'erreur concerne des paiements effectués qui n'ont pas été déposés en banque. Il peut s'agir de paiements :
- Par chèque, n'ayant pas fait l'objet d'une remise de chèque.
- En espèces, n'ayant pas fait l'objet d'un dépôt d'espèce.
Comme seules les écritures impactant un compte 512 sont affichées dans le rapprochement, ces paiements ne sont pas listés et ne peuvent donc pas être pointés, générant ainsi un écart potentiel.
Pour vérifier si vous vous trouvez dans ce cas, il suffit d'afficher le solde de la catégorie concernée (511200, 531001, 531002, etc.) dans le Grand livre à la date du rapprochement.
Si la catégorie comptable présente un solde positif (débiteur pour un compte de classe 5), cela signifie qu'un dépôt d'espèces ou qu'une remise de chèque n'a pas été effectuée.
Décalages temporels
Un écart peut également provenir d'un décalage temporel. Par exemple, votre saisie comptable est enregistrée, mais le mouvement bancaire n'est pas effectif (délais bancaires, chèque non encaissé, etc.) ou concerne le relevé suivant.
Les écritures non pointées du relevé en cours sont reportées sur les relevés suivants. Vous pourrez donc les y pointer le moment venu. Si besoin, vous pouvez aussi modifier la date de l'écriture.
Écriture comptable manquante
Vous avez vérifié l'ensemble des opérations bancaires et écritures comptables et constatez qu'une écriture manque à l'appel. Il peut y avoir plusieurs cas de figure :
- L'écriture n'existe pas dans le logiciel (vérifiez via le module Recherche) et est à créer.
- L'écriture existe, mais il y a une erreur dans la saisie (montant ou mode de paiement).
- L'écriture a déjà été pointée sur un relevé précédent.
- L'écriture existe mais n'est affichée sur aucun relevé.
Assurez-vous qu'un relevé ait été créé sur la période en cours. Les écritures non-pointées sont listées sur les relevés suivants, vous pourrez donc tout afficher de cette manière.
Modifier un rapprochement effectué
Annuler un pointage
En cas d'erreur, il est possible d'annuler un pointage effectué. Ouvrez le relevé de rapprochement, retrouvez les écritures pointées dans la section Pointé et cliquez sur Annuler.
Annuler la validation d'un rapprochement
Pour annuler la validation d'un rapprochement, rendez-vous sur la page de rapprochement du mois concerné. Si vous avez validé le rapprochement, vous avez deux actions possibles :
- Télécharger l'état de rapprochement
- Annuler la validation du rapprochement
Cette action annule la validation, signifiant que votre travail de rapprochement n'est finalement pas terminé. Cependant, cela pas n'annulera pas les pointages effectués.
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