Suivi du rapprochement et de l'écart

Afficher l'écart d'un rapprochement

Sur le relevé de rapprochement

Si vous venez de terminer le pointage d'un relevé et qu'un écart subsiste, celui-ci s'affichera dans l'interface du relevé de rapprochement.

Cet écart correspond à la différence entre les soldes : 

• Bancaire : le solde de fin de mois que vous indiquez dans le paramétrage du relevé.
• Comptable : le solde obtenu en ajoutant écritures pointées + solde de début de période.

Dans l'exemple, il y a 100€ de plus en comptabilité qu'en banque, peut-être car une dépense de 100€ n'a pas été pointée. Vous pouvez obtenir des précision le calcul en cliquant sur Détail.

Connaître le détail de l'écart

Cliquez sur Détail pour afficher plus d'informations sur la nature de l'écart et la manière dont il est calculé.

La colonne de gauche affiche l'écart calculé selon le pointage effectué. Un solde comptable de fin de période est déterminé en ajoutant :

• Le solde comptable de début de période.
• La somme des écritures pointées sur la période. 

Ce solde comptable de fin est comparé au solde en banque (solde relevé) pour calculer l'écart.

La colonne de droite affiche l'écart calculé à partir des soldes comptables de vos documents (visible par exemple dans le Grand livre en filtrant via un compte 512 donné). Toutes les écritures liées au compte 512 concernées sont prises en compte, qu'elles soient pointées ou non.

Consulter l'état de rapprochement

Une fois le relevé validé, il est possible d'afficher l'état de rapprochement en cliquant sur télécharger l'état de rapprochement.

Ce document récapitule les soldes et donne une explication possible en indiquant si l'écart se situe en comptabilité ou en banque.

Identifier l'origine de l'écart

Premières vérifications d'usage

Lorsqu'un écart est détecté, le premier réflexe est d'identifier :

• Si l'écart vient du côté comptable ou bancaire.
• Quel est le premier relevé de rapprochement sur lequel un écart est présent.

Si l'écart provient du solde bancaire, il convient alors de vérifier que les différents soldes bancaires indiqués dans les paramétrage de relevés ne comportent pas d'erreur.

Pour retrouver le premier relevé présentant un écart, consultez vos relevés de rapprochement précédents un par un en repartant du relevé en cours.

Le but est de repartir d'aussi loin que nécessaire afin de vérifier l'ensemble des rapprochements effectués. Il est aussi possible que l'écart provienne d'une saisie incorrecte dans la balance initiale.

Remises de chèques et dépôts d'espèces 

Une autre source d'erreur concerne des paiements effectués qui n'ont pas été déposés en banque. Il peut s'agir de paiements :

• Par chèque, n'ayant pas fait l'objet d'une remise de chèque.
• En espèces, n'ayant pas fait l'objet d'un dépôt d'espèce.

Comme seules les écritures impactant un compte 512 sont affichées dans le rapprochement, ces paiements ne pas listés et ne peuvent donc pas être pointés, générant ainsi un écart potentiel.

Pour vérifier si vous vous trouvez dans ce cas, il suffit d'afficher le solde de la catégorie concernée (511200, 531001, 531002, etc.) dans le Grand livre à la date du rapprochement.

Si la catégorie comptable présente un solde positif (débiteur pour un compte de classe 5), cela signifie qu'un dépôt d'espèces ou qu'une remise de chèque n'a pas été effectuée.

Décalages temporels

Un écart peut également provenir d'un décalage temporel. Par exemple, votre saisie comptable est enregistrée mais le mouvement bancaire n'est pas effectif (délais bancaires, chèque non-encaissé, etc.) ou concerne le relevé suivant.

Les écritures non-pointées du relevé en cours sont reportées sur les relevés suivants. Vous pourrez donc les y pointer le moment venu. Si besoin, vous pouvez aussi modifier la date de l'écriture.

Ecriture comptable manquante 

Vous avez vérifié l'ensemble des opérations bancaires et écritures comptables et constatez qu'une écriture manque à l'appel. Il peut y avoir plusieurs cas de figure :

• L'écriture n'existe pas dans le logiciel (vérifiez via le module Recherche) et est à créer.
• L'écriture existe, mais il y a une erreur dans la saisie (montant ou mode de paiement).
• L'écriture a déjà été pointée sur un relevé précédent.
• L'écriture existe mais n'est affichée sur aucun relevé.

Assurez-vous qu'un relevé ait été créé sur la période en cours. Les écritures non-pointées sont listées sur les relevés suivants, vous pourrez donc tout afficher de cette manière.