Rapprocher des écritures liées à du paiement en ligne

Vous proposez le paiement en ligne sur vos formulaires (adhésions, dons, événements, boutique en ligne). Nous vous expliquons ici comment ces paiements peuvent impacter vos relevés de rapprochement.

• Rapprocher les écritures du compte en ligne
• L'écriture n'apparaît pas sur votre relevé
• Erreurs à éviter

Rapprocher les écritures du compte en ligne

Enregistrement des paiements en ligne en comptabilité

Vous avez activé le paiement en ligne sur votre plateforme et proposez cette option dans vos formulaires. Vous collectez donc de l'argent sur un compte en ligne, mais pas directement sur votre compte bancaire.

En comptabilité, voilà comment cela se traduit :

• Les mouvements impactant votre compte bancaire s'enregistrent sur un compte 512 ;
• Les mouvements impactant votre compte en ligne s'enregistrent sur un compte 517.

Vos relevés de rapprochement ne concernent que les écritures et opérations bancaires, soit les mouvements sur le compte 512 en comptabilité : il est donc normal de ne pas retrouver vos écritures de compte en ligne (compte 517) directement sur ces relevés.

Faire apparaître les écritures du compte en ligne sur le compte bancaire

Pour que l'argent de votre compte en ligne apparaisse sur votre compte banque (et donc vos relevés de rapprochement), il faut au préalable virer l'argent disponible dessus. Cet article vous explique comment procéder : Consulter et gérer son compte en ligne (paiements passés et à venir)

Une fois l'argent viré de votre compte en ligne vers votre compte en banque, plusieurs écritures sont générées automatiquement par le logiciel, sans action nécessaire de votre part. Pour information, l'argent transite par un compte 580000. L'exemple ci-dessous vous présente les écritures comptables générées lors du virement.

Exemple : je souhaite virer 1000€ disponibles sur mon compte en ligne vers mon compte banque. Voici les écritures comptables générées automatiquement :

Votre relevé bancaire de rapprochement fait donc apparaître :

• l'écriture de réception de fonds sur votre compte 512 - Banques (à droite) ;
• si vous importez vos opérations (via fichier bancaire ou Linxo), l'opération de réception des fonds sur votre relevé bancaire (à gauche).

A noter : votre relevé bancaire fait apparaître le montant total viré sur le compte. Le relevé ne peut donc pas faire apparaître chaque écriture de paiement reçu sur le compte en ligne séparément.

L'écriture n'apparaît pas sur votre relevé

Vous ne retrouvez pas les écritures liées à votre compte en ligne sur votre relevé de rapprochement. Quelques vérifications simples peuvent être faites, en fonction des cas :

• Le montant global apparaît, mais pas le détail de chaque transaction
• La date de virement du compte en ligne n'est pas bonne
• Le virement apparaît sur Linxo mais pas sur mon relevé bancaire

Le montant global apparaît, mais pas le détail de chaque transaction

Par exemple, plusieurs adhérents ont payé leur adhésion en ligne, et vous avez ensuite viré l'argent collecté de votre compte en ligne vers votre compte bancaire. Comme expliqué ci-dessus, seul le montant global du virement apparaît sur votre relevé bancaire ainsi qu'en comptabilité. Le détail de chaque paiement n'apparaît donc pas.

Pour retrouver cette information, vous pouvez soit :

• passer par ledit formulaire (en filtrant par moyen de paiement : Paiement en ligne) ;
• aller dans votre relevé de compte en ligne (Paiement en ligne > Mon relevé de compte en ligne) ;
• passer par Comptabilité > Documents > Grand Livre contact pour voir les écritures reliées à une personne en particulier.

La date de virement du compte en ligne n'est pas bonne

Lorsque vous virez de l’argent de votre compte en ligne vers votre compte bancaire, quelques jours d’écart peuvent être nécessaires entre la demande de virement et l’arrivée sur votre compte.

Si tel est le cas, vous pouvez modifier la date de l’écriture comptable du virement pour la faire correspondre à la date de l'opération bancaire. Pour savoir comment modifier cette information, nous vous recommandons cet article : Modifier ou supprimer une écriture comptable

Le virement apparaît sur Linxo mais pas sur mon relevé bancaire

Vous avez choisi l'import automatique de vos opérations bancaires via Linxo. Veuillez noter que les imports se font chaque nuit : il faut donc attendre le jour suivant pour voir vos opérations sur votre relevé bancaire.

Pour en savoir plus, cet article pourra vous guider : Que faire si des opérations bancaires ne s'importent pas ?

Erreurs à éviter

Les écritures liées au compte en ligne sont générées automatiquement. Il ne faut donc pas faire de saisies manuelles d'écritures liées au compte en ligne.

Par exemple, pour obtenir le détail des transactions payées en ligne dans votre rapprochement bancaire et les rapprocher de votre opération de réceptions des fonds, vous avez saisi manuellement sur votre compte bancaire les écritures d'adhésion.

Votre résultat bancaire se retrouve alors doublé car par cette manipulation :

• vous enregistrez des paiements faits en ligne (compte 517) sur votre compte bancaire (512) ;
• lors du virement du compte en ligne vers votre compte bancaire, une écriture de réception des fonds est générée de votre compte en ligne (517) vers votre compte bancaire (512)

L'argent est donc enregistré deux fois sur le compte 512 (Banque).

Pour aller plus loin :

• Suivi du rapprochement et de l'écart
• Consulter et gérer son compte en ligne (paiements passés et à venir)