Este artículo explica cómo gestionar pagos con vales de descuento del tipo cheques de vacaciones, ANCV, Pass'Sport, etc. Como la variedad de descuentos y cupones es amplia, nos centraremos en los ejemplos más habituales. La gestión es la misma para todos estos tipos de ayudas.
Gestión de cupones con registro y pago online
Configuración de la base de datos (opcional)
Puede ser útil configurar tu base de datos con fines estadísticos, y también para que tus socios actuales o futuros puedan compartir información en el momento de su registro. Las configuraciones que se describen a continuación son orientativas.
Para acceder a la configuración, ve a Configuración > Comunidad.
Te recomendamos crear una nueva categoría de información. Las categorías de información permiten organizar lo que solicitas y mejoran la claridad y legibilidad de tus formularios online. Más información sobre las categorías
Por ejemplo, puedes crear una categoría llamada "¿Beneficiario de ayudas para el financiamiento de la actividad asociativa?".
Dentro de esta categoría, puedes crear varios campos:
- Tu(s) ayuda(s) - campo de opción múltiple
- Indica aquí las distintas ayudas que acepta tu asociación. Por ejemplo: Pass'Sport; Cheque(s) ANCV; Cupón Deporte CAF; Bono deporte-cultura, etc.
- Otra(s) ayuda(s) - campo de texto libre
- Este campo te permitirá recopilar información sobre otras ayudas que podrás añadir después al campo de opción múltiple.
- Importe total del (de los) descuento(s) - campo numérico
- Este campo te permitirá conocer el importe total de las ayudas a las que tiene derecho el socio en tu asociación. Ten en cuenta que, como administrador, deberás verificar los datos antes de validar definitivamente los descuentos.
Poplico no puede verificar la autenticidad de ninguna ayuda al financiamiento. Sin embargo, puedes añadir campos adicionales si lo necesitas.
Por ejemplo, puedes añadir un campo de tipo "Documento para adjuntar" donde solicites un PDF con las ayudas del inscrito. Esto también te permitirá conservar un registro digital de las ayudas de cada persona.
Al final, puedes obtener un resultado similar a este:
En la configuración
En un formulario de registro online (o presencial)
Requisitos previos para gestionar el pago del saldo restante online
Hay dos requisitos previos para poder enviar un enlace de pago online con tarjeta de pago:
Activa el módulo de Solicitudes de alta
¿No conoces este módulo? Consulta el artículo sobre el funcionamiento de las solicitudes de alta.
Si quieres gestionar las ayudas para eventos o la tienda online, consulta el apartado Gestión sin pago online.
Crea tu monedero online
Para enviar un enlace de pago online es necesario tener un monedero online activo para recibir los pagos. Más información sobre el monedero online.
No es posible utilizar otro proveedor de pago distinto al configurado en Poplico, ni beneficiarse de las automatizaciones de pago online de la plataforma. Si prefieres no usar el pago online de Poplico, consulta el apartado sobre gestión de ayudas sin pago online.
Configuración del formulario de solicitudes de alta
¡No hay ninguna configuración adicional que hacer! Todo está explicado en el artículo sobre el funcionamiento del módulo. Solo recuerda incluir los campos que hayas creado para el seguimiento de los cupones de descuento.
Consejo: marca como opcionales, y no como obligatorios, los campos relacionados con los descuentos. Así, las personas que no tengan descuentos podrán completar el formulario sin problemas.
Recuerda: no es posible convertir un formulario de alta en un formulario de solicitud de alta.
Validación de los registros y las ayudas
Veamos aquí dos situaciones posibles:
➡️ Tienes la información sobre los descuentos y los justificantes en formato digital
Perfecto, solo tienes que aplicar el descuento total al que tiene derecho el inscrito. Después podrás validar el registro y enviar el enlace de pago. El importe del descuento aparecerá en el justificante de pago o la factura.
➡️ Quieres verificar los justificantes en papel antes de nada
En este caso, tendrás que esperar a que el inscrito te entregue sus justificantes antes de validar el registro. El pago online resulta menos útil en este caso concreto.
Aun así, recuerda las ventajas del pago online:
- sin preocuparte por el seguimiento de cheques y sus vencimientos;
- ofrece facilidades con el pago fraccionado;
- 0 € de gastos de transacción si has activado las propinas;
- generación automática de los asientos contables;
- rápido y sencillo: ¡el inscrito puede hacerlo en dos minutos delante de ti o cómodamente desde casa!
En ambos casos, solo te quedará validar el registro y enviar el enlace de pago online para cobrar el saldo restante 😊
Los asientos contables se generarán correctamente, con un asiento negativo en la cuenta 709000 - Descuento. En ese momento, no tendrás el importe total en Poplico. Aún tendrás que registrar el pago del tercero pagador (el organismo que emite la ayuda) a la asociación.
Seguimiento contable
Nota sobre la configuración
La configuración que se describe aquí es opcional, pero puede ser útil si quieres reflejar con precisión la realidad contable del registro de las ayudas. Recuerda que, en última instancia, no es el socio quien paga la ayuda, sino el organismo que la emite.
➡️ Configuración de una o varias cuentas contables
Si quieres ofrecer el pago online tras aplicar los descuentos por ayuda, puede ser útil crear una o varias cuentas contables vinculadas a las ayudas. Esto se hace en Contabilidad > Configuración > Cuentas > Ingresos.
Te recomendamos una cuenta genérica 7088XX - Ayudas al registro.
Nada te impide añadir más detalle con subcuentas «ANCV», «Pass'Sport», etc.
➡️ Creación de las cuentas de terceros pagadores
Este paso también es opcional, pero permite un seguimiento contable más preciso.
Puedes configurar terceros en Contabilidad > Configuración > Terceros. Así podrás vincular con precisión los ingresos a los distintos organismos que te transfieren el importe de las ayudas. Más información sobre las cuentas de terceros
Registro de un asiento contable de los terceros pagadores
Solo queda registrar un asiento contable para indicar la recepción del pago del tercero o los terceros. Para ello, ve al módulo de Asiento contable > Ingresos.
Aquí tienes un ejemplo de asiento posible:
Qué ocurre en la cuenta de pérdidas y ganancias
- Las membresías se acreditan de forma normal, descuentos incluidos.
- La cuenta de descuentos se actualiza automáticamente en función de los descuentos que hayas introducido.
- Los pagos del tercero o los terceros pagadores compensan total o parcialmente la cuenta de descuentos (categoría Ayudas al registro).
Estadísticas
Es posible que las estadísticas de Poplico no cubran todas tus necesidades. Aun así, puedes exportar en formato Excel los documentos contables (como la cuenta de pérdidas y ganancias) para tener una visión global de los descuentos y resultados relacionados con las ayudas.
Para un detalle más completo, puedes exportar la información de la base de datos. Para ello, es necesario haber creado los campos previamente y tener la información actualizada en los perfiles de los socios (consulta la configuración de la base de datos).
Por último, para obtener información relativa a un formulario concreto, puedes exportar en Excel la lista de inscritos. Esto te dará un nivel de detalle adicional sobre los participantes.
Gestión de cupones sin pago online
Aquí tienes dos opciones:
- Registrar un descuento en el momento del registro
- Registrar los cupones como formas de pago en el momento del registro
Registrar un descuento en el momento del registro
Sea cual sea el formulario, puedes aplicar un descuento al registrar al inscrito. En este caso, el pago final corresponde a la cantidad que el inscrito abona de su bolsillo.
Tras esta operación, tendrás que registrar el ingreso correspondiente al pago realizado por el organismo emisor de los cupones. Consulta el apartado Seguimiento contable para más información.
Registrar los cupones como formas de pago en el momento del registro
También puedes registrar los cupones como formas de pago en el momento del registro. En este caso, no debes registrar descuentos vinculados a cupones. El cupón se registrará en el asiento contable del registro.
Para registrar distintas formas de pago (cheque + Pass'Sport, por ejemplo), haz clic en Pago posterior durante el asiento contable. Podrás añadir una forma de pago adicional haciendo clic en «Añadir un vencimiento». No hay problema en indicar la misma fecha para ambos vencimientos; solo tienes que cambiar las formas de pago como se muestra en la captura de pantalla siguiente.
La forma de pago «Otros cheques» es la más adecuada para gestionar los cupones. Sin embargo, requiere un paso adicional: registrar una remesa de esos «otros cheques». Esto se hace igual que una remesa de cheques habitual en la plataforma. Más información sobre las remesas de cheques
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