Seguimiento de la conciliación bancaria y las diferencias

La conciliación bancaria es una herramienta de control que permite verificar la concordancia entre el saldo contable y el saldo bancario.

Consiste en comparar, durante un período determinado, los asientos contables (registrados en Poplico) con las operaciones bancarias (procedentes de los extractos de tu banco) para identificar posibles incoherencias que expliquen una diferencia. Esta diferencia puede tener una justificación, y la conciliación sirve precisamente para determinar su causa o las correcciones necesarias.

Las capturas de pantalla de este artículo corresponden a una conciliación manual, en la que solo se muestran los asientos contables. El funcionamiento es el mismo para una conciliación con importación de operaciones bancarias (dos columnas).

En esta página encontrarás cómo:

• Ver la diferencia de una conciliación
• Identificar el origen de la diferencia
• Modificar una conciliación realizada

Ver la diferencia de una conciliación

En el extracto de conciliación

Accede a la pestaña Contabilidad > Conciliación bancaria y abre el extracto del período correspondiente.

Si acabas de terminar de marcar este extracto y queda una diferencia, esta aparecerá en la pantalla del extracto de conciliación.

Haz clic en "Más información sobre la diferencia" para ver las explicaciones.

Esta diferencia equivale a la diferencia entre:

• el saldo bancario: el saldo de fin de mes indicado en la configuración del extracto;
• el saldo contable, obtenido sumando los asientos marcados al saldo de inicio del período.

Varios factores pueden generar diferencias. A continuación veremos cómo identificar sus posibles causas.

En el ejemplo, la contabilidad muestra 423,00 € más que el banco, posiblemente porque un gasto de 423,00 € no ha sido marcado. Eso es lo que habrá que determinar.

Identificar el origen de la diferencia

Primeras comprobaciones

Cuando se detecta una diferencia, lo primero es identificar:

• Si la diferencia proviene del lado contable o bancario.
• Cuál es el primer extracto de conciliación en el que aparece la diferencia.

Posibles errores del lado bancario

• El saldo del extracto bancario (configurado al crear el extracto en la pestaña "Conciliación") es
  incorrecto. Solución: revisa los saldos de los extractos anteriores uno a uno, empezando por el extracto actual.

• El extracto bancario contiene una anomalía (p. ej., un pago duplicado). Solución: registra este hecho en contabilidad y después corrige la situación con tu banco y en la contabilidad.
• Los saldos bancarios introducidos en tu saldo inicial son incorrectos. Solución: corrígelos si es tu primer ejercicio contable en Poplico. De lo contrario, realiza un asiento de regularización. Para saber cómo corregir tu saldo inicial, haz clic aquí.

Errores relacionados con remesas de cheques y depósitos en efectivo

Los pagos recibidos pero no depositados en el banco desde el punto de vista contable son una fuente de error habitual, tanto si se trata de pagos:

• Con cheque, sin que se haya realizado una remesa de cheques.
• En efectivo, sin que se haya realizado un depósito bancario.

En la práctica: el dinero ya está en tu cuenta bancaria (y por tanto en tu extracto), pero no aparece en tu contabilidad.

Como en la conciliación solo se muestran los asientos que afectan a una cuenta 512 (correspondiente a la cuenta bancaria), si no existe remesa o depósito, estos pagos no aparecen en el listado y no pueden conciliarse, lo que genera una diferencia potencial.

Como en la conciliación solo se muestran los asientos que afectan a una cuenta 512 (Banco), estos pagos no aparecen en el listado y no pueden marcarse, lo que genera una diferencia potencial.

Para verificar los pagos no registrados, consulta el saldo de la cuenta correspondiente (511200, 531001, 531002, etc.) en el Libro mayor a la fecha de la conciliación.

Si la cuenta contable presenta un saldo positivo (deudor para una cuenta de clase 5), significa que no se ha realizado un depósito bancario o una remesa de cheques. Realízalo y después vuelve a tu conciliación bancaria.

También puedes acceder a tu Panel de control para ver si tienes cheques pendientes de depositar y, en caso afirmativo, cuántos.

Diferencias por desfases temporales

Algunos pagos tardan en llegar al banco. El asiento contable ya está registrado, pero el movimiento bancario aún no se ha efectuado (plazos bancarios, cheque no cobrado por el acreedor, etc.) o corresponde al extracto siguiente.

Los asientos no marcados del extracto actual se trasladan a los extractos siguientes. Podrás marcarlos cuando llegue el momento. Si lo necesitas, también puedes modificar la fecha del asiento para que aparezca en el mismo mes que tu extracto bancario.

Asientos contables que faltan

Has revisado todas las operaciones bancarias y los asientos contables, y detectas que falta un asiento. Existen varias situaciones posibles:

• El asiento no existe en la plataforma (puedes comprobarlo a través del módulo Búsqueda, entre otros). Corrección: crea el asiento correspondiente. Para saber más, haz clic aquí;
• El asiento existe, pero contiene un error de introducción (importe, forma de pago, cuenta bancaria, etc.). Corrección: localiza el asiento y corrígelo;
• El asiento ya ha sido conciliado en un extracto anterior. Corrección: vuelve al extracto correspondiente y corrígelo;
• El asiento existe pero no aparece en la columna de contabilidad de la conciliación.
  Posibles motivos:
  • No estás en la cuenta bancaria correcta. Solución: vuelve a la pestaña "Conciliación" y
    selecciona la cuenta bancaria correcta;
  • El asiento tiene una fecha posterior al extracto. Por ejemplo, el asiento está fechado el 11/04, pero tu extracto abarca del 01/03 al 31/03. Solución: corrige la fecha del asiento o espera al próximo extracto bancario;
  • No está vinculado a ninguna cuenta bancaria (porque no hay pago registrado, se pasó por caja chica y no se depositó en el banco, el asiento es de fecha futura, etc.). Solución: modifica el asiento y aparecerá en el extracto.

Gestionar casos específicos

Cheques devueltos

Si marcas un cheque como devuelto, eso no invalida la remesa de cheques.

Imagina que has presentado 10 cheques por un total de 1.000 €. Tres de ellos, de 100 € cada uno, son devueltos. Lo indicas en la plataforma: eso no invalida tu remesa de cheques.

¿Qué hacer entonces en la conciliación bancaria? Depende de cómo lo presente tu banco:

• Caso 1 (el más habitual): el banco muestra una línea de remesa de 1.000 € + una línea por cada cheque devuelto (3 x 100 €). En ese caso hay que conciliar:
  • los 1.000 € cobrados con la remesa de cheques;
  • y las 3 líneas de los 3 cheques devueltos frente al asiento automático de cada cheque devuelto.
• Caso 2 (menos frecuente): el banco muestra directamente 700 € (1.000 € cobrados - 300 € devueltos). En ese caso, selecciona la línea única del lado bancario y concílala con las 4 líneas de contabilidad (1 remesa + 3 cheques devueltos).

La fecha de la transferencia del monedero online no es correcta

Cuando realizas una transferencia de tu monedero online a tu cuenta bancaria, se crea automáticamente un asiento contable. Sin embargo, pueden pasar varios días entre la solicitud de transferencia y su llegada a la cuenta.

Si es así, puedes modificar la fecha del asiento contable de la transferencia igual que harías con cualquier otro asiento contable.

Modificar una conciliación realizada

Cancelar una marca

Si cometes un error, puedes cancelar una marca (o conciliación) ya realizada. Abre el extracto de conciliación, localiza los asientos marcados en la sección Marcado y haz clic en Cancelar.

Cancelar la validación de una conciliación

Para cancelar la validación de una conciliación, ve a la página de conciliación del mes correspondiente. Si ya has validado la conciliación, dispones de dos opciones:

• Descargar el estado de conciliación
• Cancelar la validación de la conciliación

Esta acción cancela la validación, lo que indica que el trabajo de conciliación no está finalizado. Sin embargo, no cancelará las marcas ya realizadas.

Atención: si modificas o eliminas una transacción ya conciliada en contabilidad, la validación de la conciliación se cancelará automáticamente. Lo mismo ocurre con los cheques depositados en el banco cuya remesa ya ha sido conciliada: si modificas o eliminas un cheque de la remesa, se cancelará tanto la remesa como la validación del extracto de conciliación.

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