Añadir un socio

Hay dos formas de registrar una membresía: añadir un período de membresía a un contacto desde Comunidad > Contactos, o crear un formulario de alta.

El primer método es más rápido de configurar, pero no ofrece un seguimiento detallado. El formulario de alta, en cambio, permite hacer un seguimiento de las transacciones, recopilar información y mucho más.

• Añadir un período de membresía
• Crear un formulario de alta
• Registrar una membresía manualmente

Añadir un período de membresía

Ventajas de este método

Este método puede ser adecuado:

• si estás empezando con el software y te encuentras a mitad del período de membresía de tus socios. Puedes registrar su membresía para los meses restantes y luego crear un formulario para la siguiente temporada;
• si no utilizas la contabilidad o no quieres ofrecer la opción de darse de alta online. Así podrás registrar muchas membresías de forma rápida.

También puedes usar este método para ampliar períodos de membresía de forma puntual. Sin embargo, no es posible modificar las fechas de un período ya existente.

Pasos a seguir

Ve a Comunidad > Contactos:

• Selecciona la persona o personas — si lo necesitas, consulta cómo añadir una persona a tu comunidad;
• Haz clic en + opciones;
• Selecciona Añadir como socio;
• Elige las fechas de inicio y fin de la membresía;
• Confirma.

Los contactos seleccionados obtendrán el estado de socio (insignia amarilla) y aparecerán en el filtro «Socios» disponible en la parte superior de la página.

Crear un formulario de alta

Ventajas de este método

El formulario de alta te permite gestionar las membresías de principio a fin, incluyendo:

• el registro de datos personales en la Comunidad;
• el seguimiento de membresías y pagos;
• el registro contable de la membresía y el pago;
• el envío automático de justificantes y facturas, etc.

Todo esto se automatiza para que ahorres tiempo.

Pasos a seguir

El formulario de alta se crea desde Formularios > Membresías.

Este artículo explica en detalle cómo crear un formulario de alta.

Registrar una membresía manualmente

Acceder a la página de alta de socios

Si los usuarios se registran online (recomendado), se añaden automáticamente a la lista de socios y los ingresos quedan registrados en contabilidad.

También puedes registrar las membresías de forma manual.

Ve a Formularios > Membresías. Una vez en la página resumen de tus formularios de alta, haz clic en Gestionar socios en el formulario que te interese.

Llegarás a la página con el listado de socios. Haz clic en el botón + Añadir un socio.

Vincular la membresía a un perfil

El campo Vincular a una persona (recomendado) te permite asociar una membresía a un contacto de tu Comunidad, especialmente para llevar un seguimiento de los pagos.

Este campo corresponde al comprador de la transacción: está vinculado al asiento contable y la transacción aparecerá en la pestaña Compras de su ficha de perfil.

Si olvidas vincular la venta a un contacto en este paso, siempre podrás saldar la cuenta del contacto en contabilidad asociando el pago a él más adelante. Aun así, para mayor comodidad, te recomendamos vincular la transacción al contacto desde el momento del registro.

Registrar los socios

A continuación, registra a los socios introduciendo sus nombres y apellidos y la tarifa de membresía. Puedes añadir más socios haciendo clic en Añadir una persona.

Atención: si registras varias membresías a la vez, el pago solo podrá vincularse a un único contacto. Esto significa que, en contabilidad, el importe total del pago quedará asociado a ese contacto y no será visible en las cuentas de las demás personas (Libro mayor del contacto). Las membresías de cada socio sí aparecerán correctamente en cada ficha de perfil, en la lista de socios del formulario y en la página de la transacción.

Si lo necesitas, aplica un descuento personalizado en € o % y haz clic en Continuar.

¿Has registrado a alguien en el formulario de alta equivocado? Ten en cuenta que no es posible transferir a una persona de un formulario a otro. Deberás eliminar la transacción del primer formulario y registrarla en el otro.

Recopilar información sobre el socio

Se te pedirá que completes los datos correspondientes al justificante activado (factura/certificado de donación) y a la información activada en el formulario.

Si existe un perfil que coincide con los datos introducidos, puedes vincular el registro a esa ficha o crear una nueva. Aquí también aparecen las fichas de membresías no finalizadas.

Registrar las membresías en contabilidad

El último paso del registro de la membresía es añadirla en contabilidad. Así, la membresía quedará reflejada automáticamente y no tendrás que introducirla de nuevo.

• Para un pago inmediato, indica la forma de pago, la cuenta asociada y la fecha. La persona vinculada es el comprador del paso 1, aunque puedes modificarla si es necesario.
• Para un pago posterior o pago fraccionado, marca la casilla Pago posterior. Completa los pagos si ya los conoces.

Guarda los cambios: la membresía quedará registrada para el socio y en contabilidad.

Para consultar el estado de tus pagos, haz clic en filtrar por estado de pago:

Consulta este artículo para registrar un pago en una membresía con pago posterior.

Para profundizar

• Añadir varias personas mediante importación de Excel
• Crear el formulario de alta
• Información sobre las membresías
• Registrar varios pagos para una membresía