Construir una base de datos es el primer paso para sacar partido a tu CRM. En Poplico, puedes añadir contactos manualmente o dejar que las propias personas se creen una cuenta en tu base de datos.
En este artículo encontrarás las distintas formas de crear un perfil:
- Añadir un contacto manualmente a tu Comunidad
- Desde el sitio web
- Añadir una persona a través de un formulario de alta o de donaciones
- A través del boletín de noticias
- Sistema de detección de duplicados
Añadir un contacto manualmente a tu Comunidad
Es la forma más habitual de crear un perfil: añades la ficha de una persona o entidad a la base de datos para guardar su información. Cada vez que añades a alguien a la comunidad, se crea una cuenta de forma automática.
Para añadir una persona, ve a Comunidad > Contactos, haz clic en el botón Añadir y luego en Añadir una persona.
Accederás a la página de creación de una persona, donde puedes completar su información. Cuando termines, haz clic en Guardar al final de la página.
Al añadirla, puedes:
- Añadir a esta persona a un grupo;
- Notificar a la persona que ha sido añadida.
Si lo deseas, tus socios podrán configurar su cuenta y elegir su propia contraseña. Para más información, consulta este artículo.
También puedes importar varias personas a la vez mediante un archivo Excel.
Desde el sitio web
Si has activado el módulo Sitio web, las personas que visiten tu sitio pueden crearse una cuenta.
La creación de una cuenta se realiza desde la página de inicio de sesión, a la que se accede mediante el botón Iniciar sesión situado:
- En el pie de página de tu sitio (por defecto);
- O si lo prefieres, en la cabecera.
Desde ahí, pueden hacer clic en Crear una cuenta y acceder a la página de registro del sitio.
Para más información, consulta el siguiente artículo: Añadir o eliminar el botón de acceso al espacio de socios en tu sitio.
Añadir una persona a través de un formulario de alta o de donaciones
Si has activado los módulos de Membresías o Donaciones, las personas que completen el formulario se añadirán automáticamente a tu comunidad.
Cualquier persona que no esté en tu base de datos puede hacerse socia, realizar una donación y crearse una cuenta.
También puede registrarse sin crear una cuenta, aunque igualmente se generará una ficha de perfil. Después podrás enviarle un correo para que establezca su contraseña. Consulta este artículo para conocer todas las opciones de creación de cuenta.
Para que cualquier persona pueda acceder al formulario sin necesidad de tener una cuenta, es necesario que el formulario sea accesible para todos, sin restricciones.
A través del boletín de noticias
Puedes invitar a las personas a suscribirse a tu boletín de noticias. Ve a Sitio web > Configuración y tema y haz clic en la sección Pie de página, donde puedes activar la suscripción al boletín.
Para activar la opción:
- marca Suscripción al boletín;
- haz clic en + opciones;
- y marca Añadir a la comunidad.
Al suscribirse al boletín, las personas deben introducir su dirección de correo electrónico en el campo Introduce tu email.
Se mostrará la página de registro con los campos a completar:
Una vez completados todos los datos, solo tienen que hacer clic en Crear mi cuenta para quedar añadidas automáticamente a tu comunidad.
Estas personas cuentan dentro de tu cuota de contactos y, por tanto, se tienen en cuenta para la facturación.
Sistema de detección de duplicados
La verificación se realiza en dos niveles para confirmar si se trata de la misma persona o no:
- Primero, el nombre y apellidos del nuevo contacto;
- Luego, la dirección de correo electrónico y/o el código postal.
De forma esquemática:
Si se cumplen ambas condiciones, el duplicado queda detectado y no se crea ningún contacto nuevo, ya que se trata de la misma persona.
¿Qué ocurre si un contacto ya existe en la base de datos?
La información se actualiza según las siguientes reglas.
1. Los campos vacíos del contacto duplicado no borran la información ya existente
Ejemplo de una adición manual desde la página Contactos:
- John Doe (john.doe@email.com) es un contacto existente en tu Comunidad y tiene foto de perfil;
- Por error, creas un nuevo contacto llamado John Doe con la misma dirección de correo, pero sin foto de perfil;
- Poplico actualiza los nuevos datos introducidos sobre John Doe, pero no elimina la foto de perfil existente.
2. Los nuevos datos reemplazan a los anteriores
Ejemplo de un registro mediante el botón "Crear una cuenta" desde la página de inicio de sesión:
- Hannah Jones (hannah.jones@email.com) es un contacto existente en tu Comunidad. Su dirección postal es 6 rue Beauregard, 75002 París;
- Por error, crea una nueva cuenta llamada Hannah Jones con la misma dirección de correo. Su dirección postal es 34 rue du Sentier, 75002 París;
- Poplico actualiza el perfil con el nuevo dato, que pasa a ser 34 rue du Sentier, 75002 París.
3. Los nuevos datos rellenan los campos vacíos del perfil existente
Ejemplo de un registro a través de un formulario de alta online:
- Kylie Pearson (kylie.pearson@email.com) es un contacto existente en tu Comunidad. Su dirección postal no está registrada;
- Se registra en tu formulario con la misma dirección de correo e introduce como dirección postal 34 rue du Sentier, 75002 París;
- Tras el registro, Poplico actualiza el perfil con el nuevo dato de dirección postal: 34 rue du Sentier, 75002 París.
4. Detección de un duplicado a través de un formulario
- Kevin James (kevin.james@email.com) es un contacto existente en tu Comunidad;
- Se registra a través de un formulario de alta y hace clic en "Crear una cuenta" o en "Continuar sin cuenta";
- Poplico le mostrará las cuentas con un nombre similar;
- Podrá seleccionar la correcta o crear una nueva si ninguna es la suya.
Este sistema de verificación solo se aplica a las nuevas cuentas —contactos o entidades— y no tiene carácter retroactivo. Si detectas duplicados en tu Comunidad, siempre puedes fusionarlos. En este artículo te explicamos cómo hacerlo.
Para ir más lejos:
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