Modificar, eliminar o archivar un contacto

Mantener una base de datos actualizada es fundamental para una buena gestión de tus contactos.

Este artículo te explica cómo mantener una base de datos de contactos sana y operativa. Aquí encontrarás cómo:

• Modificar la información de un contacto
  • ¿Quién puede modificar esta información?
  • ¿Cómo modificarla?
• Actualizar la información de varios contactos a la vez
• Gestionar los duplicados
• Archivar un contacto
• Restaurar un contacto archivado
• Eliminar definitivamente un contacto

Modificar la información de un contacto

¿Quién puede modificar esta información?

Como administrador

Tienes acceso a toda la información introducida en una ficha de contacto y puedes modificarla en cualquier momento desde la plataforma.

Desde Comunidad > Configuración, puedes definir qué campos pueden ver o editar los usuarios en su ficha de contacto. Para ello, haz clic en el icono del lápiz "Modificar" del campo correspondiente, elige quién puede ver o editar esa información mediante la opción "El usuario puede editar esta información" y guarda los cambios.

Cuando alguien que ya está en tu base de datos se registra a través de un formulario de alta o de una campaña de donaciones, los campos que ya tiene cumplimentados no se vuelven a mostrar. Si necesita actualizarlos, puede hacerlo directamente desde su perfil.

Como contacto

Solo los campos que la asociación haya marcado como "editables" pueden ser modificados por un contacto al actualizar sus datos.

Si ves un campo en modo consulta en tu perfil pero no aparece en modo edición, significa que la asociación no ha habilitado el permiso de modificación para ese campo.

Este artículo te ofrece más detalles sobre la configuración de los campos.

¿Cómo modificarla?

Eres administrador de la plataforma

Para modificar la información guardada en el perfil de un contacto, ve a Comunidad > Contactos.

Localiza al miembro cuya información quieres modificar usando las herramientas de búsqueda y filtrado. Tienes dos opciones:

• Opción 1: haz clic en el icono del Lápiz de la fila para modificar directamente la información del contacto;
• Opción 2: haz clic en el icono del Ojo para ver la ficha de perfil del contacto.

Accederás a la página de edición del perfil con todos los campos configurados. Desde la pestaña "General" o la pestaña "Perfil", puedes editarlos haciendo clic en el botón "Actualizar perfil".

Modifica la información y vuelve a hacer clic en el botón Actualizar perfil para guardar los cambios.

Eres miembro de una asociación que usa Poplico

Inicia sesión en el sitio web de la asociación con tus credenciales. A continuación, haz clic en Mi cuenta > Ver mi perfil (arriba a la derecha) y luego en el botón Actualizar perfil.

Una vez actualizados los datos, vuelve a hacer clic en ese botón para guardar los cambios.

Por supuesto, cada contacto solo tiene acceso a su propia información, no a la de los demás contactos registrados en la plataforma.

Actualizar la información de varios contactos a la vez

Como administrador, puedes actualizar la información de varias personas a la vez mediante la importación de un archivo Excel. Para ello, debes:

• exportar la información de tu Comunidad en Excel;
• modificar el archivo Excel;
• importarlo en Poplico.

Desde la página Comunidad > Contactos, exporta la información de los contactos que quieres actualizar. Puedes seleccionar toda tu base de datos o solo una parte. Encontrarás todos los detalles en este artículo: Exportar la base de datos de Contactos y/o Entidades en Excel

A continuación, modifica los datos que necesites en el archivo Excel exportado.

Atención: si añades un nuevo campo (es decir, una columna) en tu archivo Excel, debes crear ese mismo campo en Poplico desde Comunidad > Configuración.

Una vez hechos los cambios en el Excel, vuelve a la página Comunidad > Contactos y haz clic en el botón +Añadir. Selecciona después Importar personas.

El proceso es el mismo que el descrito en el artículo sobre cómo añadir varias personas.

Para evitar duplicados y actualizar un perfil sin crear uno nuevo, incluye la columna de identificador único (email, ID del contacto o identificador específico) en tu archivo de importación.

Gestionar los duplicados

Existe un sistema de detección de posibles duplicados al crear una cuenta. La verificación se realiza en dos niveles para confirmar si se trata de la misma persona:

• primero, el nombre y apellidos del nuevo contacto;
• después, el correo electrónico y/o el código postal.

De forma esquemática:

Si se cumplen las dos condiciones anteriores, el duplicado queda detectado y no se crea ningún contacto nuevo, ya que se trata de la misma persona. Sin embargo, puede darse el caso de tener dos cuentas para la misma persona; por ejemplo, si se registró dos veces con dos direcciones de correo diferentes.

Si detectas duplicados, puedes fusionar las dos cuentas tal como se explica en este artículo.

Archivar un contacto

Ve a Comunidad > Contactos. Marca los miembros que quieres archivar y haz clic en el botón "+ opciones". Selecciona "Archivar las personas seleccionadas" y luego Confirmar.

Las personas archivadas se encuentran ahora en Comunidad > Configuración, en la pestaña Opciones avanzadas.

La información de una persona archivada no se pierde. Puedes restaurarla o eliminarla definitivamente desde esta página.

Los contactos archivados no se contabilizan en tu cuota de contactos y, por tanto, no se tienen en cuenta en la facturación como los contactos activos.

Desarchivado automático de un contacto

¿Qué ocurre si un contacto archivado vuelve a hacerse socio?

Funcionamiento automático

1. ✅ Detecta que ese contacto ya existe (aunque esté archivado)
2. ✅ Desarchiva automáticamente su perfil
3. ✅ Conserva todo su historial (membresias anteriores, actividades, datos personales, etc.)
4. ✅ Crea la nueva membresía o inscripción en ese perfil existente

¿Por qué funciona así?

• Evitar duplicados: sin un "Juan García" y un "Juan García (2)" en tu base de datos
• Conservar el historial completo de tu relación con ese contacto
• Tener una visión continua del recorrido del socio en tu asociación
• Recuperar fácilmente los datos de contacto e información anteriores

Ejemplo práctico

• ❌ El sistema no crea un nuevo perfil "María (2)"
• ✅ El sistema desarchiva automáticamente su perfil existente
• ✅ Su perfil muestra ahora: membresía 2022-2023 + nueva membresía 2026
• ✅ Conservas toda su información e historial anteriores

Restaurar un contacto archivado

¿Has archivado a alguien por error? Puedes restaurarla y reintegrarla en tu Comunidad.

Ve a Comunidad > Configuración, en la pestaña Opciones avanzadas, localiza a la persona archivada mediante la barra de búsqueda y haz clic en el botón Restaurar las personas seleccionadas.

Por limitaciones técnicas, solo se muestran las 1000 primeras personas archivadas. No obstante, puedes encontrar fácilmente a cualquier miembro archivado usando la herramienta de búsqueda.

Una vez restaurada, la persona volverá a aparecer en la lista de contactos de tu comunidad y se tendrá en cuenta de nuevo en el número de contactos que afecta a tu facturación.

Eliminar definitivamente un contacto

Para eliminar un contacto, tienes dos opciones:

• archivarlo primero y luego eliminarlo: una vez archivado el miembro, ve a Comunidad > Configuración > Opciones avanzadas, sección "X contacto(s) archivado(s)", marca el contacto a eliminar y haz clic en Eliminar las personas seleccionadas.

• eliminarlo directamente desde su ficha de perfil: accede a la ficha del contacto desde Comunidad > Contactos > icono del lápiz. En la sección Acciones avanzadas sobre la cuenta, haz clic en el botón Eliminar la cuenta (acción irreversible). El contacto se eliminará directamente, sin pasar por el archivado.

Atención: los contactos eliminados definitivamente no pueden recuperarse.

La información vinculada a un contacto eliminado, como los asientos contables y las transacciones realizadas desde la venta de entradas, seguirá siendo accesible. Sin embargo, en lugar del nombre del usuario aparecerá la mención "user deleted" junto con el ID del contacto.

Por ello, te recomendamos exportar la lista de contactos antes de eliminarlos, para conservar sus ID de contacto.

Archivar o eliminar: ¿qué elegir?

Para saber más:

• Exportar la base de datos de Contactos y/o Entidades en Excel
• Fusionar dos perfiles en caso de duplicado