El ejercicio contable es uno de los pilares de la contabilidad. Corresponde a un intervalo de fechas en el que se basa el software para elaborar tus cuentas. Los asientos registrados entre las fechas de apertura y cierre nutren las cuentas del ejercicio correspondiente.
- Reglas básicas
- Duración del primer ejercicio contable
- Primer ejercicio contable y preinscripciones
- Estados asociados a un ejercicio
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Reglas básicas
Los ejercicios contables se rigen por los siguientes principios:
- Duración: Por lo general, un ejercicio contable abarca 12 meses, normalmente coincidiendo con el año natural, aunque existen excepciones. Ejemplo: un club deportivo cuyas membresías siguen el calendario escolar puede cerrar el ejercicio el 31 de agosto. Además, el primer ejercicio puede tener, excepcionalmente, más o menos de 12 meses.
- Continuidad: Aunque no haya actividad durante algunos meses, es obligatorio mantener la continuidad entre ejercicios. Así, en cuanto se cierra un ejercicio, se abre otro automáticamente.
Mientras el ejercicio no esté cerrado, los asientos son relativamente independientes del ejercicio:
- La fecha del asiento puede modificarse y, por tanto, puede asignarse a otro ejercicio;
- Sin embargo, todo asiento debe estar vinculado a algún ejercicio contable.
No es posible eliminar un ejercicio mientras tenga asientos asociados, ya que estos quedarían "huérfanos". Primero debes modificar o eliminar los asientos y, después, eliminar el ejercicio.
Duración del primer ejercicio contable
Si has constituido tu organización recientemente, debes tener en cuenta algunas disposiciones:
- Duración máxima: Para el primer ejercicio contable, la duración máxima no puede superar los 24 meses;
- Duración mínima: en Poplico, la duración mínima es de 2 días, para que la fecha de inicio y la fecha de fin sean distintas. Si comienzas la actividad el 1 de enero, el cierre contable deberá producirse como mínimo el 2 de enero. Fuera de esto, no hay ninguna restricción: si empiezas el 30 de noviembre, por ejemplo, puedes realizar el cierre contable el 31 de diciembre del mismo año.
Primer ejercicio contable y preinscripciones
Cuando abres una preinscripción, por ejemplo a través de un formulario de alta, la fecha en la que se registra el socio determina también la fecha del asiento contable.
Por eso, las fechas de inicio y fin del ejercicio deben cubrir el período de preinscripción. Si es necesario, amplía excepcionalmente tu ejercicio para que comience antes.
Si la fecha de registro no pertenece a ningún ejercicio, el asiento contable no se generará.
Ejemplo: tu primer ejercicio debía comenzar el 1 de septiembre, pero la preinscripción se abre el 1 de julio. Para que los asientos queden vinculados a un ejercicio, adelantas el inicio del ejercicio al 1 de julio y mantienes la fecha de cierre contable el 31 de agosto del año siguiente.
Estados asociados a un ejercicio
Según el período en curso, el software mostrará, en la sección "Ejercicios abiertos", que el ejercicio está:
- En curso: la fecha de fin del ejercicio aún no ha llegado, o un ejercicio anterior con el estado "Cierre contable pendiente" no ha sido cerrado;
- Finalizado: la fecha de fin del ejercicio ya ha pasado, pero no se ha realizado el cierre contable. Aparece un mensaje de aviso "Cierre contable pendiente" para recordarte que debes cerrar el ejercicio;
- Próximo: los ejercicios contables ya han sido creados, pero la fecha de inicio aún no ha llegado. Ejemplo: si hoy es 20/12/2024, un ejercicio que empieza el 01/01/2025 tendrá el estado "Próximo" aunque ya hayas introducido asientos en él.
En la sección "Ejercicios cerrados" encontrarás los ejercicios anteriores cuyo cierre contable ya se ha realizado.
Para saber más:
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