Fonctionnement des demandes d'inscription

Fini l’époque des longues files d’attente et des formulaires papier pour les demandes d’inscription à un événement ou une activité.

Chez AssoConnect, la fonctionnalité demande d’inscription offre la possibilité à vos membres de faire une demande en ligne auprès de votre association en soumettant leurs documents et d'avoir éventuellement la possibilité de payer en ligne si vous le souhaitez.

Cet article traite les points suivants :

• Fonctionnement de la demande d’inscription
• L’activation de la fonctionnalité
• Le parcours d'inscription pour l'adhérent
• Processus de validation par l’administrateur
• Paiement de l’inscription

Fonctionnement de la demande d'inscription

De manière simple, voici les 3 étapes sur un formulaire d'adhésion ayant activé les demandes d'inscription et le paiement en ligne :

L'activation de la fonctionnalité

Conditions d'accessibilité

Abonnement à l'offre complète d'AssoConnect ou à l'essai gratuit de 30 jours.

La fonctionnalité Paiement en ligne (non disponible durant votre période d'essai) doit être activée si vous souhaitez envoyer un lien de paiement à l'inscrit suite à la validation

Module Adhésions activé 

Activation 

1. Pour activer l’application, rendez-vous dans Paramétrages > Choix des fonctionnalités et trouvez "Demande d'inscription".

2. Une fois l'application bien activée, rendez-vous dans Formulaires > Adhésions et cliquez sur le bouton "Créer un formulaire d'adhésion".

Cette nouvelle fonctionnalité ne peut pas être mise sur des formulaires d'adhésion déjà créés.

3. Il vous suffira de sélectionner Adhésion soumise à validation pour lancer la création du formulaire.

Le parcours d'inscription pour l'adhérent

1. L'utilisateur fait une demande d'inscription via le formulaire en cliquant sur le bouton S'inscrire

2. Il doit ensuite choisir la formule souhaitée. 

Le prix n'est pas mentionné à l'adhérent. Le choix final du montant à payer sera déterminé par l'administrateur. Vous êtes libre de mentionner les tarifs dans la description du formulaire ou dans le libellé de la formule d'adhésion - Offre 1 : 100€

3. Il fournit les informations demandées et procède à l'étape de validation

4.  La demande est alors bien soumise pour validation.

Processus de validation par l’administrateur

Une fois la demande d'inscription effectuée, l'administrateur peut consulter le tableau de bord en se rendant dans le formulaire d'inscription, sur l'onglet Inscrits à valider.

Par défaut, les demandes d'inscription sont filtrées sur celles qui sont en attente et nécessitent une validation par l'administrateur.

Il doit se rendre sur la fiche de l'inscription en cliquant sur l'icône détail pour la valider, la modifier ou la refuser.

L'administrateur valide la demande d'inscription directement 

Il examine la demande et décide de valider directement la demande. En cliquant sur le bouton VALIDER, il aura alors 2 options (voir ci-dessous).

Il choisit de valider la demande et envoyer un lien de paiement

La demande ne sera pas entièrement validée tant que le paiement ne sera pas bien reçu. Elle sera placée en statut ''en attente de paiement''. 

• L'utilisateur recevra alors un email avec le récapitulatif de sa demande, le montant à payer et un lien pour procéder au paiement.
• La demande est confirmée une fois le paiement effectué avec succès (ou un premier paiement est effectué lors de l'utilisation de la fonctionnalité de paiement en plusieurs fois) 

Il choisit de valider la demande et enregistrer manuellement le paiement en ligne 

La demande est directement acceptée après le clic, et l'administrateur devra enregistrer le paiement lui-même avec mode de paiement hors ligne. 

L'administrateur modifie et enregistre la demande pour une validation ultérieure

Lorsque l'administrateur examine la demande, il peut mettre à jour les informations de l'inscrit et l'option qu'il a choisie sans la valider. (les documents ne sont pas conformes, il manque une information/pièce) 

 

L'administrateur modifie la demande avant de la valider. 

Il examine la demande en mettant à jour les informations qu'il souhaite (changement des formules) ou applique une réduction avant de valider la demande.

 

L'administrateur refuse la demande

Il peut refuser la demande en cliquant sur le bouton rouge ''Refuser''. 

En refusant la demande,

• La demande d'inscription sera rejetée et l'utilisateur ne sera pas enregistré comme contact dans la base de données
• Aucun e-mail n'est envoyé à l'utilisateur

 

Paiement de l'inscription

L'utilisateur paye l'inscription en ligne

• L'utilisateur reçoit un email lui permettant de finaliser l'inscription en procédant au paiement.
• En cliquant sur l'email, il est redirigé vers une page sur laquelle il peut procéder au paiement.

De plus,

• L'utilisateur peut donner un pourboire à AssoConnect (si cette option a été définie comme méthode de rétribution par l'association). Consultez cet article pour en savoir plus. 
• L'utilisateur peut sélectionner un mode de paiement en ligne parmi ceux qui sont sélectionnés dans la page de paramétrage de la collecte (soit par carte bancaire, soit par paiement en plusieurs fois).
• •  

Une fois le paiement effectué avec succès, l'utilisateur est alors redirigé vers la page de confirmation. À cette étape, il est automatiquement identifié et ajouté comme membre dans la base de données de l'association. 

 

L'administrateur enregistre le paiement avec une méthode hors ligne

Lorsque l'administrateur valide la demande, il peut :

• Envoyer un lien de paiement à l'utilisateur.
• Enregistrer un paiement avec un mode de paiement hors ligne.

S'il choisit d'enregistrer le paiement avec le mode de paiement hors ligne, il sera alors directement redirigé vers la page d'enregistrement du paiement.

A cette étape, il peut : 

• soit choisir le moyen de paiement dédié et l'enregistrer.
• soit enregistrer le paiement plus tard (ex. l'utilisateur est validé, mais il n'a toujours pas apporté son chèque/espèces au bureau de l'association).

Une fois le paiement validé, le contact est automatiquement identifié et ajouté comme adhérent dans la base de données de l'association.