Enregistrer un don payé en même temps qu'une adhésion

Un adhérent vous a fait un chèque pour le règlement de sa cotisation, et y a ajouté généreusement quelques euros. 

Cet article vous explique comment :

• Proposer de verser un don en même temps que la prise d’adhésion (ou de billet d’événement)
• Paramétrer un don dans un formulaire d'adhésion ou une billetterie
• Saisir en comptabilité le don reçu en même temps qu’une adhésion sans passer par un formulaire
• Regrouper des écritures de don et d’adhésion
• Enregistrer le paiement de l’adhésion et du don

Proposer de verser un don en même temps que la prise d’adhésion (ou de billet d’événement)

Vous avez la possibilité de proposer à vos contacts la possibilité de verser un don lorsqu'ils adhèrent à votre association ou s'inscrivent à un événement.

Tout cela se fait de manière simple afin d'offrir un parcours fluide à la personne qui s'inscrit : le chemin unique permet de faciliter le versement du don.

Paramétrer un don dans un formulaire d'adhésion ou une billetterie

Rendez-vous sur la création de formulaire d'adhésion (depuis Formulaires > Adhésions) ou de billetterie (depuis Formulaires > Événements).

La proposition de don se fait à l'étape 2 - Tarifs et formules d'adhésion pour les formulaires d'adhésion ou Tarifs pour les billetteries. Cliquez sur le bouton "+ Tarif ou formule" (ou "+ Tarif") puis sélectionnez "Don ponctuel" qui apparaît parmi les options proposées une fois qu’un premier tarif a été créé.

Les éléments paramétrables

Pour le don que vous paramétrez, vous pouvez choisir les éléments suivants :

• Déterminer le montant du don ou le laisser à l'appréciation du donateur ("Montant libre") ;
• Afficher ou pas le don parmi les formules proposées - par défaut, il est affiché ;
• Ajouter automatiquement la personne qui effectue un don à un groupe de votre Communauté ;
• Attribuer le don à une catégorie comptable spécifique - par défaut, le don est attribué au compte comptable "754000 - Dons et Collectes", vous n'avez donc pas à renseigner la catégorie si celle-ci vous convient.

Les documents générés

Si vous émettez des factures pour vos adhésions ou vos billets d'événements, la facture ne fera pas apparaître le don.

Admettons que vous avez activé l'émission de factures et qu'une personne :

• prend une adhésion à 50 euros ;
• fait en même temps un don de 100 euros ;
• paye les 150 euros immédiatement en ligne.

Elle recevra alors une facture acquittée de 50 euros, correspondant uniquement à son adhésion payée. Elle ne recevra en revanche pas de reçu fiscal pour son don de 100 euros.

L'enregistrement en comptabilité

Le don est enregistré en comptabilité, directement dans le bon compte comptable : soit celui paramétré pas défaut, soit celui que vous avez spécifié au moment de la configuration de votre formulaire.

Les limites actuelles de la fonctionnalité

Les voici :

• Le don versé en même temps qu'une adhésion n'est pas traité dans la Communauté. Ainsi, la personne qui verse un don au travers d'un formulaire d'adhésion n'est pas considérée comme donatrice (badge cœur vert) dans la Communauté ;
• Si vous avez demandé l'émission d'un reçu fiscal, il portera sur l'ensemble de la commande, et pas uniquement sur la partie "Don". Cela a des chances d'évoluer à l'avenir, mais nous ne sommes pas en mesure de vous communiquer une date précise ;
• Il n'est pas possible de proposer de faire un don si vous avez activé la TVA sur vos formules d'adhésion ou tarifs d'événements ;
• Il n'est possible de proposer qu'une seule formule de don par formulaire d'adhésion ou billetterie.

Saisir en comptabilité le don reçu en même temps qu’une adhésion sans passer par un formulaire

Si vous n’êtes pas passé par la possibilité décrite ci-dessus, il vous faudra saisir le don à un autre endroit. 

Prenons un exemple pour illustrer :

Votre adhérent adhère à votre association via un formulaire d’adhésion en ligne pour l’année. Son adhésion est de 400 €, qu’il décide de payer par chèque. Et belle surprise, il vous fait généreusement un chèque de 430 € (400 € pour l'adhésion + 30 € de don). Ces 30 euros de don ne sont pas passés par un formulaire. Voyons ensemble comment gérer comptablement la situation.

La manipulation se fait en deux temps : enregistrer d'abord la promesse de don, puis le paiement.

Enregistrer les recettes : le don et l’adhésion

Cas 1 : vous n’avez pas de formulaire de don

Vous n'avez pas activé l'application "Dons", qui permet de suivre dans votre base de données les personnes ayant fait un don à l'association. Vous allez donc d'enregistrer le don directement en comptabilité. 

Rendez-vous dans Comptabilité > Saisie > Recette. Ajoutez une écriture de don en saisissant l'intitulé, le montant (ici 30 €), la date de l'opération et sélectionnez la catégorie comptable (754). Cochez l'option "Paiement ultérieur" et cliquez sur le bouton Supprimer du paiement.

Enfin, liez l'écriture à la personne qui a fait le chèque (contact de votre communauté) dans les Options avancées avant de cliquer sur Enregistrer.

À noter que les ajouts de dons en comptabilité ne génèrent pas de reçu fiscal.

Cas 2 : vous avez un formulaire de dons

Vous avez activé l'application, vous pouvez ajouter le don dans un formulaire de don dédié.  

Pour cela, ouvrez le formulaire concerné depuis la page Formulaires > Dons et ajoutez manuellement le don effectué. Vous pourrez ainsi émettre un reçu fiscal. 

À l'étape de paiement du don, indiquez que le don sera payé ultérieurement.

Regrouper des écritures de don et d’adhésion

Vous avez désormais deux écritures de Produits enregistrées : un don et une adhésion. Vous les retrouvez depuis la page Comptabilité > Saisie > Dettes et Créances. 

Sélectionnez les deux écritures correspondantes, puis cliquez sur “Regrouper les paiements”. 

Rappel : pour que le regroupement ait du sens en comptabilité, les écritures à regrouper doivent être liées au même tiers, c’est-à-dire au même payeur, d'où la nécessité d'avoir coché "Lier à une personne ou un tiers" et sélectionné la personne auparavant.

Les deux écritures sont alors regroupées.

Sur le détail de l'écriture groupée, vous retrouvez les deux opérations : le don et l'adhésion.

En cas de doute, vous pouvez également vous référer à notre article : Regrouper des écritures pour un paiement unique

Enregistrer le paiement de l’adhésion et du don

Une fois les écritures regroupées, cliquez sur l'icône “Détail” ensuite sur “Ajouter un paiement” pour ajouter le chèque de 430 € (400 € d'adhésion + 30 € de don).

Indiquez le paiement comme "Paiement entrant" et renseignez les autres informations. Pour finir, cliquez sur le bouton “Enregistrer” : 

Le règlement du don et de l'adhésion liés à cette personne est alors effectué : 

Pour aller plus loin :

• Enregistrer un ou plusieurs paiements pour une adhésion
• Enregistrer des coupons de remises (ANCV, Pass'Sport etc.)