Enregistrer un ou plusieurs paiements pour une adhésion – Centre d'Aide

Selon le montant des cotisations payées par vos adhérents, il est possible de mettre en place un paiement en plusieurs échéances.

Cet article explique comment enregistrer manuellement un ou plusieurs paiements pour une adhésion. Au programme :

Retrouver facilement une adhésion
Enregistrer un seul paiement
Créer les échéances lors de l'inscription de l'adhérent
Comment modifier un paiement mal renseigné

Il est possible de permettre aux adhérents de payer leurs cotisations en plusieurs fois par carte bancaire. Dans ce cas, il n’y a aucune manipulation à faire, tout est automatique. En savoir plus

Retrouver facilement une adhésion

Vous avez publié plusieurs formulaires d’adhésions sur votre plateforme et vous avez besoin de mettre à jour une inscription, car vous avez reçu le paiement hors-ligne.

Afin de ne pas perdre trop de temps en vous rendant sur chaque formulaire, voici les manipulations à faire :

Cliquez sur Communauté > Contacts, écrivez le nom de l’adhérent dans la barre de recherche.
Ensuite, cliquez sur l’œil pour voir le détail.
Une fois sur la fiche profil de l’adhérent, cliquez sur l’onglet Adhésions.
Sur cette page, toutes les transactions effectuées sur un formulaire d’adhésion sont listées. Il suffit de cliquer sur l’œil pour accéder directement à la transaction concernée.

Enregistrer un seul paiement

Vous êtes à la dernière page de l’enregistrement de votre adhésion. Le logiciel vous propose d’indiquer le statu du paiement, comment faire ?

Renseignez les champs "Mode de Paiement" et "Compte en banque"
Cliquez sur le bouton "Enregistrer" en haut à droite de la page.

Créer les échéances lors de l'inscription de l'adhérent

Vous venez d'ajouter un adhérent à votre formulaire d'adhésion en cours. Ce dernier doit vous régler la somme de 5 €. Il n'a que 3 € sur lui.

Cochez les cases "Paiement ultérieur" et "Ce paiement est déjà reçu", renseignez le montant payé, soit 3 €, en date du jour :

Si vous le souhaitez, vous pouvez même ajouter une échéance de paiement, dans un mois par exemple, en cliquant sur "Ajouter une échéance".

Puis cliquez sur enregistrer. Dans le détail de votre vente, vous verrez alors que votre adhérent vous doit 2 €.

Pour les paiements à venir, il ne faut pas cocher "Ce paiement est déjà reçu", sauf s'il s'agit d'un chèque que l'on vous a déjà remis et qu'il faudra encaisser plus tard.

A noter : Dans le cas où vous recevez à l'avance l'ensemble de chèques lié au paiement d'une adhésion en plusieurs fois, cochez la case "Ce paiement est déjà reçu" pour l'ensemble de chèques en votre possession. Vous indiquerez ensuite les dépôts de ces chèques en banque au fur et à mesure avec la Remise de chèques en Comptabilité.

Rajouter des échéances après l'enregistrement de l'adhésion

Il se peut que vous enregistriez le paiement en plusieurs échéances a posteriori. Cela se fait directement depuis la liste d'inscrits de votre formulaire d'adhésion.

Cliquez sur le détail d'une cotisation (icône œil) :

Ensuite, cliquez sur “+ Nouveau” pour saisir le paiement :

Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur "Ajouter un paiement" :

Indiquez les informations du paiement et cliquez sur "Enregistrer" :

L’adhésion est désormais payée.

Les écritures comptables sont mises à jour automatiquement dès que vous renseignez les informations du paiement.

Comment modifier un paiement mal renseigné ?

Vous avez indiqué un montant incorrect en renseignant le paiement d’une adhésion, vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton "+Nouveau" :

Recherchez l’écriture du paiement à corriger et cliquez sur “Éditer” :

Indiquez le bon montant et cliquez sur "Enregistrer" :

Pour aller plus loin :